Bạn có phải là người coi trọng đồ vật không? Hay vứt chúng ngay khi có thể.
Người Nhật Bản đã mất đi rất nhiều đồ vật vì chiến tranh, họ cố gắng hết mình để đưa chúng trở lại. Vì vậy, sau khi trải qua thời kỳ kinh tế phát triển cao độ, rất nhiều đồ vật vẫn được lưu giữ. Kết quả, chúng vẫn đang tiếp tục tăng lên ở khắp nơi.
Trong những năm gần đây, việc kêu gọi “vứt đồ không cần thiết”, “dọn dẹp” đang trở thành cơn sốt, “vứt đồ” đang dần được xem là một việc quan trọng. Mặc dù vậy, xung quanh ta đồ vật vẫn tiếp tục tăng lên, việc làm cho không gian thông thoáng bằng việc vứt bỏ chúng thực sự là một việc rất khó.
Những ảnh hưởng tới công việc do có quá nhiều đồ vật là rất lớn.
Thứ nhất, “mất khá nhiều thời gian tìm kiếm”.
Tôi biết rằng, có khá nhiều người thường xuyên vừa tìm kiếm thứ gì đó, vừa nghe vẳng vẳng bên tai những câu hỏi như “đang kiếm cái gì thế ?”. Kết quả của một nghiên cứu cho thấy rằng, “mỗi người, trung bình một ngày mất khoảng 10 phút để tìm kiếm đồ vật”. Hãy thử đối chiếu với cuộc sống sinh hoạt của chúng ta, bạn sẽ thấy nghiên cứu này có vẻ như không phải là nói dối.
Khi nhìn lại một ngày của mình, tôi nhận thấy mình cũng dành khoảng ngần ấy thời gian để tìm kiếm các đồ vật.
Dù nói là tìm kiếm đồ vật, nó không chỉ là những đồ vật thực, nếu tính cả việc tìm kiếm các file tài liệu trong máy tính, có lẽ bạn còn mất nhiều thời gian hơn thế.
Ví dụ, nếu một ngày mất 10 phút để tìm kiếm đồ vật, tính tổng thời gian cho công việc tìm kiếm đó là khoảng 1 giờ cho một tuần, 4 đến 5 giờ cho một tháng, trên 50 giờ cho 1 năm (trên 2 ngày). Một năm, chúng ta tiêu phí mất khoảng 2 ngày. Nếu suy nghĩ như vậy, có lẽ nào bạn cũng có cảm giác “thời gian để tìm kiếm đồ vật thật là lãng phí”.
Nếu tránh được việc mất thời gian để tìm kiếm đồ vật, có thể thúc đẩy công việc nhanh hơn với khoảng thời gian đó.
Hơn nữa, nếu tìm thấy vật cần tìm, việc quan trọng là cần điều chỉnh lại để không phải tìm kiếm chúng lại lần thứ hai.
Như ví dụ đã nêu trên, đối với các “file trong máy tính”, nếu có thể điều chỉnh cẩn thận bằng cách giảm số file thì chắc chắn có thể trở thành “người làm công việc nhanh”.
Nếu thực sự muốn trở thành “người làm việc nhanh”, hãy thường xuyên tập cho mình ý thức “giảm bớt đồ”. Nếu ý thức đó giữa chừng bị gián đoạn, đồ vật sẽ lại tăng lên một cách tự nhiên.
Tôi cũng không phải trường hợp ngoại lệ, đã từng có một thói quen sinh hoạt mà bao quanh mình rất nhiều đồ vật. Ở nhà cũng như ở văn phòng, nhiều loại khác nhau cứ tăng dần lên, để xử lý chúng mất khá nhiều thời gian.
Vào năm 2012, chúng tôi quyết định di chuyển văn phòng, mục đích của việc di chuyển này bao gồm cả việc “giảm bớt đồ”. Nếu cứ tiếp tục ở văn phòng cũ, một mặt đồ đạc tiếp tục tăng lên. Mặt khác, sẽ không thể tập trung vào công việc trong tình trạng này. Chính vì những điều này, tôi đã quyết định cho di chuyển văn phòng trong điều kiện thực sự khá khó khăn, và khi đó đã vứt đi rất nhiều đồ. Kết quả sau đó, văn phòng mới rất ngăn nắp, tiến độ công việc hoàn thành nhanh chóng.
Hơn nữa, tôi tiếp tục thúc đẩy phương châm “paperless”, cố gắng giảm bớt giấy tờ. Đồ vật nhiều nhất tại nơi làm việc chẳng phải là giấy tờ hay sao?. Nếu có thể loại bỏ được các thứ giấy tờ đó, việc giảm bớt đồ đạc chắc chắn sẽ thành công. Chính vì vậy, mỗi ngày tôi cho tiến hành từng chút một công việc thay đổi các tài liệu được lưu giữ bằng giấy sang dạng file PDF.
Hơn nữa, sau khi quyết định giảm bớt đồ, việc mua đồ cũng giảm theo. Khi mua sắm, kiểu gì vật dụng cũng tăng lên. Bằng việc giảm thiếu số lần mua sắm một cách có ý thức, đồ vật sẽ giảm dần từng chút một.
Hầu hết nhừng “người làm việc chậm”, làm việc giữa một nơi bao quanh bởi các đồ vật, đồ vật cứ tăng lên dần dần một cách vô thức. Cứ như vậy, việc tìm kiếm các đồ vật đòi hỏi mất khá nhiều thời gian, và chúng gây chướng mắt khiến bạn không thể nào tập trung vào công việc.
Tôi đã đến thăm văn phòng làm việc ở nhiều nơi, những người có thành tích công việc cao, những người làm công việc nhanh luôn làm việc ở một chiếc bạn ngăn nắp, sạch sẽ.
Để trở thành “người làm việc nhanh” hãy giảm bớt các đồ vật. Tôi nghĩ đây là một việc vô cùng quan trọng.
Ngocnguyen
Nguồn: 「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣
