(Nguổn ảnh:endorphinfanatics)
Trong quá trình làm việc, thể nào bạn cũng sẽ gặp phải nhiều thất bại. Nếu cố gắng biến những thất bại ấy thành chỉ dẫn cho thành công trong tương lai thì bạn sẽ trưởng thành một bước rất dài. Thế nhưng hầu như mọi người đều có xu hướng ngó lơ thất bại.
Hãy lưu văn bản những thất bại của bạn
Để tận dụng được những thất bại trong quá khứ thì cần tốn một ít sức lực. Theo phương thức Toyota thì cần “lưu trữ thất bại thành văn bản” để tạo thành tài sản chung giúp người khác không lặp lại thất bại ấy lần thứ hai.
Anh J, một nhân viên của Toyota, được giao trách nhiệm đặt mua một máy gia công từ Mỹ để phục vụ nghiên cứu. Quá trình đặt mua đó tất nhiên phải theo đúng những quy định đã được đăt ra trong công ty. Thế nhưng khi đến nơi thì chiếc máy với giá tương đương 100 lần lương của anh J ấy lại xảy ra vấn đề.
Anh J tự nhủ:”Thôi chết rồi” và sau đó lập tức báo cáo lên cấp trên, nhưng cấp trên lại chỉ khiển trách xuống:”Chính anh đã đảm bảo máy hoạt động tốt mà?”, rồi đẩy toàn bộ trách nhiệm lên đầu anh. Sau đó, anh ngay lập tức một mình đi đến chỗ ông Toyota Eiji, trưởng bộ phận nghiên cứu lúc bấy giờ(sau này trở thành tổng giám đốc của Toyota) để tạ lỗi. Mặc dù anh đến với giác ngộ thể nào cũng bị mắng cho một trận nên thân nhưng ông Eiji lại nhẹ nhàng hỏi lại: “Anh có hiểu chiếc máy có vấn đề tại đâu chưa?”. Anh lập tức trả lời: ”Vâng, tôi đã hiểu”,ông lại tiếp lời “Hiểu là tốt rồi, thất bại này chính là tiền học phí cho anh giỏi hơn”.
Chúng ta không thể tha thứ khi gặp thất bại mà coi nhẹ khâu kiểm điểm, gặp thất bại rồi mà cứ lặp đi lặp lại cùng một lỗi. Thế nhưng thất bại để rồi thu được một cái gì đó mới, ra được phương án tối ưu để cải thiện thì hoàn toàn có thể hoan nghênh.
Ngài Eiji đã từng nói:”Thất bại cũng không sao nên cứ mạnh tay mà làm. Sau đó thì phải viểt báo cáo về thất bại đó mới được. Không viết ra thì dù anh có nhớ đi chăng nữa thì cũng không thể truyền lại kinh nghiệm đó cho đời sau.”
Năng lực của tổ chức được nâng cao là nhờ truy cứu nguyên nhân chứ không phải truy cứu trách nhiệm. Muốn công việc tiến triển thì cấp trên cần phải mạnh dạn khuyến khích cấp dưới “quyết tâm khiêu chiến”. Nếu khiêu chiến hết sức mà vẫn thất bại thì không nên trách cứ. Nếu cứ khiển trách sẽ khiến tinh thần khiêu chiến của cấp dưới giảm sút.
Chính vì thế nên phương thức sản xuất Toyota coi trọng truy cứu nguyên nhân chứ không phải truy cứu trách nhiệm. Hơn nữa, để không lặp đi lặp lại các thất bại thì dù cho thất bại có nhỏ bé không đáng kể đi chăng nữa cũng phải viết ra lý do và đối sách, sau đó bảo quản kỹ càng.
Truyền lại bằng miệng những kinh nghiệm là vô cùng quan trọng, thế nhưng chỉ như thế không là chưa đủ, vẫn còn hạn chế là mọi người sẽ khó có thể dùng chung. Cấp trên có truyền đạt rồi đi chăng nữa thì vẫn cần phải ghi chú. Như vậy thì mọi người đều có thể theo dõi, bản thân việc tạo ra được hệ thống mà mọi người đều có thể truy cập những tài liệu kinh nghiệm là vô cùng quan trọng.
Không chỉ đơn thuần là lưu lại báo cáo, quan trọng là phải tìm ra nguyên nhân cụ thể, đưa ra lý do cũng như đối sách với mục đích huấn luyện cho thế hệ tương lai, đó mới chính là “lưu trữ thất bại thành văn bản” chân chính trong phương thức sản xuất Toyota.
Công việc có lúc thành công và lúc thất bại, thì vẫn tốt hơn loại công việc bình bình chẳng nói được thắng bại. Dù có thành công hay thất bại, hãy phân tích và lưu thành văn bản. Biến nó thành tài sản chung của mọi người. Tích góp dần những vốn kinh nghiệm nhỏ ấy thì dần dần công việc sẽ ngày càng tiến triển thuận lợi.
Nguồn: trích 図解トヨタのすごい習慣＆仕事術ー若松義人
Người dịch: Trịnh Trần Khánh Duy.
