Với mỗi người thì cách suy nghĩ và quan niệm khác nhau. Vì thế, trong giao tiếp, để hiểu hoàn toàn nội dung của đối phương là điều không hề đơn giản. Chắc hẳn cả người đọc và bản thân người viết khi HORENSO (báo cáo – liên lạc – thảo luận) đã gặp không ít tình huống như: không thể truyền đạt quan điểm bản thân, giải thích lỡ bị nhầm tới đối phương hay bị đối phương hỏi lại nhiều lần…Vì vậy để đối phương hiểu một cách chính xác nội dung muốn truyền đạt thì nắm bắt được phương pháp trình bày là điều vô cùng quan trọng. Bài viết hôm nay tôi sẽ giới thiệu một trong số những phương pháp truyền đạt hiệu quả đó là 5W2H.
1. 5W2H là gì?
5W2H là viết tắt của: What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu), Why (tại sao), Who (ai), How (làm cách nào), How much/How many (giá, số lượng bao nhiêu). Nếu không quan tâm về mặt số lượng (How much, how many) thì chúng ta chỉ cần định nghĩa 5W1H. Nếu áp dụng bộ khung 5W2H như vậy vào horenso hay lúc chỉ thị công việc thì nội dung bạn muốn truyền đạt sẽ được trình bày một cách rõ ràng và chính xác hơn.
Trong 5W2H chúng ta có thể chia thành ba nhóm: When – Where – Who thể hiện “thành lập hiện trường, công việc”, What – How thể hiện “hành động” làm cái gì như thế nào, Why – How much/How many thể hiện “lí do và bối cảnh”. Hiện trường (công việc) như thế nào, phải hành động ra sao, lí do và bối cảnh là gì, nếu có thể chuyển tải một cách rõ ràng 5W2H đến đối phương thì việc giao tiếp sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
2. Tại sao và làm như thế nào để áp dụng 5W2H
- When là thời gian, thời điểm, thời kì, kì hạn. Vì mỗi công việc đều cần có kì hạn nên với tư cách là cấp trên lúc ra chỉ thị thì “When” cần phải được quyết định một cách rõ ràng. Hơn thế nữa, bên phía nhận chỉ thị là cấp dưới cũng có thời gian lập kế hoạch và nâng cao xác xuất tiếp nhận được công việc.
- Where chính là địa điểm. Tiến hành làm việc, cuộc hẹn, cuộc họp… ở đâu thì cần phải được cụ thể trong chỉ thị.
- Who là nhân vật, con người. Ai làm, làm với ai cũng cần phải được nói rõ ràng. Một tình huống xấu thường gặp là lúc ra chỉ thị không nói rõ ai làm chỉ vì nghĩ “ai làm cũng được” và kết quả là đã không ai làm. Vì vậy sự rõ ràng trong “Who” giúp ta tránh được tình huống trên và giúp nâng cao được trách nhiệm cá nhân trong công việc.
- What là đối tượng và nội dung. Cần phải làm rõ cần làm cái gì, yêu cầu cái gì…ngay từ đầu để tránh những hiểu nhầm về sau.
- How là cách thức và phương pháp. Làm như thế nào, làm trong trạng thái như thế nào…cũng cần phải rõ ràng. Nếu ban đầu chuyển tải “How” một cách chính xác thì sẽ tăng được tính hiện thực và giảm được các lỗi về sau trong công việc.
- Why chính là mục đích, lí do. Tại sao cần phải làm việc đó, nếu mục đích được làm minh bạch sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc. Không chuyển tải “Why” cũng là một trong nhiều nguyên nhân làm đối phương hiểu sai ý đồ và dẫn tới việc không đi đúng chỉ thị yêu cầu.
- How much/ How many là giá, chi phí, số lượng bao nhiêu. Mong muốn làm đến giá nào, chi phí bao nhiêu thì được…cũng phải được cụ thể để đối phương có thể cân nhắc đến bài toán về giá thành hiệu quả.
3. Ví dụ minh họa
Sau đây chúng ta sẽ làm rõ hơn về 5W2H qua các tình huống (TH) sếp giao chỉ thị cho nhân viên mới vào về việc chuẩn bị biên bản cho cuộc họp (mục đánh giá với thang điểm là 100).
| TH | Nội dung chỉ thị | Phân tích | Đánh giá |
| 1 | “Hãy chuẩn bị biên bản cuộc họp.” | 5W2H đều bị thiếu ngay từ đầu có thể sẽ dẫn tới nhiều hiểu nhầm. | 0đ |
| 2 | “Hòa này, em hãy chuẩn bị biên bản cuộc họp.” | So với TH1 thì Who đã được thêm vào nhưng nội dung vẫn chưa rõ ràng. | 1đ |
| 3 | “Hòa này, em hãy chuẩn bị biên bản cuộc họp về việc chọn nhà xuất bản vào trước 10 giờ ngày mai.” | When và What đã được thêm vào khiến cho việc nhận thức chỉ thị này cần phải chuẩn bị ngay nhưng đây vẫn là chỉ thị chưa đầy đủ thông tin vì hoàn thành xong chỉ cần lưu trên server hay cần in ra. | 10đ |
| 4 | “Hòa này, em hãy chuẩn bị biên bản cuộc họp về việc chọn nhà xuất bản, sau đó in ra và đặt trên bàn làm việc cho anh vào trước 10 giờ ngày mai.” | Where đã được thêm vào và có vẻ chỉ thị đã khá rõ ràng nhưng đây mới chỉ ở mức 30/100đ. | 30đ |
| 5 | “Hòa này, em hãy chuẩn bị biên bản cuộc họp về việc chọn nhà xuất bản, sau đó in ra và đặt trên bàn làm việc cho anh vào trước 10 giờ ngày mai.
Hãy tận dụng biên bản cuộc họp định dạng bằng Excel lần trước và chỉ cần tổng hợp trong một trang nhé.” |
How và How many đã được bổ sung để có thể hình dung được làm như thế nào và làm đến mức bao nhiêu, qua đó có thể tránh được tình trạng lãng phí thời gian một cách không cần thiết. | 60đ |
| 6 | “Hòa này, em hãy chuẩn bị biên bản cuộc họp về việc chọn nhà xuất bản, sau đó in ra và đặt trên bàn làm việc cho anh vào trước 10 giờ ngày mai.
Hãy tận dụng biên bản cuộc họp định dạng bằng Excel lần trước và chỉ cần tổng hợp trong một trang nhé. Biên bản đó sẽ được dùng trong cuôc họp với các nhà xuất bản vào 11 giờ ngày mai, vì vậy hãy tuân thủ kì hạn nhé.” |
Với việc bổ sung thêm Why, người nhận chỉ thị sẽ nắm bắt được “tài liệu được dùng vào mục đích gì”, “tại sao lại trước 10 giờ”. Chỉ thị đã đầy đủ bộ khung 5W2H và đã có thể xứng đáng với mức 100đ. | 100đ |
Qua các tình huống trên chúng ta có thể thấy được việc đưa ra chỉ thị rõ ràng trên bộ khung 5W2H sẽ tránh được sự chậm trễ và các hiểu nhầm để công việc có thể tiến triển. Không chỉ dừng lại ở việc ra chỉ thị từ cấp trên xuống cấp dưới, 5W2H còn có thể áp dụng một cách tương tự lúc cấp dưới horenso với cấp trên.
[divider]
Đinh Văn Hoà
Tham khảo: kaizen-base.com
