Hội họp là một trong những hoạt động tiêu hao lãng phí thời gian nhiều hơn cả. Giả sử trong một công ty có một cuộc họp có 8 người tham gia, nếu trong hội nghị này kéo dài 1 tiếng thì công ty đã dùng mất 8 tiếng lao động.
Để tránh lãng phí do hội họp một trong những nguyên tắc quan trọng đó là trước khi bắt đầu cần quyết định đích cần đạt được. Đích ở đây không phải là thời gian mà là mục đích. Tên cuộc họp tránh những nội dung chung chung không rõ nội dung như “Cuộc họp về kế hoạch XYZ”, thay vào đó cần có cái tên rõ ràng, cụ thể hơn trước khi thông báo tới mọi người, ví dụ như “Hội nghị quyết định phương hướng nâng cao tỷ lệ khách hàng trong kế hoạch XYZ”.
Tại sao phải làm như vậy? Khi làm rõ được mục đích của cuộc hội họp, một khi có được kết luận thì chúng ta có thể kết thúc cuộc họp để tránh cuộc họp kéo dài một cách lãng phí. Ban đầu, dự định cuộc họp là 1h, nhưng sau 20 phút đã có được kết quả thì vẫn có thể kết thúc cuộc họp. Hơn nữa, một khi chúng ta có quyết định trước với nhau “một khi cho ra kết luận sẽ kết thúc cuộc họp” sẽ phần nào tạo động lực khích lệ người tham gia đóng góp ý kiến để sớm hoàn thành mục tiêu cuộc họp.
“Vẫn còn thời gian nhỉ” và tiếp tục cuộc họp một cách dài dòng là điều tối kỵ. Lại nữa, một khi đã quyết cuộc họp là 1 tiếng thì cho dù kết thúc 1 tiếng mà chưa cho ra kết luận thì cũng cần phải kết thúc cuộc họp khi hết thời gian. Tại sao vậy? Bởi nếu có tiền lệ xấu thì những người tham gia sẽ suy nghĩ rằng “đằng nào thì cuộc họp cũng kéo dài mà” nên không tập trung cao độ khi tham gia.
Khi kết thúc cuộc họp mà không cho ra được kết luận thì sẽ tổng kết những hạng mục chưa được quyết và đề nghị các thành viên tham gia sắp xếp lại thông tin để cân nhắc trong buổi họp tới.
Phòng họp cũng không cần phải làm một căn phòng lộng lẫy, đầy đủ tiện nghi nếu không thực sự cần thiết. Đây cũng không phải là nơi giải lao nên cũng không cần chuẩn bị nước. Ở một công ty nọ, các nhân viên không ngồi mà đứng để tham gia cuộc họp, sau 15 phút cho cuộc họp kết thúc. Đây cũng là một trong những cách làm theo tôi là hết sức thông minh.
Một giây, một phút nếu không cần thiết thì cũng không nên dành thời gian cho chúng. Đây cũng là nguyên tắc tối thiểu cần tuân thủ đối với hội họp.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Theo cuốn “１分間「仕事術」松尾昭仁著
