1. Trong Kaizen (cải thiện) không tồn tại lập trường kẻ trên người dưới
Một trong những điểm trọng yếu của Kaizen chính là phải khai thác triệt để câu hỏi “Why” để tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề. Nếu chỉ dừng ở một bộ phận thì không thể tìm ra nguyên nhân thực sự. Mà dù có tìm ra đi chăng nữa thì cũng không thể chắc chắn rằng điều đó sẽ giúp ích được cho Kaizen. Với trường hợp nguyên nhân xuất phát từ công ty mẹ hoặc công ty hợp tác (công ty cung cấp dịch vụ hoặc linh kiện) thì công cuộc Kaizen càng trở nên khó khăn hơn nữa.
Trong trường hợp đó chúng ta nên xử lý như thế nào?
Trong một cuộc họp đánh giá chất lượng sản phẩm ở một xưởng sản xuất nọ, vấn đề xảy ra ở công ty con H đã được đưa ra thảo luận. Có rất nhiều đơn khiếu nại về việc sản phẩm của công ty H sau khi gửi đến khách hàng thì hoạt động không tốt. Tuy nhiên, nếu lắp đặt lại một chi tiết nào đó thì chúng lại hoạt động bình thường. Điều này khiến công ty mẹ phải thắc mắc, liệu “Công ty H có đang tiến hành kiểm tra sản phẩm chu đáo hay không?”.
Ngay sau hôm đó, tại công ty H, mọi nhân viên đã cùng bàn bạc về phương hướng xử lý vấn đề này. Giám đốc mới nhận chức vào công ty H đã chỉ đạo thành lập một nhóm kiểm định, với phương châm: “không được mang suy nghĩ vì bản thân là công ty con nên sẽ được ưu tiên, đối tác là công ty mẹ nên chắp tay xin xỏ. Phải tự mình giải quyết vấn đề chất lượng sản phẩm một cánh nghiêm túc.”
2. Không tồn tại giới hạn trong Kaizen, hãy tận dụng sức mạnh của công ty mẹ và công ty hợp tác
Ngoài những chi tiết đã bị phát hiện có lỗi, họ còn phát hiện ra được rất nhiều vấn đề tương tự đang tồn tại. Mặc dù sản phẩm đã được lắp ráp rất cẩn thận nhưng ở công đoạn sản xuất tiếp theo, có chi tiết vẫn bị lỏng lẻo và rời ra trong quá trình vận chuyển. Như vậy, đây không phải là vấn đề về trách nhiệm quản lý trong quá trình sản xuất tại công ty H mà nó phát sinh ngay từ khâu thiết kế sản phẩm của công ty mẹ. Ngoài ra, họ cũng tìm ra vấn đề tồn tại trong một chi tiết khác. Nguyên nhân nằm ở phương pháp chế tạo của công ty hợp tác.
Từ trước tới nay, đối với những vấn đề liên quan đến công ty mẹ và công ty hợp tác giống như thế này, công ty H luôn nghĩ rằng: “đã hết thuốc chữa”, và Kaizen dừng ở đây. Vấn đề được kết thúc bằng việc chỉ đạo “Lần sau hãy chú ý, cẩn thận hơn”.
Nhưng lần này người giám đốc mới đã đề nghị với công ty mẹ và công ty hợp tác rằng: “Có vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, hãy cùng chúng tôi suy nghĩ phương pháp Kaizen?”. Họ đã cùng nhau làm rõ nguyên nhân gây ra vấn đề và khắc phục ngay trong quá trình sản xuất và thiết kế sản phẩm. Công ty H đã làm giảm được phần lớn phế phẩm, và được đánh giá là công ty có chất lượng sản phẩm số 1 trong tập đoàn.
Trong Kaizen, càng tìm kiếm nguyên nhân cốt lõi của vấn đề thì có thể càng phát hiện ra nó liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty. Khi đó, luôn tồn tại một sự khác biệt lớn trong kết quả đạt được khi so sánh giữa những người chỉ giải quyết vấn đề một cách đơn giản và người cố gắng tập hợp mọi người để tìm ra một phương pháp giải quyết tốt hơn. Ông Ono Taiichi (Nguyên phó giám đốc của Toyota) đã chỉ ra rằng “Đã xảy ra vấn đề thì dù gì đi nữa cũng phải Kaizen”. Có rất nhiều người e ngại đó là hành động “vượt quyền, qua mặt cấp trên” nên đã cảnh báo với mọi người rằng cố gắng đào sâu hơn nữa cũng chỉ đơn thuần là đổ lỗi trách nhiệm cho người khác mà thôi.
Cho dù có đứng ở lập trường yếu hơn thì công ty con và công ty hợp tác cũng không nên từ bỏ Kaizen, bởi thúc đẩy hoạt động Kaizen để hướng tới mục tiêu không phế phẩm là việc vô cùng quan trọng.
Toyota đã trở thành số một thế giới như thế nào?
Nguyên nhân thực sự của vấn đề dù không xuất phát từ sai phạm của cá nhân hay công ty thì cũng phải suy nghĩ kế sách Kaizen một cách nghiêm túc và báo cáo lên cấp trên. Không được che giấu hay tự nhủ rằng “bản thân cố gắng chú ý hơn nữa thì sẽ không để tái phát vấn đề”. Không thay đổi hiện trạng, chỉ khắc phục vấn đề bằng cách tự nâng cao tinh thần trách nhiệm của bản thân thì không gọi là Kaizen. Kaizen phải là thay đổi cụ thể, rõ ràng các vấn đề đã xảy ra!
Người dịch: Nguyễn Thị Kiều Chinh
Theo cuốn “Toyota’s Amazing Improvement Techniques” – Yoshihito Wakamatsu
