Trong học tập, công việc, chúng ta thường làm việc với rất nhiều tài liệu. Có thể đó là những tài liệu liên lạc liên quan tới hội họp, mail liên lạc từ khách hàng, hạng mục trao đổi với khách hàng, bảng báo giá…
Đối với những người thường xuyên phải xử lý những công việc như thế này, bỏ đó sau 3 ngày có lẽ bàn làm việc tràn ngập giấy tờ. Những lúc như thế này chúng ta cần phải có một số nguyên tắc cần tuân thủ trong việc sắp xếp giấy tờ. Tôi có một nguyên tắc đó là “Phải vứt bỏ một lượng tương đương với giấy tờ đã tăng lên” để không cho giấy tờ tăng lên theo thời gian. Biết là cần phải làm vậy, nhưng ở giai đoạn mới vào công ty tôi không hề làm được việc này và chỉ sau một thời gian ngắn, bàn làm việc của tôi từ mặt bàn cho tới ngăn kéo đâu đâu cũng ngụp tràn giấy tờ.
Tôi không sao vứt bỏ được giấy tờ bởi luôn nghĩ rằng “biết đâu lúc nào đó sẽ dùng thì sao”, nhưng thực tế lại không biết chính xác khi nào dùng. Bởi vậy, mặc dù đã rất hăng hái xắn tay áo lên dọn dẹp nhưng rồi lại nghĩ “đợi xíu đã, cái này cứ tạm thời để đây đã”, và rồi đã đang chuẩn bị vứt bỏ lại đem cất vào ngăn kéo.
Để thoát khỏi tình trạng này tôi sử dụng một cái hộp với tên gọi “Hộp tạm thời”. Nghe tên có vẻ to tát vậy thôi, chứ thực ra nó chỉ là một cái hộp bình thường mà thôi.
Đối với những tài liệu trên 1 năm không dùng tới thì hãy vứt bỏ vô điều kiện. Sau màng lọc này chúng ta sẽ cân nhắc tới số phận cho những tài liệu còn lại. Điều cần lưu ý trong lúc này, nếu suy nghĩ nhiều quá sẽ không vứt bỏ được đâu. Với tôi, tôi thiết lập quy định đó là quyết trong 10 giây. Nếu cảm thấy không cần thiết hãy tin vào trực giác và mạnh dạn bỏ đi. Nếu thấy rõ ràng cần thiết thì hãy bảo quản một cách cẩn thận.
Vấn đề thực ra nằm ở những tài liệu mà bản thân phân vân không biết làm thế nào. Những món đồ này tôi bỏ vào chiếc hộp “tạm thời”, sau một tuần sẽ xem xét lại. Sau một tuần, nếu vẫn thấy cái này có vẻ không cần thì thôi xử lý luôn.
Sau khi tôi áp dụng những cách làm này và xử lý thì có tới 90% tài liệu là những thứ không cần thiết. Một khi làm được một lần thì tâm trạng sẽ khác và những lần sau sẽ không còn có tâm lý “cứ tạm để đấy” nữa. Những tài liệu dành cho hội họp mà đã cho ra được kết luận thì có thể xếp được vào hộp phân vân. Một tuần hãy dành ra một phút để kiểm tra hộp phân vân để làm cho bàn làm việc nhẹ nhàng hơn nhé.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Theo cuốn “１分間「仕事術」松尾昭仁著
