Toyota luôn xác định rõ ràng năng lực yêu cầu ở người lãnh đạo
Quản lý tại Toyota luôn được yêu cầu phải có năng lực “hai kiến thức và ba kỹ năng”. Đây chính là cốt lõi của khoá đào tạo thăng cấp mà họ sẽ tham gia.
— Hai kiến thức là “kiến thức công việc” và “kiến thức về trách nhiệm”.
— Ba kỹ năng là “kỹ năng chỉ việc”, “kỹ năng sử dụng con người”, “kỹ năng kaizen”.
Ông Takeshi nói rằng đây là những bài học mà nhân viên sẽ được chỉ dạy kĩ lưỡng trong khoá đào tạo trước khi trở thành nhóm trưởng và tổ trưởng ở Toyota.
“Nếu hỏi những người quản lý ở công xưởng (lãnh đạo) cần phải học gì? Thì ở Toyota câu trả lời được tổng hợp trong cụm từ ‘hai kiến thức và ba kỹ năng’.”
Kiến thức công việc 1: Hãy tinh thông toàn bộ công việc trong phạm vi dây chuyền mình đảm nhiệm
Đầu tiên, kiến thức công việc là gì?
Đây là “những kiến thức trong công việc ở vị trí người quản lý đó được giao phó”, tuy nhiên ở Toyota phạm vi ý nghĩa của nó rộng hơn.
Ví dụ như đối với vị trí xưởng trưởng, xưởng trưởng chịu trách nhiệm với khoảng ba tổ. Mỗi tổ lại được tạo thành từ nhiều nhóm. Khi tổng hợp tất cả, xưởng trưởng đảm nhiệm khoảng 60 đến 70 cấp dưới. Xưởng trưởng phải tinh thông toàn bộ những công việc hàng ngày của những cấp dưới đó.
“Đọc bản vẽ sản phẩm như thế nào? Phải nhìn bảng kiểm tra chất lượng như thế nào? Phải làm thế nào để các chi tiết dễ lắp ráp với nhau hơn?…
Mặc dù có rất nhiều công việc ở trong bộ phận mà bản thân mình đảm nhiệm, nhưng bạn cần phải ghi nhớ toàn bộ những công việc đó một cách kỹ càng. Nếu bản thân mình không nắm được công việc thì không thể nào chỉ việc cho cấp dưới được. Việc nắm bắt kỹ càng kiến thức liên quan đến công việc cũng là một kỹ năng để đào tạo cấp dưới”.
Có thể đây là điều hiển nhiên, nhưng để thực hiện nó không hề dễ chút nào. Đặc biệt trong dây chuyền sản xuất xe ô tô, có hàng ngàn, hàng vạn công đoạn. Cho dù chỉ chịu trách nhiệm với một phần công đoạn trong số đó thì cũng vẫn phải biết kiến thức công việc của hàng trăm, hàng ngàn công việc trong đó.
Tùy người có thể giỏi ở lĩnh vực này và không giỏi ở lĩnh vực kia giống như: “Tôi nắm rõ cách chế tạo thân xe, bộ phận mà tôi đã làm việc được mười năm kể từ khi vào công ty. Tuy nhiên, tôi không hiểu về cách sơn xe, công việc cần những kiến thức hoá học”.
Chính vì vậy, con người ta có xu hướng ỷ lại: “Tôi không hiểu công đoạn này làm như thế nào, nhưng anh A đang làm công đoạn này giúp tôi nên không có vấn đề gì cả”.
“Chức vị càng cao, nội dung công việc càng rộng. Đi đôi với đó là những kiến thức công việc cần phải nhớ cũng tăng lên. Tuy nhiên, để nhớ được hết những kiến thức đó trong khoảng thời gian ngắn là điều không thể. Chúng ta chỉ còn cách học những kiến thức đó qua thời gian”.
Kiến thức công việc 2: Hãy tinh thông nội dung công việc ở cả công đoạn trước và công đoạn sau.
Những gì mà người quản lý công xưởng cần phải biết không chỉ dừng lại ở công đoạn của họ. Họ cũng cần phải nắm được “công đoạn trước” và “công đoạn sau” của công đoạn mà mình đảm nhiệm.
“Giả sử người quản lý chịu trách nhiệm một công đoạn trong dây chuyền sản xuất.
Khi đó, người quản lý công xưởng cần phải nắm được công đoạn trước đó làm những công việc gì. Nếu không, khi có những sản phẩm kém chất lượng từ công đoạn trước chuyển tới, người quản lý sẽ không thể tìm ra sản phẩm lỗi đó được.
