Bạn có bao giờ lỡ hẹn? Bạn có bao giờ quên việc mình đã định làm hay không nộp báo cáo đúng hạn? Tôi khuyên bạn nên tạo cho mình thói quen ghi chú để nâng cao hiệu quả trong công việc và học tập. Những thủ thuật ghi chú sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện điều này.
1. Trước hết là luôn mang sổ ghi chú bên mình
Để ghi chú trở thành thói quen thì đương nhiên là bạn phải luôn mang theo sổ ghi chú bên mình. Không những vậy, để việc mang theo sổ ghi chú có ý nghĩa thì phải đặt chúng ở nơi mà chúng ta có thể lấy ra ngay được. Vì vậy bạn hãy tìm kiếm cho mình một quyển sổ ghi chú vừa vặn với túi quần, túi áo nhé.
2. Chỉ cần ghi lại từ khóa cần thiết.
Đa số những người gặp khó khăn trong ghi chú, họ không đủ thời gian khi cố gắng để ghi lại tất cả những lời đối phương nói. Thêm vào đó, với phương pháp này thì chúng ta chỉ chú ý đến việc ghi chú mà không thể tập trung vào câu chuyện của đối phương và điều đó còn gây ấn tượng không tốt cho đối phương. Vì vậy, trong ghi chú chúng ta chỉ nên chú ý tới những từ khóa cần thiết.
3. Chú ý đến 5W2H
Vậy 5W2H là gì? 5W2H bao gồm What (Cái gì ?), Who (Ai ?), Why (Tại sao ?), Where (Ở đâu ?), When (Khi nào ?) và How (Như thế nào ?), How much (Bao nhiêu ?). Khi bạn chưa thành thạo với việc tóm lược lại từ khóa của cuộc nói chuyện, bạn chỉ cần chú ý tới 5W2H rồi ghi chú lại những thông tin đó. Trước đó bạn cũng có thể chuẩn bị trước những mục để ghi 5W2H, khi nghe câu chuyện bạn chỉ cần ghi vào đó để tiết kiệm thời gian ghi chú.
4. Ghi chú lại không khí buổi nói chuyện
Khi đã quen với việc ghi chú, bạn không nên chỉ ghi lại nội dung cuộc nói chuyện. Tôi khuyên bạn hãy ghi lại cả biểu cảm của người đối thoại khi đó. Việc này không chỉ giúp cho bạn khi đọc lại ghi chú sẽ dễ dàng nhớ lại nội dung cuộc nói chuyện, mà còn giúp bạn nhớ cảm xúc thật sự của đối phương ẩn dấu trong đó.
5. Sử dụng ký hiệu và dấu mũi tên
Đối với những người ghi chú không nhanh thì nên sử dụng ký hiệu và viết tắt để việc ghi chú trở nên hiệu quả hơn. Ví dụ, điện thoại có thể viết tắt là T (Tel), cuộc họp viết tắt là M (Meeting) , kế hoạch viết tắt là P (Plan). Chuyển những từ ngữ bạn hay sử dụng thành ký hiệu thì tốc độ ghi chú của bạn sẽ nhanh và hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc, sử dụng mũi tên giữa những vấn đề có liên quan với nhau hoặc giữa những sự việc chỉ nguyên nhân- kết quả để ghi chú của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.
6. Ghi chú rõ ràng ngày tháng và những con số
Ghi rõ ràng ngày tháng vào sổ là yếu tố cơ bản nhất của ghi chú. Hãy quyết định vị trí để ghi ngày tháng, ví dụ như góc trên cùng ở phía bên phải, bạn sẽ dễ dàng tạo được cho mình thói quen này. Việc nhầm lẫn những con số về ngày tháng, thời gian, tiền bạc… trong kinh doanh nó còn có thể ảnh hưởng đến mạng sống con người. Khi ghi chú bạn có thể viết chữ xấu, chỉ cần bạn có thể hiểu nhưng những con số thì hãy cố gắng ghi chính xác và dễ đọc.
