Khi nói về quản lý thời gian, có nhiều cách định nghĩa tùy vào đặc thù công việc cũng như quan điểm của mỗi người. Tuy nhiên, nhiều người sẽ nghĩ tới “quản lý kế hoạch, quản lý to do list hay làm việc sao cho có hiệu quả, tốn ít thời gian”…Trước khi bước vào chia sẻ những kinh nghiệm, chúng ta cùng suy nghĩ xem Quản lý thời gian là gì?
Một học giả về kinh doanh, đại diện cho thế kỷ 20 ông Drucker nói rằng “điểm khác biệt giữa sử dụng thời gian hữu ích và lãng phí thời gian có trong thành quả và thành tích công việc”.
Để tạo ra được thành quả, cần gom những khoảng thời gian có thể sử dụng tự do thành một khối. Phải nhận thức được sự cần thiết của việc tập hợp được một khối thời gian lớn, và phải nhận thức được những khoảng thời gian nhỏ riêng lẻ không có ích cho việc tạo ra một thành quả thực sự lớn trong lao động trí óc.
Điểm mấu chốt của vấn đề nằm ở đối tượng “lao động trí óc”. Trong lao động chân tay, ví dụ mỗi giờ phải lắp ráp xong bao nhiêu chiếc máy, có nghĩa là phải suy nghĩ tới yếu tố hiệu suất. Ngược lại, trong lao động trí óc, mỗi giờ anh sẽ làm ra cái gì? Do đối tượng công việc và yêu cầu về thành quả của hai đối tượng là khác nhau nên sẽ rất khập khiễng nếu đem lên bàn cân để xem xét hai đối tượng công việc này.
Điểm quan trọng tiếp theo đó là “hiệu quả” hơn “hiệu suất”. Vậy làm thế nào để tạo ra được thành quả? Như đã trình bày ở phần đầu đó chính là “gom những khoảng thời gian có thể sử dụng tự do thành một khối”. Những khoảng thời gian ngắn không phù hợp với những công việc đòi hỏi phải dành thời gian suy nghĩ thấu đáo. Theo kinh nghiệm của Drucker, mỗi ngày ông dành thời gian 2 tiếng liên tục cho suy nghĩ. Khoảng thời gian hai tiếng ấy ông để trống lịch trong cuốn sổ tay (quyển sổ ghi lại lịch làm việc). Đây chính là kinh nghiệm quản lý thời gian của ông.
Suy nghĩ xem nên bỏ việc gì?
Cụ thể mời các bạn xem tại bảng bên cạnh. Có một điểm lưu ý đó là cách sử dụng thời gian không phù hợp với “ghi nhớ trong đầu” mà cần phải viết ra, sau khi viết ra ta mới bắt đầu mường tượng được công việc mà mình đã thực hiện.
Bạn hãy thử ghi chép lại mọi hoạt động của mình từ khi thức dậy, nhờ có ghi chép mà có thể bạn sẽ thấy được những thói quen xấu. Với tác giả, tuy không phải là những người phát cuồng vì Facebook, email nhưng một ngày cũng đã dành tới 30% thời gian cho nó, thực sự là một cú shock.
Sau khi nhìn ra được những lãng phí trong thời gian, bước tiếp theo là sắp xếp chỉnh lý lại. Đối với cách phân chia của Drucker, ông chia công việc làm ba nhóm: Bỏ không làm, nhờ ai đó làm, và xem lại công việc của tổ chức (của cá nhân). Thực ra trong cách làm này, sẽ chỉ cho thấy những việc thực sự quan trọng mà chúng ta phải bắt tay vào làm. Chính khoảng thời gian này mới là thời gian cần thiết dành cho những người thực sự bận bịu với công việc hàng ngày, khoảng thời gian này giúp thoát khỏi vòng xoáy công việc, và dành thời gian suy nghĩ đưa ra những thành quả mới.
Vào ngày đầu tiên của năm mới, ông Sato (người nghiên cứu và viết sách về Drucker) thường viết ra những việc gì sẽ bỏ trong năm tới. Ông bỏ nhiều thời gian để suy nghĩ sẽ bỏ mảng nào, giao lại phần việc này cho ai? Còn bản thân sẽ dành thời gian cho những thử thách mới. Người làm kinh doanh cũng như những con cá lớn, nếu là cá lớn hãy bơi ra biển lớn đừng quanh quẩn quanh những công việc nhỏ nhặt, cạnh tranh với những con cá nhỏ, phải tạo điều kiện để cá nhỏ trang bị hành trang để đi ra biển lớn.
Bắt đầu từ cách suy nghĩ “gom thời gian” mà cách bố trí công việc cũng sẽ có sự thay đổi. Ví dụ thời gian tiếp khách sẽ đẩy xuống buổi sáng để dành 2 tiếng buổi chiều cho suy nghĩ, công việc nhiều quá sẽ có cách điểu chỉnh sao cho có được hai tiếng về cuối ngày…
Tiếp theo đó là những công việc quan trọng, những việc khẩn không đợi tới sát ngày mới làm mà thường xuyên trao đổi và coi đó là công việc thường ngày. Nếu làm được như vậy thì những việc gấp hay những việc ngoài dự đoán cũng sẽ giảm đi.
Chia sẻ về việc, nếu dành cho mình một ngày hai tiếng liệu nó có ảnh hưởng tới công việc khác hoặc những kế hoạch khác không? Ông Sato vui vẻ chia sẻ: “Điều thú vị là khi dành hẳn hai tiếng mỗi ngày cho việc suy nghĩ những hướng đi mới mà những công việc khẩn, gấp lại giảm đi đáng kể. Vì tôi ý thức được tầm quan trọng của việc dành những khối thời gian cho việc sử dụng tối ưu suy nghĩ của mình mà tôi có được sự rõ ràng trong thứ tự ưu tiên công việc, loại bỏ được nhiều thời gian và công việc vô ích, những việc gấp tôi với tay làm trước do đó tự nhiên số công việc gấp, khẩn sẽ giảm đi mà thôi.”
Biên tập: Nguyễn Sinh Côn
Theo Nikkei
