Bạn đã bao giờ than thở công việc nhiều quá làm không xuể, thời gian ít quá ước gì một ngày có 48 tiếng chưa? Bài hôm nay chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem có thực sự bạn bận đến mức đó không? Và giả sử bận thật thì sẽ giải quyết vấn đề như thế nào nhé.
Bốn nguyên nhân khiến bạn cảm thấy thiếu thời gian
Không nhận ra mình đang sử dụng thời gian một cách lãng phí
Ưu tiên những công việc xen ngang, ưu tiên những công việc người khác nhờ
Mãi không động tay vào những công việc cần làm, đẩy công việc về sau
Tính cầu toàn, “Không chịu” hoàn thành công việc trong đúng thời gian quy định.
Giả sử, chỉ là giả sử thôi nhé, nếu bạn thực sự bận tới mức phải mong một ngày có 48 tiếng thì hãy thử tham khảo cách làm sau của anh Sasaki, chuyên gia tâm lý và là nhà báo quốc tế, đồng thời cũng là tác giả của nhiều cuốn sách liên quan tới quản lý thời gian và quản lý công việc trong business. Bài viết tập trung cho những đối tượng đã đi làm, tuy nhiên hoàn toàn có thể áp dụng cho bất kỳ ai muốn cải thiện tình trạng quản lý thời gian của mình.
1. Lập bảng công việc
Bảng công việc có hình dạng như hình phía dưới. Bảng công việc có một điểm khác so với TO DO LIST đó là phải ghi ra thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành công việc. Để xây dựng bảng công việc cần tuân thủ một nguyên tắc hơi khó chịu đó là “Đối với những công việc tốn trên một phút phải ghi vào bảng”. Nếu bạn là người quen dùng máy tính có thể sử dụng excel, còn nếu thuộc tuýt người truyền thống có thể lựa chọn quyển sổ ghi chép là đủ.
Tại sao công việc tốn có một phút cũng phải ghi vào bảng? Bởi lẽ từ trước tới giờ có những công việc “cỏn con” mà nếu được biểu hiện dưới đơn vị phút thì bạn sẽ nhận ra được sự khác biệt rất rõ giữa kế hoạch và thực tế. Trong business việc nhận ra được điều này và tạo thói quen về vấn đề này là hết sức quan trọng. Có thể nói đây chính là lợi điểm lớn nhất của bảng công việc này.
Nếu tổng thời gian dự kiến quá lớn, thì kết quả bạn sẽ phải rời công ty muộn, thậm chí bạn sẽ phải thức đêm để xử lý đống công việc. Khi nhận ra được thời gian không đủ để ôm hết các công việc, cái đầu sẽ hướng chúng ta tới hành động tiếp theo, đó là tuyển chọn những công việc thực sự cần, những công việc đáng phải làm và những công việc không cần làm cũng được; đối với những công việc phải làm thì sẽ tiếp tục suy nghĩ xem làm thế nào để rút ngắn được thời gian và nâng cao hiệu suất.
2. Chia thời gian một ngày thành những khoảng thời gian nhỏ tầm 1~3 tiếng
Cách làm
- Bước 1: Chia mỗi ngày thành nhiều section theo những khoảng thời gian
- Bước 2: Đặt tên cho chúng
- Bước 3: Lập bảng công việc cho từng section
- Bước 4: Xác nhận thời gian thực tế và thời gian dự kiến
Hiệu quả mong đợi
Nắm được khoảng thời gian nào tập trung quá nhiều công việc
Tránh việc xây dựng kế hoạch quá sức mà trong thời gian đó không hoàn thành được kế hoạch
Điều chỉnh công việc, bình chuẩn hóa công việc giữa các khoảng thời gian.
Có những người luôn miệng nói không có thời gian, nhưng thực tế nếu không buông lỏng hoặc lơ đãng vào những công việc vô ích thì chắc chắn sẽ đủ. Bảng công việc, thực tế được dùng để chỉ ra là cái bạn suy nghĩ là bận và bận thực sự có thống nhất với nhau nhau không? Chẳng may là bận thật thì ít nhất cũng cần có công cụ để điều chỉnh thời gian phù hợp. Để nhận ra được điều này, việc chia thời gian thành những khoảng nhỏ có thể xem là một cách làm mang lại hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể chia thời gian theo đơn vị từ 1~3 tiếng. Từ 9~12h là ca sáng, từ 1~3h là ca chiều, từ 3~5h là ca tối, sau đó sẽ lập bảng công việc cho các khoảng thời gian đó. Nếu gom một list các đầu việc và đưa vào TO DO LIST thì khó có thể nhận ra được bản kế hoạch có phù hợp hay không, có nặng quá hay không, nhưng nếu chia ra thành những khoảng thời gian này thì bạn có thể ít nhiều nhận ra được tính hợp lý hay không của những đầu việc cần phải giải quyết.
