Lười biếng sẽ cản trở mọi sáng tạo (Nguồn:enterrasolutions.com)
“Bởi vì đó là quy tắc” là câu nói mà người không muốn làm thường sử dụng
Khi đưa ra một án kaizen tôi vẫn thường gặp những phản biện như “việc này đã được quy định nên không thể thay đổi”. Nhưng thực ra, dẫu có được quy định chăng nữa thì việc xem xét một cách kĩ lưỡng cũng rất quan trọng. Bởi vì những người hay viện vào quy tắc là những người lười thay đổi.
Nên nhớ rằng quy tắc không phải là hiến pháp và trong nhiều trường hợp rất đơn giản để có thể thay đổi những quy tắc này. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp không được phép thay đổi quy tắc.
Tại một buổi đại hội kaizen ở một công ty nọ, họ chọn “làm cách nào để giảm thời gian làm thêm giờ tại bộ phận A trong công ty” làm chủ đề bàn bạc.
Tại bộ phận A, họ thực hiện công việc nhận những thông tin đặt hàng từ phía đối tác và phòng kinh doanh, xác định khối lượng tồn kho và đặt hàng số lượng thiếu. Đối với những đơn hàng của đối tác tới từ đến hôm trước thì việc đặt hàng sẽ tiến hành vào đầu giờ sáng ngày tiếp theo, còn với đơn hàng tới vào buổi sáng sẽ được đặt hàng ngay vào buổi chiều. Vậy tại sao bộ phận này vẫn phải làm thêm một giờ mỗi ngày?
Khi được hỏi về nguyên nhân phải làm thêm giờ thì người của bộ phận A trình bày như sau: “Bởi vì hàng ngày, bộ phận kinh doanh chỉ gửi thông tin của khách hàng tới cho chúng tôi sau 16h30 nên việc làm thêm giờ là không thể tránh khỏi”. Thế vậy tại sao bộ phân kinh doanh lại không gửi những thông tin này sớm hơn? Ngay lập tức người của bộ phần này trả lời: “Chúng tôi không thể gửi thông tin đi trong khoảng từ 16h đến 16h30”.
Câu trả lời khiến mọi người giật mình mà vẫn không hiểu tại sao?
Thì ra đã từ rất lâu rồi, thời gian sử dụng máy tính của bộ phận kinh doanh được quy định là sau 16h30. Trước đó, máy tính thuộc quyền sử dụng của một bộ phận khác. Vì thế, việc gửi thông tin sau 16h30 được mặc định xem như là một quy tắc trong công ty.
Khi quy tắc bắt đầu trở thành nguyên nhân của sự trì trệ thì hãy thay đổi nó đi
Cho đến bây giờ, bộ phận kinh doanh cũng không để ý và vẫn tiếp tục duy trì cách gửi thông tin như đã quy định. Bộ phận A cũng nghĩ rằng đây là quy định đã có từ lâu nên tuân thủ mà không biết rằng nó chính là thủ phạm vô hình khiến họ phải làm thêm giờ mỗi ngày
Và đương nhiên, đề án kaizen (cải thiện) được đưa ra, quy định đó đã được phá bỏ và bộ phận A vẫn có thể hoàn thành công việc của mình trong giờ hành chính.
Giống như trường hợp này, không ít những quy định không phù hợp với hiện trạng đã vô tình làm nảy sinh sự thiếu cân bằng hay lãng phí trong công việc. Ngoài những quy định như vậy thì “không có dự toán”, “việc này chưa có tiền lệ”, “Công ty khác đâu có làm thế này”…cũng là một trong trăm ngàn lí do cản trở trở hoạt động kaizen trong doanh nghiêp.
“Tuy nhiên, các bạn không được quên rằng Kaizen chính ra “thay đổi”. Không được để cản trở bởi những ý kiến mang lại sự trì trệ như “Giữ nguyên hiện trạng là tốt rồi” hay “không cần thiết phải thay đổi”.” – Là lời khuyên của ông Katsuaki Watanabe, nguyên giám đốc của Toyota.
“Trì trệ sẽ dẫn đến suy thoái. Trì trệ là nguyên nhân trực tiếp cản trở hoạt động kaizen”
Việc tuân theo quy tắc là rất quan trọng nhưng nếu quy tắc lại là nguyên nhân gây ra trì trệ thì phải thay đổi nó. Thay đổi để tìm ra những quy tắc phù hợp với hiện trạng hơn hay tìm ra những cách làm khác tốt hơn.
Trong công việc, việc bị ràng buộc hoàn toàn vào giữa quy tắc, luật lệ, hay thường thức sẽ khiến những ý tưởng sáng tạo sẽ bị hạn chế. Vì thế, việc tuân thủ quy tắc, luật lệ là rất cần thiết nhưng cũng đừng quên nghi ngờ chúng. “Thay đổi ngay những quy tắc không phù hợp” là cách làm trong phương thức Toyota.
Biên tập: Bùi Linh
Theo cuốn “Toyota’s Amazing Improvement Techniques” – Yoshihito Wakamatsu
Làm thế nào để phân biệt “quy tắc có thể thay đổi” và “quy tắc ko thể thay đổi” nhỉ ?