7. Hãy quyết định cho mình vị trí của các ghi chú
Quy định sẵn cho mình một nơi để ghi chú cũng là một ý kiến tốt. Ví dụ, trang bên trái của sổ ghi chú ghi lại nội dung cuộc nói chuyện từ đối phương, trang bên phải ghi lại ý kiến cá nhân… Xây dựng cho mình một thói quen bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc ghi chú. Trong các cuộc họp, hội nghị, viết trước tên của những người tham gia vào sổ ghi chú cũng là một phương pháp tốt để bạn dễ dàng ghi lại, sắp xếp ý kiến phát biểu của họ.
8. Ghi chú trực tiếp vào danh thiếp
Trong việc xây dựng mối quan hệ giữa con người đương nhiên là phải nhớ được họ tên, khuôn mặt của người đã từng gặp, và nhớ cả nội dung cuộc nói chuyện với họ cũng vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ làm mất sổ ghi chú của mình chưa? Nếu lo sợ điều đó, bạn có thể ghi chú trực tiếp lên danh thiếp nhận từ đối phương. Điều quan trọng cần ghi chú là thời gian, địa điểm gặp và nội dung khái quát của buổi nói chuyện. Đối với những người không nhớ được khuôn mặt của đối phương thì có thể minh họa lại các đặc điểm riêng biệt của người đó ví dụ như tóc, kính…
9. Chỉnh sửa lại ghi chú và đặt tiêu đề
Bạn nên tạo cho mình thói quen xem lại và chỉnh sửa các ghi chú. Một trong những lời khuyên dành cho bạn đó là đặt tiêu đề cho các ghi chú của mình. Ví dụ, “việc tôi cần làm”, “chiến lược cho tương lai”…Hãy đặt bất cứ tiêu đề nào mà bạn muốn. Cùng với việc những suy nghĩ của bạn được sắp xếp, chúng cũng sẽ trở thành mục lục khi bạn xem lại sổ ghi chú.
10. Kết hợp ghi chú với màu sắc
Sau khi ghi chú lại nội dung cuộc nói chuyện, bạn nên ghi lại cả ý kiến cá nhân của bạn vào sổ ghi chú. Khi đó bạn nên tận dụng màu sắc, đặt ra những quy tắc riêng cho bản thân. Ví dụ như khoanh đỏ vào những từ ngữ quan trọng… hoặc là chẩn bị sẵn chiếc bút bi 3 màu, sử dụng màu đen để ghi lại nội dung đối phương nói, màu xanh để ghi lại ý kiến cá nhân và màu đỏ để đánh dấu những vị trí quan trọng…Hãy tự đặt ra cho mình một quy tắc để bạn cảm thấy thuận tiện nhất khi ghi chú nhé.
11. Ghi kèm theo 10 việc tốt nhất
Sổ ghi chú còn có tác dụng tốt trong việc trấn an, khích lệ tinh thần. Vì vậy tôi muốn giới thiệu cho bạn phương pháp sau đây. Bạn hãy thử viết ra những việc mà bây giờ bạn cảm thấy thú vị với tiêu đề “10 việc thú vị nhất”. Làm như vậy chắc chắn bạn sẽ cảm thấy thoải mái, thư giãn hơn. Hoặc là viết ra “10 việc muốn thực hiện nhất”, bạn sẽ tìm ra con đường đi cho chính bản thân mình.
12. Gắn những ghi chú vào cuốn sổ A4
Tôi luôn dán những ghi chú của mình vào quyển sổ A4 để thuận tiện cho việc đọc lại chúng. Và tôi lại gắn những quyển sổ đó với nhau tạo thành một quyển sách cho riêng mình. Quyển sách mà tôi tạo ra là tập hợp của rất nhiều cuốn sổ, và vì thế, bây giờ khi đọc lại chúng tôi có thể lấy được rất nhiều gợi ý quan trọng.
Biên dịch: Nguyễn Thị Kiều Chinh
Theo The21 Online
