Trong công việc hàng ngày, chúng ta cần phải viết rất nhiều văn bản như viết báo cáo, viết mail cho đối tác, biên tập tài liệu cho cuộc họp… Một khi đã viết văn bản, điều cần thiết là bạn phải nỗ lực viết sao cho văn bản đó thật dễ hiểu.
Tuy nhiên, bạn có gặp phải vấn đề cho dù bạn có ý thức viết sao cho thật dễ hiểu, nhưng văn bản mà bạn viết ra vẫn không thể làm bạn hài lòng? Nguyên nhân của vấn đề đó là bạn đã bỏ qua những bước cơ bản. Bất kì công việc nếu không nắm được cơ bản thì sẽ không thể ứng dụng được. Để viết được một văn bản tốt, việc nắm chắc kĩ năng viết cơ bản là rất quan trọng.
1.Giả định mục tiêu.
Trước khi viết một văn bản, điều cần làm là xác định chính xác đối tượng sẽ đọc văn bản bạn viết ra.
Nếu bạn không xác định rõ đối tượng sẽ đọc văn bản, nội dung của văn bản sẽ khiến cho người đọc không thể hiểu văn bản dành cho ai, với mục đích gì.
2.Làm rõ chủ đề và lý do.
Đầu tiên, bạn cần phải làm rõ chủ đề và lý do tồn tại của văn bản. Chủ đề là phần trả lời cho câu hỏi:
Viết cho ai? (Whom)
Viết cái gì? (What)
Viết để làm gì? (Why)
Tiếp theo, tại sao bạn lại muốn truyền đạt những chủ đề đó đến người đọc, đó sẽ là phần làm sáng tỏ lý do tồn tại của văn bản. Nếu văn bản có thêm những phần này, sức thuyết phục của văn bản sẽ tăng lên.
3.Giảm lượng thông tin truyền tải trong mỗi câu văn.
Lượng thông tin truyền tải trong mỗi câu văn cần giảm thiểu xuống mức tối đa để người đọc dễ hiểu. Điều đó giúp bạn truyền tải ý của mình một cách rõ ràng, tránh gây hiểu lầm. Đây cũng là bước đòi hỏi bạn phải khái quát được vấn đề muốn truyền đạt trong văn bản.
Biên dịch: Phạm Duy.
Theo u-note.me
