Công ty tôi từng làm việc trước đây cứ mỗi sáng thứ 4 hàng tuần lại tổ chức họp và buổi thảo luận này cần tập hợp tất cả các nhân viên trong các phòng ban. Thời gian cho mỗi lần như vậy kéo dài đến tầm trưa. Sau đó, việc các nhóm đồng nghiệp bàn tán, rủ nhau ăn trưa đã trở thành thói quen thường lệ.
Lý do mọi người thường tập trung vào ngày thứ 4 là bởi ngày này không có quá nhiều cuộc điện thoại từ khách hàng. Khoảng thời gian giữa tuần cũng khiến mọi người thoải mái và ít vấn đề cản trở đến quá trình cuộc họp. Hơn nữa, khi họp sáng đầu óc tỉnh táo khiến những ý kiến được đưa ra bàn luận nhiều hơn. Quả nhiên các phát biểu đều được nêu lên sôi nổi, thế nhưng hầu hết đi lệch so với nội dung chính. Ngoài ra, khi các vấn đề thảo luận được đưa ra nhiều sẽ tốn không ít thời gian để giải quyết nó.
Ý kiến dựa theo lập trường mỗi cá nhân, thảo luận là phương thức sử dụng thời gian tốt nhất để đưa ra các giải pháp cuối cùng.
Khi chuyện tăng ca trở thành một vấn đề lớn, công ty đã tìm hiểu xem việc gì đã khiến tiêu tốn nhiều thời gian đến vậy. Kết quả là khoảng thời gian họp đã chiếm 30% thời gian làm việc hành chính. Và một trong những nguyên nhân khi họp sáng bị kéo dài do mọi người không đề ra các đầu việc tiếp theo cần giải quyết.
Đối sách giải quyết vấn đề tăng ca đó là đổi khung thời gian họp sang chiều và đặt giới hạn thời gian trong vòng 45 phút. Kết quả thật sự bất ngờ khi những câu chuyện phiếm, chủ đề lạc đã giảm đáng kể khiến cuộc họp kết thúc đúng giờ. Chỉ thay đổi khung thời gian, cuộc họp thường diễn ra vào 3 tiếng buổi sáng thì bây giờ chỉ mất 45p buổi chiều.
Các tập thể họp vào buổi sáng bị cho là “lãng phí” bởi họ đã sử dụng khoảng thời gian con người có thể tập trung. Người ta nói rằng hiệu suất công việc buổi sáng gấp 3 lần buổi tối. Tức là, với tăng ca 3 giờ để hoàn thành công việc trong trạng đầu óc mệt mỏi thì chỉ cần 1 giờ buổi sáng cũng có thể hoàn thành.
Báo lao động phúc lợi năm 2014 với chủ đề “phương châm giấc ngủ tạo sức khoẻ” nêu rằng: “Con người có khả năng làm việc tỉnh táo giới hạn từ sau khi thức giấc 12 – 13 giờ, sau 15 giờ việc xử lý giảm đáng kể bởi trạng thái hoạt động lúc đó giống như người đang bị say”. Tôi muốn các bạn nhìn nhận lại một điều thời gian làm việc năng suất không phải được tính sau khi bạn bắt đầu công việc mà sau khi thức dậy.
Ví dụ: Phạm vi làm việc tốt của một người thức dậy 6 giờ sáng là đến 6 giờ chiều (12 tiếng), sau 21h nếu còn làm việc bạn sẽ ở trong trạng thái say như bạn đang uống rượu. Chúng ta có thể dễ dàng hình dung việc khi làm việc không thể tập trung tương đương với trạng thái say vậy.
Buổi sáng, khi não bộ trong trạng thái tỉnh táo. Các ý tưởng dần dần xuất hiện, tốc độ xử lý công việc nhanh chóng. Trước đây, khi tăng ca thường xuyên xảy ra tôi phải hoàn thành sổ sách công ty vào tối khuya nhưng sáng hôm sau khi đọc lại. Tôi phát hiện ra sai sót chữ và lạc đề khá nhiều. Có câu “khi viết thư tình vào buổi tối, sáng hôm sau nên đọc lại một lần nữa”. Công việc xử lý vào buổi tối trong trạng thời đầu óc còn mệt mỏi, không chỉ khiến tiêu tốn nhiều thời gian mà còn nảy sinh ra nhiều lỗi khá nhiều. Nếu giải quyết công việc đến tối muộn, những căng thẳng mệt mỏi vẫn sẽ còn đến buổi sáng ngày sau đó. Và kết quả, tốc độ công việc buổi sáng bị ảnh hưởng.
Tôi từng có thắc mắc một với một lãnh đạo cấp cao rằng: “Tại sao với khối lượng việc không nhỏ đó mà ngài có thể giải quyết suôn sẻ vậy?”. Câu trả lời của ngài khiến tôi phải nhắc nhở: “Thời điểm đến 12h ăn trưa là yếu tố then chốt. Trong khi đó buổi sáng tôi suy nghĩ chuẩn bị công việc vừa cố gắng đến công ty sớm nhất để xác nhận mail, các đầu việc trong khi văn phòng chưa có ai. Sau đó, tôi sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên. Một điều dĩ nhiên đó là những cuộc gặp gỡ tôi sẽ không xếp nó vào buổi sáng thay vào đó tôi để dành buổi chiều.”
Tập thể thường làm việc tăng ca tổ chức các cuộc họp vào buổi sáng – quãng thời gian có thể tập trung. Những góp ý được dù nêu lên nhưng đều có khuynh hướng lệch so với nội dung thảo luận. Do mọi người đều cảm thấy dư giả mới kết thúc ngày làm việc khiến thời gian bị sử dụng một cách lãng phí.
Cùng một khoảng thời gian việc bạn làm ở đâu, làm gì là điều thực sự quan trọng.
Một tập thể sẽ sử dụng thời gian hiệu quả khi ý thức được “buổi sáng tập trung, buổi chiều họp”.
Ponit: Tập thể làm việc nhanh tổ chức họp vào buổi chiều.
Biên dịch: Trọng Nhân