Dù là tỷ phú hay thường dân, ai một ngày cũng chỉ có 24 tiếng. Để đạt được những điều mình ước muốn thì phải làm sao sử dụng hiệu quả số thời gian hữu hạn này. Dưới đây là 13 thói quen tôi hy vọng giúp ích được các bạn tăng hiệu suất công việc, giảm áp lực và có thêm thời gian để dành cho sở thích cá nhân.
1. Bắt đầu công việc sớm
Đây là phương pháp đưọc nhiều người áp dụng gần đây. Khi làm việc vào sáng sớm hoặc trước thời điểm công ty bắt đầu làm việc, bạn có thể tập trung làm việc trong không gian yên tĩnh mà không bị quấy rầy bởi điện thoại, hội họp, tin nhắn. Do vậy hiệu suất công việc sẽ vượt trội hơn nhiều.
2. Chia thành các khoảng thời gian ngắn và cụ thể cho từng công việc
Nhiều người nghĩ rằng làm càng dài, càng nhiều thì sẽ đạt hiệu quả cao trong công việc. Nhưng thực tế thì ngược lại, phân chia từng công việc với khoảng thời gian ngắn thì sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Giả sử 1 ngày 7h làm việc, bạn có thể chia thành 7 phần tương và bắt đầu từ những việc quan trọng nhất. Khi tự bản thân giới hạn thời gian và lên giây cót tinh thần “Phải nhất định làm xong bài tập này trong 15 phút ” thì hiệu suất công việc sẽ tăng lên đó! Bạn tin không? Hãy thử làm xem.
3. Cắt ngắn to-do list
Đầu tiên, bạn hãy lập danh sách những việc cần làm và việc nên làm, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên lập thành to-do list. Sau đó rút ngắn lại chỉ còn 1đến3 việcquan trọng nhất. Chỉ cần hoàn thành được 3 công việc này, coi như bạn đã đạt được mục tiêu cho ngày hôm đó. Vì thế, trước khi check mail hay facebook thì phải xem những việc đó đã hoàn thành chưa đã nhé!
4. Làm cùng một lúc tất cả những thứ gây gián đoạn công việc
Đang trong công việc tự dưng muốn kiểm tra mail, lướt facebook… Bạn đã gặp tình cảnh này chưa? Đây là những thói quen cực xấu gây mất tập trung, năng suất kém. Vì vậy, nên để riêng ra một khoảng thời gian chỉ để làm những việc đó. Giả sử một ngày có 15-16 tiếng thì nên dành riêng 1 tiếng (muộn thì tốt hơn vì lúc đó khả năng tập trung đã giảm) để làm những việc vặt đó.
5. Viết mail ngắn gọn, súc tích
Chúng ta thường tiêu tốn rất nhiều thời gian cho việc viết và gửi mail mỗi ngày. Vì thế, bạn hãy thử tập viết ngắn mail lại chỉ trong 3 đến 4 câu. Việc này không những sẽ giúp giảm thời gian trả lời mail mà còn khiến đối tác cũng trả lời ngắn ngọn hơn. Nhờ đó thời gian đọc mail của chúng ta cũng ngán lại. Đây đúng là một công đôi việc phải không nào các bạn?
6. Thiết lập thời gian hội họp ngắn
Trong ban lãnh đạo của Google, có người chỉ tham gia họp có 5 phút. Vì vậy, nhân viên phải chuẩn bị kĩ lưỡng, nội dung tóm tắt nhưng vẫn đâỳ đủ và chính xác. Nếu chỉ là báo cáo thôi thì có thể dùng các phưong pháp chia sẻ thông tin khác nhau như là mail, slack.., ko cần phải hội họp. Nếu làm như vậy, 1 tuần có thể tiết kiệm được một vài tiếng quý giá.
7. Tự động hoá
Giảm thời gian cho những việc vặt mỗi ngày sẽ giúp chúng ta có nhiều thời gian cho những công việc sáng tạo và quan trọng. Vì vậy, bất kì việc gì dù là nhỏ nhất nhưng nếu có thể hay tự động hoá chúng. Theo tôi nếu bạn thực sự nghĩ đó là việc không cần thiết hãy trả tiền cho một sản phẩm có thể giúp bạn tự động hoá thao tác đó. Và việc đầu tiên bạn thử là sử dụng thành thạo chức năng hỗ trợ nhập tự động văn bản, các phím tắt.
8. Số hoá văn bản, tài liệu
Việc số hoá sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Nhưng nhìn cho cùng thì đây là vấn đề hiệu suất của tổ chức hơn vấn đề cá nhân, nên không thể thực hiện một sớm một chiều được. Cách tốt nhất là mỗi ngày cải thiện từng chút một cho đến khi đạt hiệu quả cao nhất.
9. Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng
Khác với những thói quentrên, chúng ta có thể thực hiện ngay được điều này. Chỉ để những thứ THỰC SỰ cần thiết trên bàn, những thứ còn lại bạn chia thành các loại như “cần đóng file”, “loại cất trong ngăn kéo”, “loại tái sử dụng” hoặc “loại vứt bỏ”. Bạn đừng quên rằng đây chỉ là những việc PHỤ, do vậy phải giải quyết nhanh và quay trở lại công việc chính.
10. Rời khỏi phòng làm việc
Ngoài phòng làm việc, bạn nên tìm một chỗ mà bản thân cảm thấy thoải mái, có thể tập trung được. Đến đó ngắt kết nối internet, khi đã làm xong công việc phải làm rồi mới mở internet để gửi mail, upload bài… Khi mới bắt đầu bạn có thể thực hiện 1 tuần 1 lần, mỗi lần 1 tiếng, sau đó dần dần tuỳ chỉnh phù hợp với bản thân.
11. Nghỉ ngơi là cần thiết
Để tập trung liên tục cho công việc việc, khoảng 30~60 phút nghỉ ngơi một lần là cần thiết. Bạn có thể đi quanh phòng làm việc nói chuyện với mọi người, hoặc là đi ra ngoài hít thở không khí, vươn vai, mát xa gáy cổ để cho máu lưu thông tốt.
12. Làm mới bản thân
Con người thường khó có thể tập trung liên tục trong thời gian dài, nên khi thấy có dấu hiệu của mất tập trung thì bạn nên dừng ở đó nghỉ ngơi nhé! (nhớ save lại những gì đang làm!) Bạn nên tạo thóiquen theo công thức “làm việc – nghỉ ngơi” và tuân theo nó nhưng không nên nghỉ quá dài hoặc quá ngắn khiến giảm hiệu suất trong công việc.
13. Tạo ra những khoảng thời gian dài
Sau khi tạo các thói quen trên thì tạo một khung thời gian riêng càng dài càng tốt, để làm những việc thực sự quan trọng, mang tính sáng tạo, những điều mình muốn làm. Đương nhiên, trong khoảng thời gian này sẽ không có những cuộc họp, mail, điện thoại.
Những điều ở trên tuy đơn giản nhưng rất hiệu quả và nếu biến thành thói quen sẽ đem lại cho bạn hiệu suất tuyệt vời trong công việc lẫn cuộc sống. Hãy bắt đầu xây dựng cho mình từ những thói quen nhỏ nhất
[divider]
Biên dịch; Nguyễn Đức
Nguồn: 13 Small Things to Simplify Your Workday [Zen Habits]
