Bộ não của con người được cho rằng đã được lập trình để trốn tránh công việc, đặc biệt là những công việc khó khăn. Bạn đã từng lên kế hoạch nhưng lại bỏ dở giữa chừng? Hay kế hoạch đã lên xong nhưng khi thực hiện lại có những vấn đề phát sinh khiến công việc tiến triển không tốt hay chưa? Một trong những lý do của việc này là do chúng ta chưa biết cách duy trì hành động. Bởi vậy, hôm nay VietFuji sẽ giới thiệu đến các bạn một công cụ hữu hiệu để thực hiện bước thứ 6 trong loạt chuyên đề “Giải quyết vấn đề theo phong cách Toyota” – Thực hiện kế hoạch.
Sau khi đưa ra được các biện pháp giải quyết trong bước 5, bước thứ 6 là xây dựng kế hoạch và bắt tay vào thực hiện. Đây là một bước rất quan trọng bao gồm nhìn tổng thể những công việc cần làm, kiểm tra tiến trình làm việc, dự trù những khả năng xấu sẽ xảy ra … Nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế, các bạn có thể giải quyết tất cả những công việc này chỉ với một công cụ có tên là “Bảng kế hoạch”. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ví dụ về bảng kế hoạch qua ví dụ giải quyết vấn đề cho việc “Xây dựng kế hoạch cho buổi ‘Ngắm hoa Anh Đào’” dưới đây.
Việc đầu tiên cần quan tâm là xác định tên công việc và mục đích công việc. Các hạng mục tiếp theo có nội dung như dưới đây.
- Quy trình sơ lược.
Tại mục này, chúng ta sẽ suy nghĩ và viết ra những bước quan trọng bao quát toàn thể quá trình thực hiện giải quyết vấn đề. Nếu ngay lập tức suy nghĩ các bước chi tiết thường dễ bỏ sót công việc cần làm. Bởi vậy, hãy xem xét tổng thể toàn bộ công việc, sau đó đi sâu vào từng nhánh để nắm được các đầu việc cần phải làm.
- Output
“Output” được định nghĩa là thành quả từ một công việc nào đó. Trong công việc, nếu bạn không có “output” cũng đồng nghĩa với việc bạn không có đóng góp gì, hay nói cách khác bạn đang phí thời gian cho những công việc vô ích. Hãy coi chất và lượng của output là một tiêu chuẩn đánh giá thành công của kế hoạch.
Hãy thử suy nghĩ và viết ra “output” cụ thể cho những đầu việc song song với cột quy trình sơ lược. Nếu output đưa ra có liên kết với mục đích công việc chứng tỏ bạn đang đi đúng hướng. Output cũng sẽ trở thành tín hiệu cho biết thời điểm hoàn thành công việc
- Kế hoạch chi tiết
Kế hoạch chi tiết là phần chính của “Bảng kế hoạch”, nơi mà bạn trình bày kế hoạch hành động một cách cụ thể. Hãy viết ra chi tiết các đầu việc và thời gian hoàn thành, đặc biệt viết rõ và cụ thể những phần khó và quan trọng. Khi đã hoàn thành bước này, những việc cần làm và kỳ hạn sẽ rõ ràng hơn. Phân công công việc thật rõ ràng để những người liên quan luôn bám sát được tiến độ công việc.
- Các tiêu chuẩn để kiểm tra lại.
Đây là bước đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Bạn hãy viết ra những tiêu chuẩn giúp bạn đánh giá công việc một cách khách quan. Những tiêu chuẩn đánh giá là tiêu chuẩn để thấy được khi hoàn thành bạn có thể tiến sang bước tiếp theo. Nếu không kiểm tra kết quả sau khi hoàn thành công việc, những điểm tốt sẽ không được phát huy, những điểm không tốt sẽ tiếp tục tồn đọng sang quá trình tiếp theo.
- Nguồn thông tin, rủi ro và phương án xử lý.
Xem xét thông tin cần thiết cho quá trình giải quyết vấn đề là gì? Có thể tìm kiếm ở đâu, cần năng lực gì, công cụ gì?… Trong ví dụ “Ngắm hoa Anh Đào” ở trên, thông tin cần thiết có thể kể đến ở đây là thông tin dự báo thời tiết, thông tin về địa điểm tập trung, quy định của công viên khi tham gia ngắm hoa Anh Đào…
Bên cạnh đó, khi bắt tay vào giải quyết vấn đề, có những tình huống không suôn sẻ sẽ xảy ra. Vì vậy hãy tưởng tượng những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện và phương án giải quyết. Đây là bước giúp kế hoạch của bạn trở nên hoàn hảo hơn, dẫu có chuyện gì xảy ra cũng đều nằm trong tầm kiểm soát.
Trên đây là phần giới thiệu sơ lược về cấu trúc “bảng kế hoạch”. Khi điền vào bảng kế hoạch bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
Cách thứ nhất: Điền lần lượt từ 1 đến 5 (cách suy nghĩ forward).
Cách thứ hai: Suy nghĩ từ kết quả trước (cách suy nghĩ backward). Bạn có thể bắt đầu từ mục đích, quy trình sơ lược sau đó chuyển sang suy nghĩ về output và tiêu chuẩn đánh giá, cuối cùng mới viết kế hoạch chi tiết.
Tùy theo thói quen của từng người bạn có thể thực hiện theo cách 1 hoặc cách 2. Nếu chưa biết cách nào phù hợp, hãy thử hiệu quả của cả hai cách và chọn ra cách làm phù hợp với bản thân nhất.
“Bảng kể hoạch” là làm rõ mục tiêu và định hình chi tiết bước tiến hành. Toyota đã áp dụng còn bạn thì sao? Hãy thử áp dụng vào những công việc thường ngày, chỉ như vậy bạn mới hiểu được giá trị thực sự của “Bảng kế hoạch” này.
Biên tập : BaQuang
Hiệu đính : Nguyễn Sinh Côn
