[Dọn dẹp cùng Toyota-1] Dọn dẹp cũng là công việc
[Dọn dẹp cùng Toyota-2] Hãy tìm tài liệu “chỉ trong 10 giây”
[Dọn dẹp cùng Toyota-3] Càng tích đồ càng làm tăng chi phí !
Ở Toyota, không chỉ giới hạn với công xưởng mà văn phòng cũng thực hiện dọn dẹp. Mục tiêu đó là chỉ trong 10 giây có thể lấy được tài liệu mong muốn.
Không bỏ thứ gì khác trên bàn ngoài “Những đồ cần thiết cho hôm nay”
“Quy tắc ngầm về việc tìm tài liệu trong 10 giây” ở Toyota được chứng thực qua lời kể của nhà huấn luyện Yamamoto Masachi. Nói chung, khi được bảo “Hãy cho tôi xem tài liệu kia” mà phải vội vội vàng vàng tìm kiếm thì tức là đang lãng phí thời gian.
Ông Teruo Nakashima, người đã đảm nhiệm việc chế tạo vỏ ô tô trong suốt 39 năm tại Toyota đã nói như sau.
“Trong những tài liệu chất đống trên mặt bàn, sẽ chỉ có một phần cần sử dụng trong ngày hôm nay. Do đó nguyên tắc thép là không để những thứ không cần thiết trong ngày hôm nay lên bàn. Nếu tài liệu, văn phòng phẩm đang sử dụng không còn cần thiết vào ngày mai nữa thì nên trả về một vị trí cố định.”
Phần lớn những tài liệu bị để bừa bãi có dọn dẹp đi cũng chẳng sao
Không ít người khi lên địa vị cao trong công ty, càng có nhiều cấp dưới thì xung quanh bàn làm việc lại càng bừa bộn. Khi tài liệu giấy tờ tăng thêm nhiều hơn thì ắt hẳn họ sẽ phàn nàn rằng “Không có chỗ để”?
Tuy nhiên, tầng lớp quản lý trong Toyota hầu như không có đồ đạc mấy. Rất nhiều người giữ bàn làm việc gọn gàng ngăn nắp. Nhà huấn luyện Yoshimasa Tsuchiya, người có kinh nghiệm là trưởng bộ phận trong ban cơ khí từng kể rằng “Trên bàn làm việc của tôi chỉ có một điện thoại và ba cabin để tài liệu thôi”. Bất chấp việc ông có thời gian quản lý đến hơn 530 nhân viên cấp dưới.
“Thông thường những dữ liệu quan trọng chúng ta sẽ lưu trong máy tính, giấy tờ quan trọng sẽ cất trong ngăn kéo có khoá. Còn những thứ nếu mất đi sẽ rất rắc rối thì trở thành bất ly thân, đi đâu cũng phải cầm theo. Những thứ ở trên bàn cũng thế.”
Có thể bạn sẽ nghĩ rằng “Cái này chắc sẽ có khi nào đó cần dùng đến, thật khó vứt”. Nhưng thực tế, những thứ như thế chẳng có cái nào khi vứt đi lại gây ra rắc rối được cả.
Những điểm hữu ích nên lưu ý!
Tích luỹ những lãng phí nhỏ, sẽ trở thành lãng phí lớn !
So với những người làm việc trong công xưởng sản xuất, những người làm việc trong văn phòng thường ít có ý thức về lãng phí, seiri-seiton hơn. Tuy nhiên, chỉ cần nhìn xung quanh bàn làm việc cũng có thể phát hiện rất nhiều lãng phí.
Bạn đã từng gặp trường hợp trên bàn làm việc chất đống tài liệu, xong đến lúc cấp trên nhờ lấy tài liệu lại tìm mãi vẫn không thấy chưa? Những email, files trong máy tính cũng tương tự thế. Hãy thức tỉnh đi, tích luỹ những thời gian lãng phí nhỏ sẽ trở thành lãng phí lớn.
[divider]
Trungmaster
theo cuốn “Dọn dẹp theo phương thức Toyota” – nhóm dịch Vietfuji
Cùng xuất bản