3. Không giải quyết công việc chen ngang khi không cần thiết
Khi có công việc chen ngang, sẽ mất thời gian để giải giải quyết chúng. Trong trường hợp không phải quá khẩn, bạn hãy đẩy chúng xuống sau công việc bạn đang làm. Vì sao? Vì nếu tạm dừng công việc hiện tại, khi tái khởi động sẽ cần thời gian để tái tập trung giải quyết vấn đề, khoảng thời gian này là thời gian lãng phí. Thay vì nhảy vào giải quyết ngay, hãy chịu đựng và đẩy chúng xuống ít nhất là sau công việc bạn đang làm. Giả sử, khi bạn đang định gửi FAX, hồ sơ, giấy tờ địa chỉ gửi đã chuẩn bị sẵn sàng thì sếp nhờ bạn chuẩn bị gấp tài liệu cho buổi họp ngày mai. Hãy hoàn thành xong công việc FAX trước, sau đó sẽ chèn việc soạn tài liệu cho sếp, các công việc bị đẩy xuống sẽ chuyển sang ngày hôm sau.
4. Để “dọn dẹp” được những công việc lớn, hãy quyết định thời gian và thứ tự cho nó
Có khi nào bạn có nhiều công việc biết là quan trọng, biết là bắt buộc phải làm nhưng mãi không muốn bắt tay vào và kết quả là cứ đẩy lùi từ ngày này qua ngày khác, tới tận sát ngày hết hạn mới bắt tay vào làm và lại có cơ hội để ca thán với bạn bè đồng nghiệp rằng “không đủ thời gian” không? Nếu có hãy thử cách làm sau để chữa căn bệnh này nhé.
Đầu tiên, chúng ta cùng bắt mạch cho chứng bệnh đẩy lùi công việc. Nguyên nhân chính đó là không muốn làm vào LÚC NÀY. Vậy tại sao lại không muốn làm? Vì chưa biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào mà thời gian đến hạn vẫn còn khá đủng đỉnh. Nghe thật mâu thuẫn, nhưng nó lại là sự thật đối với không ít người.
Có hai bài thuốc có thể giúp bạn trị chứng bệnh này. Một là lập bảng hướng dẫn, bảng trình tự làm việc, sau đó cứ theo bảng thứ tự công việc mà làm thôi. Ví dụ công việc là lập bảng kế hoạch kinh doanh, bạn có thể lập bảng thứ tự công việc
Mở file kế hoạch kinh doanh
Chuẩn bị bản giấy ghi chú
Đọc lại sổ ghi những ý kiến của buổi họp trước
Gạch đầu dòng những hạng mục quan trọng cần đưa vào bản kế hoạch[
Bổ sung những hạng mục cho các gạch đầu dòng
Tìm số liệu chèn vào bảng kế hoạch
Lập bản xin phép những phòng ban quản lý số liệu
Gửi email xin phép sử dụng số liệu
Vẽ biểu đồ và bảng biểu
Hoàn chỉnh bản kế hoạch
Bài thuốc này có hai tác dụng chính, đó là giải tỏa được tâm lý chưa muốn làm vì chưa biết bắt đầu từ đâu; và tránh được thiếu sót trong công việc.
Bài thuốc thứ hai đó là ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng vào buổi sáng. Thời gian buổi sáng là lúc đầu óc minh mẫn nhất sau giấc ngủ dài, và cũng là khoảng thời gian con người dễ chểnh mảng vào những công việc không thực sự quan trọng. Vậy nên nếu tận dụng thời gian buổi sáng để giải quyết những đầu việc quan trọng thì buổi chiều và buổi tối sẽ có cảm giác được giải phóng và giải quyết những công việc khác hiệu quả hơn. Lưu ý, đối với những công việc không cần nhiều suy nghĩ như check tin tức, check trang mạng xã hội hoàn toàn có thể làm trước giờ đi ngủ.
5. Bệnh cầu toàn giải quyết bằng nguyên tắc 20:80
Nguyên tắc 20:80 chúng ta cũng đã khá quen thuộc, dồn sức cho 20% công việc để thu được 80% hiệu quả. Nhưng làm thế nào để thực hiện được điều này đây? Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất đó là quyết định thứ tự ưu tiên, ưu tiên để sao cho chọn ra được 20% công việc cần làm để tạo ra được 80% hiệu quả. Đối với những người theo chủ nghĩa cầu toàn, khi có nhiều công việc họ thường mong muốn giải quyết một lượt hết tất cả, và họ cũng thường đặt tất cả lên hạng ưu tiên nên thường tạo ra khối lượng công việc mà thực tế một ngày không giải quyết hết được. Người cầu toàn cũng thường dùng những từ khá chung chung cho hạn nộp như “nhanh nhất có thể”, “đến khoảng trong tuần sau”…Để tránh bệnh cầu toàn, công việ cần giải quyết từng việc, từng việc một, chỉ ghi công việc vừa đủ làm cho một ngày mà thôi, không dùng những từ chung chung, thay vào đó cần đưa ra những kỳ hạn rõ ràng ví dụ “sau 2 ngày sẽ hoàn thành”, “sáng thứ ba tuần sau sẽ giao bản báo cáo”…
Nếu làm được những điều như trên ít nhất chúng ta có thể biết được mình có thực sự bận hay không, và nếu bận thì sẽ tìm ra được cách để điều chỉnh công việc sao cho phù hợp.
Bài viết về quản lý thời gian để tạo ra hiệu quả làm việc của học giả Drucker, các bạn có thể tìm hiểu tại tạp chí TechFocus số báo tháng 7, chuyên mục kỹ năng chuyên đề.
Theo Nikkei Associe tháng 5 – 2014 “Sự khác biệt giữa người làm việc nhanh và người làm việc chậm”
Biên tập: Nguyễn Sinh Côn
