Đối với những công việc càng đơn giản, nếu chúng ta luôn ý thức “mục đích công việc là gì” thì sẽ cảm thấy công việc trở nên thú vị. Ngoài ra, còn một phương pháp nữa là “tổ chức hóa”.
Ví dụ, chỉ thị của cấp trên “hãy nhập dữ liệu này vào excel” đó chính là việc sắp xếp tài liệu. Chúng ta sẽ lọc những dữ liệu cần thiết rồi nhập chúng vào bảng tính của excel. Và chúng ta phải nhập dữ liệu một cách chính xác bằng cách vừa xác nhận thông tin vừa sàng lọc thông tin.
Bạn không được phép suy nghĩ đây là những công việc chán ngắt và lằng nhằng vì nó chỉ đơn giản là copy. Trong trường hợp này bạn thử suy nghĩ về hình thức sử dụng của những dữ liệu đó.
Đầu tiên hãy nhìn lại những dữ liệu đó một lượt thật cẩn thận. Sau đó, hãy quan sát thật chi tiết xem những tài liệu đó sẽ sử dụng vì mục đích gì. Tùy vào mục đích mà chúng ta xem xét nên sử dụng biểu đồ hình tròn, biểu đồ hình cột hay hay đường gãy khúc. Có nên sử dụng những dữ liệu để so sánh với các doanh nghiệp cạnh tranh hay với các nghành khác. Khi vừa suy nghĩ đến những việc như vậy vừa nhập dữ liệu chũng ta có thể tạo ra một vẻ mặt hoàn toàn khác cho những công việc đơn giản như nhập dữ liệu.
Hơn nữa, vừa nhập dữ liệu vừa theo dõi những dữ liệu đó, chúng ta có thể quan sát thấy được tổng thế hay khuynh hướng của các dữ liệu đó có biến đổi theo thời gian hay không, có theo quy tắc hay bất quy tắc.
Giả sử, nếu cảm thấy công việc này là công việc đơn giản tẻ nhạt thì người chịu trách nhiệm những công việc đó hãy suy nghĩ ra hình thức để làm sao đạt được hiệu quả cao nhất.
Trước khi nhập dữ liệu hãy đánh dấu sẵn các chữ số. Định sẵn hình thức để nhập tổng hợp các mục đơn vị, danh mục…tôi nghĩ tùy vào mỗi trường hợp mà còn có rất nhiều ý tưởng khác nữa.
Đối với những công việc càng đơn giản càng nhàn chám, nếu vừa giải quyết công việc đó vừa suy nghĩ phương pháp để cải thiện công việc đó thì chúng ta có thể tạo ra một bộ mặt mới cho công việc đó.
Ngoài phương pháp hiện tại còn phương pháp nào hiệu quả hơn không, công việc đó có thực sự cần thiết hay không, sau khi kiểm chứng lại việc tổ chức hóa cho công việc thì có lẽ có trường hợp công việc đó có thể bỏ qua.
Với nhân viên mới, việc bị nhờ nhiều lần những công việc đơn giản giống nhau. Trong trường hợp đó bạn có thể suy nghĩ “trò chơi hóa” cho công việc đó.
Giả sử đầu tiên bạn mất khoảng 1 tiếng để nhập dữ liệu. Lần thứ hai, bạn có thể tăng hiệu quả công việc bằng cách rút ngắn thời gian 5 phút. Và thực hiện hiệu quả công việc rút ngắn 5 phút đó bạn phải suy nghĩ xem nên cải thiện công việc ra sao.
Tôi chưa bao giờ cảm thấy ghét những công việc đơn giản như thế này, ngược lại rất hào hứng để xử lý chúng.
Ví dụ, khi nhập dữ liệu trong cuộc bỏ phiếu cho cuộc bầu cử tham nghị viện tại tỉnh huyện. Đầu tiên hãy suy nghĩ nên làm như thế nào, nên nhập dữ liệu thế nào cho dễ nhìn…
Không có kỹ năng cho những công việc đơn giản như nhập tỷ lệ bỏ phiếu. Nhưng bạn có thể nghĩ ra hình thức nhập làm sao để có thể so sánh với các năm khác. Nếu chỉ làm như vậy vì có thể vẫn chưa cảm thầy thú vị nên bạn có thể sắp xếp tỷ lệ bỏ phiếu từ cao xuống thấp hoặc đưa ra mối quan hệ tương quan giữa tỷ lệ bỏ phiếu và tỷ lệ già hóa dân số…
Dù là bất kỳ công việc nào bạn cũng chắc chắn tạo ra những giá trị riêng của người xử lý công việc đó. Dù là không được nhờ nhưng nhờ vào việc luôn ở tư thế tạo đưa ra kết quả với những giá trị riêng của mình bạn sẽ tạo ra được sự khác biệt so với những người khác. Và chắc chắn đứng về phía cấp trên khi giao công việc sẽ thay đổi cách nhìn hoàn toàn khác về bạn.
“Nên làm như thế nào sẽ dễ nhìn hơn”
“Nên làm như thế nào để có thể tạo ra hiệu quả công việc cao hơn”
Nếu bạn có thể liên tục đưa ra thành quả khác biệt so với những người khác bằng cánh cố gắng suy nghĩ, đề án và thực hiện những vấn đề trên thì bạn sẽ được giao những công việc tiếp theo và chắc chắn nó sẽ không còn là những công việc đơn giản nữa.
[divider]
Ngocnguyen
Tham khảo: 入社1年目の教科書－岩瀬大輔
