Chất lượng sản phẩm không đạt đó là do cách chỉ đạo của cấp trên không đúng
Ông Yamada Yunichi – người chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới kể lại rằng: ông đã từng dưới quyền chỉ đạo của một cấp trên khi còn trẻ. Khi đó, ông đã mắc một sai lầm vô cùng nghiêm trọng nhưng lại không hề bị la mắng. Ông Yamada đã nhầm lẫn kích thước của một chi tiết và cứ thế cho sản xuất hàng loạt. Đương nhiên là những chi tiết đó đã trở thành những sản phẩm lỗi và dây chuyền sản xuất đó bị đình chỉ.
Ông nghĩ rằng việc này sẽ khiến cấp trên vô cùng tức giận và ông ta sẽ la mắng mình thật thậm tệ. Thế nhưng thay vì bị la mắng ông lại được chỉ bảo tận tình để làm sao có thể tránh được việc mắc lỗi trong những lần sau. “Ok cậu đã hiểu rồi chứ? Lý do một lượng lớn chi tiết không đạt chất lượng là do nhầm lẫn về kích thước. Cậu phải chú ý điểm này và lần sau phải thật cẩn thận”.
Ông Yamada nêu lại cảm nghĩ của mình như thế này: “Rõ ràng đó là một lỗi rất nghiêm trọng, thế nhưng sếp của tôi không hề đổ lỗi cho tôi. Hơn ai hết tôi hiểu rõ về lỗi lầm cũng như trách nhiệm của mình trong chuyện này. Vì vậy hành động của sếp đã làm tôi rất cảm động. Cũng từ đó trong đầu tôi luôn thắc mắc lúc đó tại sao sếp lại không chửi mắng mình. Dần dần thì tôi cũng hiểu ra khi đó sếp đã nghĩ rằng chính là do bản thân ông ấy đã không chỉ đạo nhân viên làm việc một cách triệt để nên mới đễ sảy ra chuyện như vậy. Chất lượng sản phẩm không đạt là do cách chỉ đạo của cấp trên không tốt.
Chính vì thế sau khi trở thành sếp, kể cả những lỗi hoặc sản phẩm lỗi được làm ra khi nhân viên của mình đã không tuân thủ theo những tiêu chuẩn đã có sẵn. Bản thân tôi cũng cảm thấy mình cũng có một phần trách nhiệm”.
Ở Toyota những tiêu chuẩn là nguồn gốc của những kaizen (cải thiện)
Tiêu chuẩn là các cách tác nghiệp , các điều kiện… để nhân viên lấy đó làm tiêu chuẩn để làm việc. Các bản tiêu chuẩn được chia ra một cách chi tiết, ví dụ như bản tóm tắt các bước tác nghiệp, hướng dẫn tác nghiệp, hướng dẫn các bước kiểm tra chất lượng sản phẩm, hướng dẫn các bước thay lưỡi dao…
Những sổ tay hướng dẫn, bản tóm tắt này lưu giữ lại những kinh nghiệm, trí tuệ được đúc kết một cách cẩn thận sau nhiều năm. Chính nhờ những tiêu chuẩn này mà công việc cũng như chất lượng của sản phẩm được duy trì ổn định. Đồng thời việc hướng dẫn việc cho nhân viên mới cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Bởi vì chỉ cần tham khảo qua các “tiêu chuẩn” của công ty cũng đã có thể hiểu được nội dung công việc ở một mức độ nhất định rồi.
Đối với bất cứ công việc nào cũng vậy, luôn tồn tại một tiêu chuẩn để công việc đó trở nên an toàn hơn, chính xác hơn và có hiệu suất cao hơn. Và việc tạo ra những tiêu chuẩn là công việc của những người làm quản lý. Nếu có tiêu chuẩn thì người nhân viên sẽ dễ dàng xác định chính xác mục tiêu từ đó họ có thể tự phán đoán và nâng cao độ chính xác của công việc.
Tại các công xưởng có đầy đủ các tiêu chuẩn trong sản xuất thì việc đào tạo người mới cũng sẽ dễ dàng hơn. Nhưng cũng cần chú ý rằng những tiêu chuẩn ở Toyota thì không giống với những tiêu chuẩn thông thường. Không nên hiểu nhầm rằng việc cứ sai lệch so với các tiêu chuẩn thì đều không được chấp nhận.
Tiêu chuẩn là những gì đã được quy định nhằm giúp mọi nhân viên có thể tránh được những lãng phí không đáng có trong công việc và từ đó thêm vào các kaizen. Nếu không có các tiêu chuẩn thì không có căn cứ để phán đoán được là đang kaizen theo hướng tốt hay đang đi chiều hướng xấu. Vì thế tiêu chuẩn là thứ không ngừng tiến hóa.
(Còn nữa)
Người dịch: Nguyễn Cao Cường
Theo sách トヨタの育て方( Toyota no Sodatekata)
