Có thể làm việc hiệu suất hay không quan trọng nhất nằm ở khâu chuẩn bị. Nếu biết trước được việc gì cần phải làm, bạn sẽ bắt tay ngay được vào khâu tiến hành khi bắt đầu. Ngược lại, nếu không chuẩn bị trước, bạn sẽ thấy bản thân lúng túng, không chắc chắn, vì phải suy nghĩ xem đầu tiên cần phải làm gì.
Một tuần làm việc hiệu quả không phải bắt đầu từ thứ hai mà bắt đầu ngay từ tối Chủ Nhật. Vì bạn phải suy nghĩ xem mình cần phải làm gì trước khi bắt tay vào thực hiện
Sau đây là một số cách để giúp chỉnh trang lại đầu óc của bạn cho một tuần làm việc hiệu quả trước mắt.
1. Xem lại việc đã hoàn thành
Danh sách việc cần làm của bạn sẽ luôn đầy ắp. Nó sẽ thay đổi liên tục nếu bạn thực hiện và giữ nguyên hiện trạng nếu bạn không làm gì. Nếu không hoàn thành công việc, chúng sẽ luôn tồn đọng lại. Ngược lại, nếu bạn liên tục hoàn thành công việc, danh sách sẽ phát triển, mở rộng và phản ánh đầy đủ tiến trình tiến đến mục đích cuối cùng.
Tuy nhiên, để biết được việc gì cần phải làm tiếp theo, hãy dành một khoảng thời gian để xem lại tiến triển của công việc hiện đang ở đâu. Rà soát lại danh sách việc cần làm của các tuần trước, xem thử những đầu việc nào đã hoàn thành, những đầu việc nào chưa, quan trọng là cần luôn tự hỏi bản thân tại sao có việc được hoàn tất, nhưng đồng thời vẫn còn những đầu việc chưa đụng tay vào.
Nếu xuất hiện đầu việc có mặt dai dẳng trong danh sách việc cần làm các tuần, hãy mạnh dạn quyết định: hoặc loại bỏ hẳn việc đó ra khỏi danh sách, hoặc ưu tiên hoàn tất việc đó trước hết.
Hãy dành thời gian đánh giá hiệu quả, điều này sẽ giúp bạn rất nhiều trong tương lai.
2. Phân loại danh sách việc cần làm theo mục
Hãy kiểm tra lại danh sách và phân loại theo từng mục, từng dự án, hay thậm chí chỉ cần chia ra làm 2 mục: việc liên quan đến công việc và việc liên quan đến cuộc sống riêng.
Lý do vì sao cần phải làm thao tác này: khi nhìn danh sách việc cần làm nếu được chia ra thành từng mục sẽ dễ chịu, ít choáng ngợp hơn là một dãy danh sách dài việc cần làm dài đằng đẵng trộn lẫn với nhau.Bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi nhảy qua nhảy lại giữa nhiều loại công việc khác nhau. Phân loại rõ ràng để bạn có thể chú tâm giải quyết cùng một loại vấn đề xuyên suốt trong một mục cụ thể. Bạn sẽ làm việc hiệu suất hơn nhiều nếu tập trung đầu óc vào cùng loại vấn đề, hơn là nhảy qua nhiều loại vấn đề khác nhau. Đơn giản là phân loại gọn gàng đồng nghĩa với hiệu suất.
3. Làm những gì có thể trước thời hạn
Ví dụ tốt nhất cho điều này chính là chuẩn bị bữa ăn.
Nếu bạn muốn mang bữa ăn trưa đi làm, tại sao không chuẩn bị trước những việc đó vào tối hôm trước? Bất cứ việc gì bạn làm trước sẽ giúp bạn có thời gian rảnh vào hôm sau, và bớt đi một việc phải suy nghĩ.
Lý do tại sao điều này vô cùng quan trọng là vì bạn sẽ có thêm chỗ trống để suy nghĩ về những điều sắp tới hơn là phải sử dụng để nhớ những việc cần phải làm.
Thứ hai đầu tuần luôn bận rộn. Những việc có thể làm tốt nhất nên hoàn thành trước.
4. Chú trọng đầu vào chứ không phải đầu ra
Nên chú trọng đầu vào (Input) vào ngày Chủ Nhật chứ không phải đầu ra (output)
Ngày đầu tuần luôn chú trọng vào đầu ra. Bạn có mặt trên công ty, hoặc đi đến trường để tập trung làm việc, chú trọng đưa ra được thành quả.
Nếu bạn chịu khó dành ngày Chủ Nhật để tập trung cho đầu vào, nuôi dưỡng óc sáng tạo, tìm hiểu thông tin,.. thì bạn sẽ sẵn sàng hơn cho công việc vào buổi sáng thứ hai. Cũng giống như lên dây cót. Bạn vặn, vặn, vặn, sau đó bung ra. Đầu vào chính là như vậy, đầu vào càng tốt thì thành quả đạt được càng cao.
5. Dành thời gian cho bản thân
Cuối cùng, điều quan trọng nhất cho tối ngày Chủ Nhật chính là bạn phải dành thời gian cho bản thân. Đây cũng chính là một mặt trong vấn đề đầu vào đã được đề cập ở trên, bạn cần sự yên lặng, thư giãn để giúp chống chọi lại một tuần làm việc căng thẳng sắp tới.
Thiền cũng là một sự lựa chọn tốt. Hoặc yên tĩnh đọc sách với một tách trà ngon. Sự yên lặng có thể tạo ra kỳ tích trong bối cảnh xã hội quá bận rộn hiện này, một tài sản quý giá mà chúng ta hay bỏ quên.
Dành thời gian cho bản thân và ngồi trong yên tĩnh. Chỉ cần trong vòng 15 phút cũng được, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên về hiệu quả.
Biên dịch: Trịnh Trần Khánh Duy
Nguồn: Inc
