Đối với những người mà bàn làm việc lộn xộn, thì khó có thể nói là người làm được việc, tôi nghĩ vậy. Những người để bàn lộn xộn thường có những biện minh, ví dụ như: “Bàn lộn xộn nhưng tôi cảm thấy thoải mái hơn, đồ nằm ở đâu tôi đều nắm được hết”. Nhưng nếu thử quan sát thì họ vẫn dành một khoảng thời gian nhất định để tìm kiếm đồ.
Tìm kiếm đồ vật không tạo ra được giá trị gia tăng. Thời gian tìm kiếm chẳng là gì khác ngoài việc làm lãng phí, bởi vậy việc dọn dẹp bàn làm việc là cần thiết.
Dọn dẹp không cần phải dọn sao cho thật gọn gàng. Cũng có người cầu kỳ tỷ mỉ trong việc sắp xếp các file tài liệu cho đúng cỡ, nhưng thực tế không nhất thiết phải làm đến mức đó.
Khi dọn dẹp điều quan trọng đó là tần độ. Đối với mỗi công việc và với mỗi cách tiến hành khác nhau thì những món đồ sử dụng cũng thay đổi. Bởi vậy, với mỗi công việc thì hãy thiết lập theo tiêu chuẩn của bản thân.
Nguyên tắc tối thiểu tôi thực hiện đó là những thứ thường xuyên sử dụng sẽ đặt ở những vị trí cố định. Đối với những người không thường xuyên sử dụng máy tính thì không cần thiết đặt máy tính trên bàn làm việc.
Đối với tài liệu cũng suy nghĩ theo tần số sử dụng. Những tài liệu hàng ngày sử dụng và những tài liệu 2, 3 ngày mới sử dụng một lần cần được phân chia trước khi quyết định nơi bảo quản. Những tài liệu hàng ngày sử dụng tôi đặt trên bàn gần nơi làm việc, và dựng đứng các file lên. Ngược lại những file tài liệu ít dùng tôi để trong ngắn kéo hoặc những nơi xa chỗ làm việc một chút. Dù có để xa đi chăng nữa thì vẫn không cảm thấy bất tiện.
Nhưng có một điều đáng tiếc đó là mặc dù đã mất công sắp xếp rồi nhưng chỉ được một hai lần là lại quay trở lại trạng thái “lộn xộn” ban đầu. Lý do thường là do sau khi sử dụng không để đồ về đúng vị trí đã định. Nếu vậy chẳng có gì khác so với việc không sắp xếp cả.
Tôi cũng đã từng như vậy. Và bí quyết để loại bỏ tình trạng này đó là dành ra một phút trước khi ra về để sắp xếp đồ về đúng vị trí đã định. Trước khi ra về hãy dành ra một phút để sắp xếp bàn làm việc ở trạng thái tốt nhất. Làm được như vậy, thì ngày hôm sau sẽ ngay lập tức bước vào công việc một cách tràn trề năng lượng nhất.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Theo cuốn “１分間「仕事術」松尾昭仁著
