1. Câu chuyện về “vượt qua những tảng đá cản đường”
Hiệu quả, tính khả thi của những phương án, ý tưởng nếu chỉ giải thích bằng hình hay lời nói thì khó có thể đánh giá được. Trong những lúc này, những suy nghĩ mang tính tích cực như “làm thử” hay chế tạo thử” là điều vô cùng quan trọng.
Có một công ty sản xuất muốn tiến hành cải cách hoạt động dựa trên nền tảng là phương thức sản xuất Toyota. Nhưng khi người chịu trách nhiệm Project này có đưa ra những đề án, chúng tôi muốn kaizen (cải thiện) theo hướng này…nhưng người chịu trách nhiệm phản đối kịch liệt “có làm như vậy đi chăng nữa thì cũng không có kết quả gì đâu” hay “chúng ta không có kinh nghiệm để làm điều đó đâu’. Ban đầu, đâu cũng là những ý kiến phản đối hết sức mạnh mẽ cho dù bản kế hoạch thực hiện mới ở giai đoạn nằm trên giấy.
Nếu cứ tiếp tục như thế này thì chẳng có gì có thể tiến triển được, người chịu trách nhiệm project này đã quyết định thành lập ngay một đội với tên gọi “Đội làm ngay”. Những thay đổi, kaizen lớn thì ý kiến phản đổi và quán tính cũng lớn nên đội đã bắt đầu từ những những kaizen nhỏ. Không tốn tiền, cũng dễ thực hiện nên những ý kiến phản đối cũng ít. Đây là vấn đề, cái này phải thay đổi nhỉ, nếu bạn có những suy nghĩ này hay nghe thấy những điều này hãy thực hiện ngay, đưa chúng thành hình cụ thể. Nếu làm được vậy, phản ứng và phản hồi thu được cũng rất tốt. Khi chỉ tranh luận trên giấy tờ, trên máy tính thì chỉ dừng lại là làm hay không làm, nhưng nếu có kết quả cụ thể thì những phản ứng sẽ là “cái này tốt nhỉ”, “chỗ này nếu làm như thế này thì kết quả sẽ tốt hơn đấy”… ý tưởng sẽ thu được những phản ứng cụ thể và tích cực hơn.
Tiến thêm một bước, người chịu trách nhiệm project này có nhờ những người kiểm tra công xưởng vào ca tối khi phát hiện ra vấn đề gì thì hãy viết vào nhật ký công việc hằng ngày và giao lại cho “đội làm ngay”. Ngay hôm sau, đội làm ngay sẽ bắt tay vào cải thiện ngay các vấn đề được đề ra.
Mặc dù những người trực và kiểm tra công xưởng theo đúng trách nhiệm của người đi trực, tuy nhiên nếu chỉ ra những vấn đề của phòng ban khác sẽ rất dễ bị nghĩ là cậu này nói xấu chúng tôi. Nếu bị các phòng ban khác nhìn và suy nghĩ theo hướng đó thì chẳng anh trực ban nào muốn viết vào trong cuốn nhật ký công việc cả, thôi cứ nhắm mắt cho qua là yên ổn nhất. Tuy nhiên, nếu những vấn đề được ghi lại và được giải quyết, kaizen ngay lập tức để tốt hơn thì cuốn nhật ký và người trực ban sẽ không bị mang tiếng là nói xấu nữa mà nó sẽ trở thành công cụ để phản ánh những vấn cần phải được cải thiện.
Bắt đầu từ cách làm “ngay lập tức kaizen” và liên tục tích lũy những hiệu quả thu được, mà những người chịu trách nhiệm dưới công xưởng đã dần đón nhận cách suy nghĩ kaizen. Và từ đó công ty này đã nhanh chóng đẩy được cuộc cải cách sản xuất đi vào quỹ đạo.
2. Nếu có ý tưởng, hãy làm thử đi.
Câu chuyện về một keyman trong ngành truyền hình Nhật Bản, nhưng khi anh chàng này còn trẻ cậu đã từng trải qua những thời kỳ mà cậu chẳng đưa ra được những ý tưởng nào cả. Trong những ngày phải sống trong sự bí bách ấy, có một hôm cậu đi uống với sempai (đàn anh) trong cùng bộ phận. Rượu vào, lời ra, cậu đã nói ra ý tưởng cho chương trình truyền hình nhưng vẫn có chút e dè, khiêm tốn “lần này tôi cũng nghĩ là hơi khó nhưng mà…” sempai nghe đầu đuôi ý tưởng và khuyên cậu “đây là ý tưởng thú vị nên cậu hãy làm thử đi”. Và rồi, cậu cùng với một số đồng nghiệp thực hiện kế hoạch, quay phim và biên tập, sau đó cho các đồng nghiệp xem thử ý tưởng. Ý tưởng và cách làm không có gì quá đặc biệt nhưng câu chuyện cậu xây dựng đã làm tất cả những người trong buổi họp phải cười lăn lộn, vậy là kế hoạch cho chương trình được đưa lên vạch xuất phát. Từ đó trở đi con đường cho người thanh niên ấy được mở ra và sau này cách suy nghĩ “cứ làm thử đi” đã giúp anh trở thành keyman trong ngành truyền hình Nhật Bản.
Để truyền đạt ý tưởng cho người khác thì khó lắm. Nếu nói bằng lời không được, hãy thử chuyển ý tưởng thành hình cụ thể, như vậy đối phương cũng dễ có thể phán đoán, đồng thời bản thân cũng biết được đâu là điểm tốt, đâu là điểm cần phải thay đổi, sửa đổi. Khi thảo luận, nếu ý tưởng không được truyền đạt cũng không có gì phải thất vọng. Nếu có ý tưởng hãy thử làm xem sao.
3. Toyota đã trở thành số 1 thế giới như thế này
Nếu nhận ra vấn đề trước hết hãy thử kaizen ngay. Nếu có ý tưởng cho sản phẩm hãy chế tạo thử xem thế nào. Suy nghĩ cẩn trọng cũng điều cần thiết nhưng thực hiện ngay nhiều trường hợp sẽ mang lại những hiệu quả cao hơn. Biến ý tưởng thành hình sẽ giúp cho ta có căn cứ để phán đoán, có cơ sở để thấy được những thứ cụ thể hơn và là cơ hội để trưởng thành hơn.
Theo cuốn “Nghệ thuật làm việc tuyệt vời của Toyota”
Biên dịch và biên tập: Nguyễn Sinh Côn
