Manual và know-how của người Nhật được tích lũy như thế nào?

Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc trong các công xưởng của Nhật Bản hay làm thêm trong các cửa tiệm do người Nhật kinh doanh, bạn sẽ dễ dàng nhận ra rằng mọi công việc đều có những bản hướng dẫn thứ tự làm việc (manual). Họ quy định từng bước, từng bước một cách tỉ mỉ đôi khi khiến người sử dụng cảm thấy mọi thứ thật gò bó. Nói quá hơn một chút dường như họ đang giết chết sự sáng tạo đến từ những cách làm mới mẻ. Trước đây mình thường thắc mắc tại sao họ lại mất công mất sức làm những bản thứ tự công việc như vậy nhưng lại chưa bao giờ suy nghĩ để có được những bảng hướng dẫn như thế họ đã phải trải qua những công đoạn như thế nào.

Sau nhiều năm sinh sống, học tập làm việc với người Nhật, được nghe những kinh nghiệm từ những sempai (đàn anh), được học từ những giờ giảng của những người thầy đã dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất mình đã có được câu trả lời cho câu hỏi vì sao và làm thế nào người Nhật làm ra được những bản hướng dẫn thứ tự công việc cho từng công việc.

Manual (bản hướng dẫn thứ tự công việc) là gì?

Manual là bảng hướng dẫn ghi lại quy chuẩn cho từng bước các công việc. Ví dụ nếu bạn làm thêm trong một nhà máy sản xuất cơm hộp bạn sẽ được đọc manual quy định các bước từ chuẩn bị vỏ hộp, vệ sinh vỏ hộp, cách đặt cơm và các thành phần khác vào hộp, cách đóng hộp và dán nhãn cho hộp cơm. Nếu bạn làm việc trong nhà máy, chẳng hạn làm trong bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (ngoại quan) bạn sẽ được đọc manual hướng dẫn về cách lấy sản phẩm ra khỏi hộp, vị trí các ngón tay cầm sản phẩm, thứ tự quan sát, những dấu hiệu nhận dạng khuyết tật, cách ghi vào bảng kết quả kiểm tra…

Những bản manual này là những tài liệu quan trọng của công ty hay tổ chức, lưu lại những cách làm đã thành công hoặc đã có được những hiệu quả nhất định trong toàn thể công việc. Những hiệu quả có thể kể ra đó là giảm thời gian tác nghiệp, giảm bỏ sai sót do con người (human error), đảm bảo thoải mái cho phần đông người thực hiện công việc…

Làm thế nào để làm ra được một bản manual?

Để có được một bản manual, người ta đã phải thử nghiệm nhiều cách làm và lọc ra những cách làm hay. Một bản manual được cập nhật gần đây nhất là bản manual đã được tích hợp những cách làm tối ưu nhất cho tới thời điểm hiện tại. Nếu bạn có những cách làm hay mà sếp không “trưng dụng” thì có hai khả năng có thể nghĩ tới. Một là cách làm của bạn sáng tạo thật nhưng hiệu quả chưa được kiểm chứng, hai là cách làm của bạn đã được kiểm chứng rằng cách làm này chưa mang lại được hiệu quả tổng thể cho toàn thể công việc.

Manual có thể tiến hóa, thay đổi để cập nhật được những cách làm hiệu quả nhất. Trong cách làm của người Nhật, họ coi trong kaizen, tức luôn suy nghĩ xem có cách làm nào mới hơn để đảm bảo công việc có thể nhẹ nhàng hơn, thực hiện được nhanh hơn, an toàn hơn mà vẫn đảm bảo được chất lượng tốt hơn. Thành quả sau những lần kaizen này là những kinh nghiệm được lưu lại, họ sẽ dùng những kinh nghiệm từ những thành công này để cập nhật cho những bảng manual.

Để làm ra được một bản manual tốt, người Nhật họ đã phải mất nhiều công sức thử nghiệm. Điều đáng quý đó là họ đã lưu lại và áp dụng những thành công cho những lần làm việc sau. Trước đây mình thường bức xúc với những bản hướng dẫn này nhưng khi hiểu ra được vấn đề mình đã biết trân trọng giá trị trong những bảng hướng dẫn này hơn.

Vậy manual là tinh hoa của người Nhật?

Không sai nhưng chưa đủ. Nếu ví dụ kinh nghiệm làm việc là một tảng băng, thì manual là phần nổi (những cách làm thành công), và know-how là phần chìm (những cách làm thất bại hoặc không có hiệu quả). Trong phần lớn các công việc, phần chìm thường lớn hơn phần nổi và thật đáng tiếc, phần chìm ít khi được lưu thành văn bản.

Tháng trước, khi nói chuyện với một sempai hiện đang làm việc cho một công ty tại Nhật, anh đã chia sẻ rằng những tài sản mà công ty có được không chỉ là những bản manual, những sản phẩm mà được khách hàng ưa chuộng mà còn là một kho những câu chuyện về thất bại đã được lưu lại. Khi thất bại đừng chỉ xin lỗi, hãy lưu thất bại thành văn bản, những câu chuyện về thất bại này sẽ giúp cho những người vào sau có thể tránh được những vết xe đổ để nhanh chóng bắt nhịp với công việc. Đây chính là know-how của một công ty.

Vậy làm thế nào để có được nhiều know-how?

Không còn cách nào khác đó là lao vào làm việc. Nhưng chỉ làm thì không đủ. Tất cả những kinh nghiệm chúng ta trải qua sẽ có những kinh nghiệm mang lại thành công nhưng cũng có những cách làm thất bại. Dù thành công hay thất bại, để những kinh nghiệm không bị lãng phí hãy lưu thành văn bản, chia sẻ với những người khác trong nội bộ tổ chức…qua thời gian, những tích lũy này sẽ trở thành know-how và kinh nghiệm.

Bạn đã sẵn sàng chưa, nếu bạn có những cách thành công và thất bại dù trong công việc hay trong học tập hãy thử một lần lưu chúng lại. Nếu thành công hãy thử viết thành những manual nho nhỏ, nếu thất bại hãy lưu vào sổ “know-how”, sau một năm làm việc chăm chỉ bạn sẽ thu được và tạo ra được một lượng kiến thức khá lớn đấy.

Thưc hiện
Nguyễn Sinh Côn

Bình Luận

comments