Trong văn phòng, công việc thường ngày, một trong những lãng phí lớn nhất có thể kể tới đó chính là hội họp. Mặc dù biết là lãng phí nhưng vẫn cứ lặp đi lặp lại. Điều đầu tiên giúp loại bỏ lãng phí là cụ thể hóa việc đang làm là lãng phí. Dưới đây là 5 điểm đáng chú ý giúp chúng ta nhận ra chúng.
1. Phân loại mục đích các cuộc hội họp
Những cuộc hội họp lãng phí thường là những buổi nói chuyện không rõ mục đích, do vậy trước hết hãy thử phân loại các cuộc họp theo từng mục đích cụ thể. Trường hợp không phân loại được đồng nghĩa với việc cuộc họp đó không có mục đích rõ ràng hoặc bao gồm nhiều mục đích. Lại nữa, khi tiến hành hội họp nếu mục đích đã đạt được thì có thể kết thúc ngay, kể cả có sớm hơn so với kế hoạch ban đầu.
2. Xem lại những người tham gia hội họp
Tùy theo mục đích của cuộc họp sẽ quyết định được người tham gia. Trường hợp họp để thông báo thì nhiều người tham gia cũng không sao, nhưng trường hợp đưa ra quyết định mà nhiều người tham gia thì rất khó có thể đưa ra được kết luận. Trường hợp hội họp liên quan tới điều chỉnh hoặc quyết định thì những người liên quan bắt buộc phải tham gia.
3. Xem lại thời gian và địa điểm tổ chức
Việc lựa chọn thời gian và địa điểm để dễ tập trung người tham gia là việc cần được ưu tiên. Việc kéo dài hội họp sẽ làm giảm hiệu suất công việc cũng như làm giảm hiệu quả của “suy nghĩ” nên cố gắng kết thúc thời gian theo thời gian đã quy định.
4. Xem lại các công việc chuẩn bị và ghi chép trong hội họp
Trước khi tiến hành hội họp nên truyền tải nội dung, phân phát tài liệu, sau khi kết thúc nên nhanh chóng gửi bản tóm tắt nội dung cuộc họp, thông báo thành quả (out-put) của cuộc họp đối với những người tham gia.
5. Xem lại cách dẫn dắt cuộc họp
Năng lực của người dẫn dắt cuộc họp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả cuộc họp, đảm bảo cho cuộc họp kết thúc trong thời gian quy định và đạt được mục đích đặt ra trước khi bắt đầu cuộc họp. Người dẫn dắt nếu độc đoán đưa cuộc họp đi theo hướng của riêng mình cũng không được, cần phải có những cách làm, công cụ hỗ trợ để nhiều người có thể cùng tham gia vào được. Máy chiếu, giấy ghi ý kiến có thể là những công cụ hữu ích trong các buổi hội họp.
Thực hiện: Nguyễn Sinh Côn
Tham khảo: Cuốn もっとうまくできる業務改善/ 日本能率協会マネジメントセンター
