1. Phân chia thứ dùng và thứ không sử dụng
Ông Yamada khi đi chỉ đạo về phương thức sản xuất Toyota thường nói: “Những thứ trong một tuần mà không sử dụng thì hãy vứt đi”.
Giả sử có một món đồ nhưng hoàn toàn không thay đổi về vị trí và trạng thái. Không có một thông báo hướng dẫn về cách sử dụng. Những thứ như thế này nên coi là những thứ không cần thiết. Một khi đã phán đoán là không cần thiết hãy thiết lập thời gian bảo quản cho chúng. Hết thời gian bảo quản hãy mạnh tay vứt bỏ.
Cần phân biệt triệt để đồ sử dụng và đồ không sử dụng. Đối với đồ không sử dụng hãy xử lý triệt để trong khoảng thời gian nhất định. Thông thường nên thiết lập thời gian ngắn, đối với hầu hết các trường hợp một tuần có thể là thời gian hợp lý.
Triệt để vứt đồ, sẽ làm cho đồ đạc đang sở hữu giảm đi và thứ cần tìm sẽ dễ dàng nhìn thấy. Tôi đã học được điều này từ Toyota, ông Yamada chia sẻ.
2. Hãy mạnh dạn vứt bỏ những thứ không sử dụng
Ông Yamada khi mới vào Toyota được phân vào một bộ phận mà trưởng phòng là người nổi tiếng về “vứt bỏ đồ đạc”. Có tin đồn nói rằng, ông trưởng phòng này khi phát hiện ra trong xưởng sản xuất ra số vật liệu trên mức cần thiết ông đã âm thầm vứt bỏ lượng thừa.
Ông Yamada chia sẻ: “Lúc đương thời, Toyota kêu gọi mọi người thực hiện phương thức sản xuất không có hàng tồn kho, nhưng tuỳ bộ phận, vẫn có những bộ phận sản xuất lô hàng lớn nên phải giữ lại một lượng lớn hàng tồn kho. Trong hoàn cảnh như vậy, liệu ông trưởng phòng có vứt lượng vật liệu tồn kho hay không?
Lúc đầu, tôi cũng hơi bất ngờ. Những thứ không sử dụng liên tục bị vứt bỏ. Đồ được bỏ đi, không gian trống xuất hiện, hoạt động Seiri, Seiton theo đó tiến đi nhanh hơn tôi nghĩ. Và những chuyển động lãng phí của người công nhân cũng dễ quan sát hơn, những lãng phí đó được loại bỏ và hoạt động Kaizen theo đó cũng được đẩy đi nhanh chóng. Tôi đã cảm nhận được sự tuyệt vời của việc “vứt đồ”. Kết cục, vứt đồ giúp chúng ta nhìn thấy được xung quanh, từ đó loại bỏ thời gian tìm kiếm, theo đó hiệu suất làm việc được tăng lên”.
Bởi vậy khi ông Yamada trở thành trưởng phòng, bản thân ông cũng là một người triệt để trong việc vứt đồ.
“Khi tôi phát hiện ra những món đồ mà không ai sử dụng hoặc tôi phán đoán được những thứ đó là những thứ không cần thiết thì sẽ không tiếc tay vứt bỏ. Cũng có lúc phải to tiếng với người khác vì bất đồng ý kiến “Tại sao ông lại vứt bỏ? Cứ để đó thì có chết ai đâu”. Thậm chí trong xưởng nếu có món đồ gì bị mất mọi người đều chĩa ngay nòng súng nghi ngờ vào tôi, nhưng tôi không bận tâm, vẫn cứ mạnh tay vứt bỏ”.
Vứt đồ không phải vứt tất cả. Tiến hành đồng thời Seiri, Seiton, thứ gì cần để lại thì vẫn phải giữ lại, ngoài những thứ đó ra thì phải xử lý.
Seiri có nghĩa là phân biệt thứ cần và thứ không cần. Thứ không cần cũng có thể vứt bỏ ngay hoặc tạm thời bảo quản trong một khoảng thời gian nhất định.
Seiton là sắp xếp lại những món đồ cần thiết để khi cần thiết có thể lấy ngay ra được một lượng cần thiết. Cách làm phổ biến đó là đặt tên, địa chỉ cho đồ vật và xếp chúng theo một thứ tự nhất định.
Cứ như vậy, nếu làm triệt để được Seiri, Seiton, không chỉ công xưởng mà căn phòng của bạn cũng có được vô số không gian, bạn có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm đồ vật.
3. Quy chuẩn phán đoán giữa “thứ cần” và “thứ không cần” là gì?
Vậy làm thế nào để quyết định tiêu chuẩn vứt đồ, để phân biệt thứ cần và thứ không cần? Ông Yamada có chỉ đạo rằng “Cần quyết định tiêu chuẩn theo trình độ quản lý của các cấp”. Dưới đây là một ví dụ:
– 15 ngày (hoặc 1 tuần) mà không sử dụng thì sẽ tạm thời để vào một góc
– Thêm 15 ngày nữa (hoặc thêm 1 tuần nữa) mà vẫn không sử dụng thì sẽ vứt bỏ
– Trước khi vứt bỏ, sẽ thông báo thông tin về món đồ sẽ được vứt trong nội bộ công ty. Xác nhận xem có bộ phận nào muốn sử dụng hay không?
– Đến thời hạn “vứt bỏ” hãy mạnh tay vứt bỏ
Đối với các món đồ hãy suy nghĩ bằng phép trừ. Có vứt bỏ mới có không gian cho thứ mới và ý tưởng mới. Làm được như vậy, Seiri, Seiton sẽ được đẩy nhanh hơn. Đồ đạc được vứt bỏ sẽ giúp bạn nhìn ra được những món đồ thực sự quan trọng, hạn chế thời gian tìm kiếm và nhìn thấy vấn đề khi chúng phát sinh.
Hãy thử mạnh tay vứt đồ. Trước hết bạn có thể thử nghiệm với các tài liệu trong máy tính hoặc căn phòng “nhiều đồ” của mình. Tiến xa hơn hãy thử áp dụng tại nơi làm việc.
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Nguồn: Cuốn “トヨタの口ぐせ” （株）OJT ソルーションズ<
中経の文庫
good