Làm sáng tỏ vấn đề là bước đầu tiên trong 8 bước giải quyết vấn đề của Toyota. Nếu không làm sáng tỏ vấn đề thì dẫu có tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo thì cũng không thể giải quyết tận gốc vấn đề. Trong bài viết trước, chúng tôi đã giải thích cho các bạn về khái niệm vấn đề và 2 yếu tố quan trọng để làm rõ vấn đề bao gồm trực quan hóa và định lượng hóa. Bài viết này VietFuji sẽ tiếp tục giới thiệu cho các bạn cách phân chia vấn đề và tính quan trọng của việc đặt ra mục đích giải quyết vấn đề. Chúng tôi hi vọng sau bài này các bạn có thể làm sáng tỏ được những vấn đề xung quanh bản thân.
Vấn đề được chia thành 2 loại, bao gồm vấn đề nhìn thấy được và vấn đề được tìm thấy. Vậy trước tiên bạn hãy thử chia vấn đề trong các trường hợp sau thành 2 loại: “Trên đường đến trường A gặp tai nạn”, “Trên đường đến trường, do bị tắc đường nên B đến muộn hơn so với mọi hôm 10 phút”, “Quán C bị khách hàng phàn nàn”, “Lợi nhuận của quán D bằng với năm ngoái”. Hãy chia sẵn các loại vấn đề và đối chiếu với dưới đây xem bạn đã chia đúng chưa nhé.
“Vấn đề nhìn thấy được” là vấn đề mà đối với một sự việc nào đó bất kỳ ai cũng khẳng định được đây là vấn đề và không cần thiết phải thuyết minh về vấn đề đó. Trong những trường hợp ở trên, “Trên đường đến trường A gặp tai nạn”, “Quán C bị khách hàng phàn nàn” thì tất cả mọi người đều biết hiện trạng đang có những điều bất thường.
“Vấn đề được tìm thấy” là gì? Đối với mỗi người, đây có phải là vấn đề hay không, mức độ nghiêm trọng của vấn đề là như thế nào sẽ khác nhau. “Trên đường đến trường, do bị tắc đường nên B đến muộn hơn so với mọi hôm 10 phút”, “Lợi nhuận của quán D bằng với năm ngoái” thì vấn đề là gì? Có người sẽ nghĩ rằng “À, tắc đường không phải do mình, làm sao mình biết trước được điều này nên bị muộn là chuyện đương nhiên thôi, làm gì còn cách nào khác, hay lợi nhuận bằng năm ngoái thì có vấn đề gì đâu, quán đâu có bị thua lỗ gì”, nhưng có người lại nghĩ rằng “Bởi vì đi sát giờ học nên có chuyện gì xảy ra sẽ không thể làm chủ tình thế, hay quán cứ thu lợi nhuận như vậy trong khi vật giá ngày càng tăng thì đến một lúc nào đó sẽ bị thua lỗ”. Trong những trường hợp này “lý tưởng” của mỗi người là khác nhau dẫn đến vấn đề cũng khác nhau. Do đó cần trình bày rõ ràng “lý tưởng” của mình và trao đổi, hợp tác với mọi người xung quanh để cùng định nghĩa vấn đề trước khi bước vào giai đoạn giải quyết chúng.
Nhưng làm thế nào để làm rõ “lý tưởng”? Để làm rõ “lý tưởng” bạn cần 3 yếu tố sau:
– When: Cho đến thời điểm nào bạn muốn đạt được “lý tưởng”?
– How: Trạng thái khi đạt được lý tưởng là như thế nào?
– How many: Các giá trị ở hiện tại, giá trị hướng tới và khoảng cách giữa chúng là bao nhiêu?
Ngoài ra, việc xác định mục đích làm vì ai, làm vì điều gì cũng là một yếu tố quan trọng để quyết định trạng thái “lý tưởng”.
Ví dụ, bạn A muốn trở thành bác sĩ, mục đích của A là muốn trở thành bác sĩ để cứu giúp người bệnh, vì vậy A phải vào được trường Y. “Lý tưởng” của A là trong kỳ thi xét tuyển sắp tới nâng cao được thành tích các môn Toán, Hóa , Sinh học và tổng 3 môn phải đạt 27 điểm, nhưng “hiện trạng” A mới đạt được 25 điểm. Từ cách phân tích hiện trạng trên chúng ta biết được khoảng cách của bạn A là 2 điểm. Biết được khoảng cách này là điều tối thiểu để A tìm ra phương án giải quyết sao cho đạt được trạng thái lý tưởng là vào được trường Y.
Nếu là vấn đề của riêng bạn thì bạn chỉ cần xác định rõ “lý tưởng” và tiến hành là được, nhưng nếu là vấn đề của cả nhóm hay tập thể thì liệu rằng có thể ngay lập tức thống nhất được “lý tưởng” hay không? Khi không thống nhất được “lý tưởng”, bạn hãy làm theo các bước sau:
– Cùng xác định rõ lý do tại sao lại đưa ra ý kiến đó và lý giải chúng
– Cùng xem lại mục đích và tìm ra những mục đích chung
– Cùng thảo luận cho đến khi tất cả đều nhất trí
Tuy nhiên bạn cần ghi nhớ rằng không được ngay lập tức phủ định ý kiến của người khác, và việc viết tất cả các ý kiến lên bảng để tất cả mọi người có thể quan sát cũng là một điều quan trọng.
Thêm một yếu tố quan trọng nữa là bạn hãy thực hành những điều trên ngay bây giờ, làm rõ vấn đề của bản thân và chúng tôi sẽ giúp bạn dần dần giải quyết vấn đề qua các bài viết tiếp theo.
Tác giả: Kiều Chinh
Hiệu đính: Nguyễn Sinh Côn
