Bạn có đang nghĩ việc “tốn thời gian” là đương nhiên? Liệu những gì bạn làm trong thời gian đó có bao gồm Muda (lãng phí)?
Trong cuộc sống thường nhật của chúng ta, việc chờ đợi dường như ai cũng đều gặp phải. Ví dụ, cứ đến cuối tháng chúng ta phải phải xếp hàng dài để chờ rút tiền tại máy ATM, hay chúng ta phải xếp hàng dài trong các siêu thị để đợi đến lượt thanh toán. Tuy nhiên, phần nhiều người lại không hề nghĩ việc này là “tốn thời gian”, và “đông như vậy thì việc chờ đợi là đương nhiên”.
Tại một bệnh viện, họ luôn suy nghĩ làm sao để nâng cao chất lượng phục vụ tới bệnh nhân. Tuy vậy, họ vẫn không thể giải quyết được vấn đề để mỗi bệnh nhân phải chời đợi hơn 1 giờ khi tới khám chữa bệnh. Khi này, ban lãnh đạo đã quyết định áp dụng thử phương thức Toyota vào trong hoạt động quản lý của bệnh viện.
Mục tiêu được đặt ra là giảm tối đa thời gian kể từ lúc bệnh nhân tới đăng ký khám bệnh cho tới lúc thanh toán chi phí xuống mức thấp nhất có thể. Sau khi phân tích một cách kỹ càng lại toàn bộ các khâu thì họ nhận ra rằng thời gian khám bệnh chỉ mất vài phút. Còn thời gian ghi chép vào sổ khám bệnh, và thanh toán cũng không mất quá 20 phút. Vì vậy, toàn bộ thời gian còn lại đều là lãng phí và trở thành khoảng thời gian chờ đợi của người bệnh.
Ngoài ra, thêm một nguyên nhân chủ yếu nữa là thứ tự các dịch vụ khám chưa được sắp xếp hợp lý. Đặc biệt đối với những bệnh nhân sử dụng cùng lúc nhiều dịch vụ như khám bệnh, chuẩn đoán, tiêm…thì chỉ cần 1 nơi dịch vụ bị chậm lại sẽ kéo theo cả những dịch vụ khác cùng chậm. Mặc dù đội ngũ y bác sỹ đã rất cố gắng trong từng khâu, tuy nhiên họ cũng không thể cải thiện được hiện trạng tổng thể.
Vì thế, trước hết bệnh viện đã quyết định sẽ Seiri (sắp xếp) lại đường đi khám bệnh của bệnh nhân. Sau đó nắm bắt tình trạnh tổng thể của bệnh viện, và để bệnh nhân có thể di chuyển họ tới những nơi có thể đối ứng được ngay thay vì đi theo một đường cố định như trước. Việc này đã giúp giảm dần hiện tượng “tắc đường” trong quá trình khám bệnh.
Trước khi áp dụng phương thức Toyota, có tới 70% số bệnh nhân tới khám phải đợi trên 1 giờ nhưng hiện tại số lượng này đã được giảm xuống 30%. Và hàng ngày bệnh viện vấn tiếp tục Kaizen (cải thiện) để cải hiện tình hình khám chữa bệnh.
Dù rất cố gắng nhưng chưa chắc đã được việc
Ông Ono đã từng nói với một nhân viên rằng “Mỗi ngày đến công ty, ít nhất anh phải làm việc cho tôi 1 giờ chứ”
Khi bị nói như thế thì bất cứ nhân viên nào nghĩ rằng “Mình đang làm việc rất chăm chỉ tại sao lại bị nói thế?”
Thực ra, đây là câu chuyện về một nhân viên tại Toyota, hàng ngày vẫn đang sản xuất ra 60 sản phẩm. Để sản xuất mỗi sản phẩm này thực tế chỉ cần 30 giây nên nếu tính đơn giản thì một giờ có thể sản xuất được 120 sản phẩm. Vậy tại sao trong 7 giờ làm việc lại chỉ có thể làm được 60 sản phẩm?
Chính người nhân viên bị mắng cũng không hiểu vấn đề ở đây là gì, bởi anh vẫn đang làm việc rất chăm chỉ. Thực ra vấn đề ở đây chính là “cách làm”. Cứ sản xuất được 2, 3 sản phẩm thì phải thay dao một lần, chỉnh lại máy. Sản xuất thêm vài sản phẩm nữa thì phải di chuyển hộp đựng một lần. Những việc này đối với người nhân viên thì được nghĩ là công việc. Tuy nhiên trong phương phức Toyota “những động tác mang lại giá trị gia tăng mới được coi là công việc, còn lại đều là lãng phí”. Nếu nghĩ theo cách này thì thực ra người nhân viên viên kia chỉ làm việc không đến một giờ đồng hồ.
Vì thế, việc xem lại cách làm việc sẽ giúp chúng ta nhìn ra nhiều lãng phí. Có nghĩa là lấy lý do “đông người” để giải thích cho việc chờ đợi thì không thể chấp nhận được. Hãy tìm ra nguyên nhân tại sao lại “đông người” và thay đổi cách làm hiện tại là việc nên làm. Hoặc hãy thử đặt một mục tiêu thật cao như “đưa thời gian chờ đợi về ZERO” và nghĩ cách thực hiện. Việc suy nghĩ luôn tồn tại lãng phí trong công việc và cắt bỏ từng chút một sẽ giúp mọi thứ sẽ tốt dần lên.
Bùi Linh
Theo “Phương pháp mài dũa năng lực Kaizen” – Wakamatsu Yoshihito
