Nguồn: sandstormdigital.com
Nếu chỉ giải quyết đối phó sẽ không thể loại bỏ hết lãng phí
Nếu để ý thấy có muda (lãng phí), hãy tự đặt cho mình 5 lần câu hỏi “Tại sao lại có Muda?” để có thể tìm ra được gốc rễ của vấn đề. Bởi vì, chỉ giải quyết một cách đại khái thì không thể loại bỏ hoàn toàn được Muda. Hay dẫu có loại bỏ được Muda thì cũng chỉ là nhất thời và khó tránh khỏi việc tái phát sinh.
Tại một công xưởng sửa chữa ô tô, mặc dù số lượng nhân công khá đông và máy móc cũng được trang bị đầy đủ nhưng vẫn thường xuyên xảy ra tình trạng chậm so với kế hoạch. Không ít những ngày đã thỏa thuận rằng “Chiếc xe sẽ được chuẩn bị xong vào 17h chiều hôm nay”, nhưng khi khách hàng đến lấy xe mà mọi thứ vẫn chưa hoàn thành.
Những lúc như thế này, họ đã đánh mất niềm tin từ khách hàng. Tuy mỗi lần như vậy, giám đốc vẫn luôn quát tháo “Hãy làm việc nhanh nữa lên”, “Dẫu có phải làm thêm giờ cũng phải đảm bảo hoàn thành đúng kì hạn”, nhưng hầu như mọi thứ vẫn không được cải thiện.
Thấy vậy người giám đốc này đã tìm gặp một người bên phía Toyota để trao đổi về vấn đề này. “Bên anh vẫn thường xuyên trễ hẹn với khách hàng hả?”.
Câu hỏi đã khiến người giám đốc phải suy nghĩ. Thực ra, tại công xưởng của ông rất nhiều thời kì công việc khá nhàn nhã, và thậm chí còn luôn hoàn thành trước kì hạn, nhưng cũng có những thời kì thường xuyên xảy ra tình trạng lỡ hẹn với khách hàng.
Sau khi trả lời câu hỏi trên, vị giám đốc đã nhận được một số lời khuyên.
“Liệu có sự “thiếu cân bằng” bên phía nhận công việc hay không? Đây chính là lý do sinh ra những thời kì rảnh rỗi và thời kì có cố hết sức cũng không thể hoàn thành đúng thời hạn. Việc này không chỉ làm mất lòng tin từ phía khách hàng mà chắc chắn còn gây ra nhiều Muda mà chúng ta không nhìn thấy. Liệu có thể thương thảo với bên đặt hàng để chia đều đơn hàng cho tất cả các thời kì không? Nếu không thể thì không biết đến lúc nào vấn đề này mới được giải quyết”
Việc không tìm ra nguồn gốc vấn đề sẽ dễ gây nhầm tưởng rằng mọi việc đã được giải quyết
Ví dụ, tại một số thời điểm như gần cuối tháng hoặc trước những kì nghỉ, việc có rất nhiều đơn hàng sẽ khiến phía sản xuất buộc phải chuẩn bị máy móc và con người để có thể đối ứng được với hình tình. Và như thế việc phải huy động thêm máy móc và con người, hoặc tăng ca vào ngày nghỉ là khó có thể tránh khỏi.
Nếu không ý thức được sự “thiếu cân bằng” này, doanh nghiệp đó có thể sẽ đưa ra quyết định tăng số lượng nhân viên và máy móc một cách vội vã, hay điều chỉnh nâng cao cường độ lao động quá sức đối với nhân viên. Việc làm này không những không mang lại hiệu quả mà còn có thể gây ra những hậu quả như dư thừa nhân công và máy móc hoặc không đảm bảo sức khỏe cho nhân viên.
Sau khi nhận được những lời khuyên này, vị giám đốc đã trở về và đưa ra được những đối sách để giải quyết vấn đề lâu nay. Và kết quả là Muda đã dần dần giảm thiểu, việc làm phiền khách hàng không còn thường xuyên xảy ra.
Trong phương thức Toyota, khi máy móc có hỏng hóc, việc sử chữa “tạm thời” để có thể sử dụng ngay và việc tu sửa để đưa về “hiện trạng ban đầu” được phân biệt rõ ràng.
Nếu không tìm ra gốc rễ của vấn đề thì không được sửa chữa hay kaizen gì cả. Nếu không tuẩn thủ điều này, việc đưa ra những đối sách sai lầm là khó tránh khỏi.
Khác với thứ tự “Muri (quá sức)”, “Mura (thiếu cân bằng)”, “Muda (lãng phí)”, tại Toyota chúng được sắp xếp theo thứ tự Mura, Muri, Muda. Đừng để doanh nghiệp trong tình trạng “thiếu cân bằng”. Thêm vào đó, không chỉ chú trọng tìm kiếm Muda, việc lập lại câu hỏi “tại sao?” để tìm ra nguồn gốc của vấn đề cũng cần được chú trọng.
Biên tập: Bùi Linh
Theo cuốn “Toyota’s Amazing Improvement Techniques” – Yoshihito Wakamatsu