Thêm nữa, kiến thức về công việc của công đoạn sau cũng rất cần thiết. Ví dụ công đoạn sau là công đoạn lắp ráp, khi nắm rõ được nội dung công việc của bộ phận lắp ráp, bộ phận hiện tại sẽ nghĩ cách làm ra những linh kiện dễ lắp ráp hơn.
Chỉ khi có kiến thức về cả công đoạn trước và công đoạn sau công đoạn của bản thân, người quản lý mới có thể đảm bảo được công việc tại công đoạn của mình”.
Nếu chỉ tập trung vào “bộ phận mà mình được giao”, người quản lý dễ xa đà vào những công việc tốt cho bộ phận mình. Tuy nhiên, người quản lý cần thiết phải luôn suy nghĩ xem bộ phận của mình cần phải như thế nào trong bức tranh tổng thể”.
Để làm được điều đó, người quản lý được yêu cầu cần phải có kiến thức về công việc của công đoạn trước và công đoạn sau.
Kiến thức công việc 3: Nếu có thay đổi vị trí, hãy ghi nhớ công việc mới trong một tuần
Tinh thông toàn bộ công việc trong dây chuyền mình đảm nhiệm, nắm rõ nội dung công việc của công đoạn trước và công đoạn sau là đương nhiên. Lượng kiến thức công việc mà cấp quản lý ở Toyota phải nhớ là rất lớn bởi vì họ còn phải nhớ thêm cả kiến thức khi “thay đổi vị trí” đến bộ phận khác.
“Khi trở thành tổ trưởng hay nhóm trưởng, người quản lý thường xuyên gặp phải những thay đổi vị trí đến những công đoạn khác nhau. Khi đó, điều mà tôi thường được nghe từ cấp trên là ‘Khi có thay đổi vị trí, chính từ giây phút đó công việc mới được bắt đầu. Vì thế, cậu hãy ghi nhớ công việc mới trong một tuần’.
Ở vị trí mới, nếu không ngay lập tức ghi nhớ những công việc mới, người quản lý không thể đảm đương được công việc ở vị trí tổ trưởng hay nhóm trưởng. Một tuần có thể là cách nói hơi cực đoan, nhưng ít nhất thì sau nửa năm người quản lý phải nhớ hết toàn bộ những công việc trong vị trí mới một cách hoàn toàn.”
Hiện tại, ở công xưởng mà ông Nakamura đang đảm nhiệm vị trí hướng dẫn công việc, có một người quản lý không nắm được kiến thức về công việc và cũng không có cả kỹ năng làm việc.
Khi thử nói chuyện với nhân viên đó, tôi nhận được câu trả lời: “Vì tôi vừa mới chuyển đến vị trí này nên tôi chưa tường tận được hết công việc”. Khi tôi hỏi thêm, anh ta đáp: “Tôi mới chỉ vừa mới chuyển đến vị trí này được một năm thôi”.
“Ở Toyota, điều này tuyệt đối không được cho phép. Bởi vì kiến thức công việc là thứ không thể thiếu đối với người quản lý.“
Người nghèo nàn kiến thức về công việc ở công xưởng của mình sẽ không có tư cách làm lãnh đạo tại Toyota.
Kiến thức về trách nhiệm công việc: Nắm được những luật lệ của công ty.
Trong hai kiến thức, thứ còn lại là kiến thức về trách nhiệm công việc. Đó là những luật lệ trong khi làm việc. Ví dụ như quy định trong công việc. Thời gian làm việc là từ mấy giờ đến mấy giờ. Không được để cấp dưới làm thêm quá bao nhiêu tiếng. Khi đi công tác phải làm những gì.
Cũng có cả quy định về an toàn lao động, quy định về nơi làm việc lấy phòng ban làm trung tâm. Nắm được những luật lệ đó và chỉ cho những nhân viên ở công xưởng là trách nhiệm của người quản lý.
“Tôi nghĩ rằng tại những nơi mình đến tư vấn, hầu như mọi người đều nắm được những kiến thức về trách nhiệm công việc.
Vì vậy, điều quan trọng là kiến thức công việc. Tôi không ngờ lại có nhiều quản lý công xưởng yếu ở khoản này. Việc xây dựng một hệ thống giáo dục trong công ty để đào tạo những người quản lý tinh thông nội dung công việc là rất quan trọng.
(Còn nữa)
[divider]
Nguyễn Duy
Tham khảo: Cấp trên tại Toyota – OJT Solutions
