Trong Toyota có cách suy nghĩ “Chất lượng tạo ra từ công đoạn”.
Chuyên gia đào tạo Kinto Toichi giải thích rằng “Câu này còn có thể nói theo cách khác là “Hoàn thành toàn bộ công đoạn của bản thân”, sản xuất cho đến khi có thể đảm bảo được chất lượng ở quá trình của chính mình, cũng có nghĩa là cố gắng để không đưa ra sản phẩm lỗi”.
Hoàn thành toàn bộ công đoạn của bản thân là cách suy nghĩ cần thiết để thực hiện hai cột chống của phương thức sản xuất Toyota là “Just in time” và “Tự động hóa (có con người)”. Nếu sản phẩm được sản xuất ra không phải là sản phẩm tốt thì hệ thống sản xuất mang tính hiệu suất này không được thành lập.
Trong công đoạn sản xuất, công nhân mang tinh thần trách nhiệm, kiểm tra chất lượng và chỉ chuyển những sản phẩm tốt sang công đoạn sau. Nhờ vào cách làm việc như vậy mà hệ thống sản xuất của Toyota được chống đỡ vững chắc.
Ví dụ, trong dây chuyền sơn sản phẩm, nếu sơn không đều hoặc có chỗ bỏ sót thì sẽ phải sửa lại trước khi xuất hàng. Nếu như vậy, đương nhiên, sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí như tiền sơn hay tiền điện là làm khô sơn, hơn nữa còn tốn kém thêm thời gian và nhân lực.
Tuy nhiên, nếu trong công đoạn sơn, tiến hành công việc cho tới khi không còn chỗ nào bị lỗi, kiểm tra thật kỹ càng trước khi giao cho công đoạn sau thì có thể loại bỏ được lãng phí này, và công đoạn kiểm tra cũng trở nên không cần thiết nữa.
Kiểm tra không tạo ra của cải, dẫu có phán đoán mức độ tốt, xấu của sản phẩm đã hoàn thành với mức độ chính xác cao thế nào chăng nữa thì chất lượng của sản phẩm cũng không thể tốt hơn. Nếu bỏ qua công đoạn kiểm tra, và triệt để trong việc hoàn thành toàn bộ công đoạn của bản thân thì đương nhiên chất lượng sản phẩm sẽ được nâng lên.
Trong Toyota có câu nói “Công đoạn trước là thượng đế, công đoạn sau là khách hàng”. Bất kỳ công việc nào cũng luôn có công đoạn trước để chuẩn bị cho công việc của chúng ta và công đoạn sau tiếp nhận công việc mà chúng ta đã làm.
Nếu đưa sản phẩm lỗi đến công đoạn sau thì đương nhiên sẽ phát sinh các vấn đề rắc rối ở công đoạn sau và dây chuyền sản xuất sẽ bị dừng lại.
Nếu không chuyển giao công việc mà công đoạn sau có thể tiến hành thuận lợi thì sẽ gây rắc rối cho rất nhiều người, kết cục sẽ là tự bó buộc con đường của chính mình.
Nếu tiến hành công việc không rõ ràng sẽ dẫn đến kết quả là để lọt những sai sót và gây rắc rối cho công đoạn sau.
Tuy nhiên, nếu để tâm đến việc hoàn thành toàn bộ công đoạn của bản thân thì sẽ cảm nhận được trách nhiệm “Tôi đang sản xuất phụ kiện này của chiếc ô tô này” và giảm được sai sót.
Điều này đúng cả với công việc văn phòng.
Ví dụ, khi làm sổ dự toán do cấp trên giao cho, nếu có lỗi sai tính toán thì cấp trên sẽ phải tính toán lại một lần nữa,
Nếu cấp trên cũng không nhận ra lỗi sai tính toán đó thì sau đó sẽ gây ra vấn đề rắc rối cho khách hàng.
“Dẫu có gây ra sai sót thì cũng sẽ có ai đó đứng ra chịu trách nhiệm thay” là suy nghĩ quá nông cạn.
Chất lượng của công việc mà bản thân đang làm thì hãy hoàn thành trong công đoạn của mình. Dẫu là một tờ hồ sơ thì cũng phải kiểm tra xem có sai sót không, kiểm toán lại số tiền và chỉnh sửa trước khi nộp cho cấp trên. Tiến hành kỹ càng từng việc từng việc một bạn sẽ nâng cao được tín nhiệm công việc của bản thân.
Biên dịch: Kiều Chinh
Nguồn: Theo cuốn “トヨタ仕事の基本大全_ The ultimate business skills Toyota way”
