Trong công việc điều đáng lo ngại nhất là sự không thống nhất thông tin. Chính sự không thống nhất về nội dung này đã dẫn đến các sự cố lớn trong nhiều trường hợp. Chẳng hạn sau khi xong việc “việc này nói rồi, cái này chưa nói” hay kết quả đưa ra trái ngược hoàn toàn so với dự định ban đầu.
Cụ thể là trong cách sử dụng nguồn lực con người, tiền bạc, vật chất rất dễ sinh ra sự không thống nhất về thông tin. Chẳng hạn như là sự nhầm lẫn trong phân chia công việc. Công việc mà nhân viên Satoh đáng ra phải đảm nhiệm thì anh ta lại cho rằng công việc đó là do nhân viên Takahashi đảm nhiệm làm kết quả là làm lỡ mất hạn nộp. Ngoài ra còn một vài ví dụ khác nữa. Một người phụ trách nhận đơn đặt hàng tổ chức một sự kiện có phí lập kế hoạch khoảng 3000.000 yen. Tuy nhiên, người ngày lại lầm tưởng rằng khoản tiền này không chỉ là phí lập kế hoạch mà đã bao gồm cả phí quảng cáo nữa. Nên khi mở ra xem thì anh ta đã giật mình. Có rất nhiều những ví dụ thất bại mà nguyên nhân là do không thống nhất về thông tin trong công việc như trên.
Trong công ty khi làm việc với bên khách hàng thông qua bản định nghĩa điều kiện thiết yếu tổng hợp lại các điều khoản yêu cầu từ khách hàng sau đó chuyển thành văn bản, trước khi phát triển sản phẩm cùng nhau thống nhất thông tin về dự án.
Trong quá trình làm việc có rất nhiều các yêu cầu mới được đưa thêm vào. Vì vậy để cho các dự định ban đầu không bị thay đổi lộn xộn, việc ghi lại thành văn bản và cùng nhau thống nhất thông tin là rất quan trọng.
Khi bắt đầu một dự án tất cả các thành viên ngồi lại với nhau để bàn. Điểm chú ý quan trọng ở đây là phải hiểu được trong giai đoạn đầu của công việc chúng ta phải tổng hợp các điều kiện thiết yếu, nhu cầu gì? và cùng nhau thống nhất thông tin về được kết quả cuối cùng phải đạt được nhận là gì?
Để làm được điều này chúng ta cần tạo ra các tài liệu như là bảng phân chia nhiệm vụ, bảng quản lý dự toán, bản định nghĩa các điều kiên thiết yếu để giúp thống nhất thông tin về kết quả cuối cùng cần đạt được.
Trên đây là một ví dụ về việc làm rõ nội dung của bản kế hoạch khái quát trong một dự án. Dán bản kế hoạch ở nơi mà tất cả mọi người cùng nhìn thấy được để cho mọi người có thế nắm rõ công việc một cách toàn diện.
Việc luôn luôn vừa nắm tổng quan vừa tiến hành công việc, giúp chúng ta thống nhất thông tin với nhau và tránh được việc chú ý quá mức vào công việc trước mắt và có tầm nhìn rộng hơn.
Biên dịch: Nguyễn Cao Cường
Nguồn: Cuốn thói quen để thành công
