Tôi bị một Sempai lúc nào cũng có vẻ rất bận rộn hỏi.
“Cuộc họp ngày hôm nay ấy, nội dung là gì ấy nhỉ”
Tôi cúng không hiểu rõ. Thực lòng cảm thấy có lỗi với Sempai nhưng bản thân tôi cũng không nắm rõ, vì vậy tôi đành trả lời theo những gì mình nghĩ một cách mô hồ
“Chẳng phải là chũng ta sẽ báo cáo tình hình hiện tại và đề án cho những bước tiếp theo sao”.
Cách làm như vậy quả thực là hoang đường. Tuy vậy, chẳng phải thực tế có rất nhiều trường hợp trước khi tham dự cuộc họp mà bản thân không hiểu rõ chủ để của cuộc họp là gì.
Đi vào cuộc họp mới bắt đầu nghe giải thích chủ đề của cuộc họp. Chính vì vậy, bạn sẽ không thể nào suy nghĩ sâu sắc đối với chủ đề được đưa ra. Cũng bởi vì hầu hết tất cả những người tham dự đều ở trạng thái như bạn nên cuộc họp đành kết thúc một cách mơ hồ. Kết quả là thời gian bị lãng phí mà chẳng thể đưa ra bất kì kết luận nào.
Điều xấu hơn nữa là khi thời gian của cuộc họp kết thúc, các nhân viên lại lao đầu vào bận rộn với công việc của mình và quên mất hoàn toàn nội dung cuộc họp đó. Mặc dù không thể đưa ra ngay những kết luận và phương hướng nhưng tôi nghĩ rằng mỗi cuộc họp đương nhiên cũng có một ý nghĩa nhất định nào đó. Và tất nhiên hành động dựa vào cuộc họp đó cũng không sảy ra.
Chẳng bao lâu cuộc họp tiếp theo cũng đến.
“…Cuộc họp ngày hôm nay là làm gì ấy nhỉ?”
Bạn có thấy như vậy chẳng phải thời gian bỏ ra thật lãng phí hay sao.
Quy tắc đối với cuộc họp trong suy nghĩ của tôi đó là tỷ lệ “3 : 3 : 3”.
3 đối với chuẩn bị trước, 3 đối với cuộc họp chính thức, 3 đối với việc phản hồi (feedback). Nói một cách đơn giản, Cả 3 công việc trên đều chiếm một tỷ lệ về tầm quan trọng là như nhau.
Như ví dụ tôi trên, tỷ lệ này sẽ là “1 : 9 : 0”. Hoặc có lẽ là “0 : 10 : 0”.
Một cuộc họp được xem là lý tưởng là chia sẻ cho các thành viên tham gia về chủ đề của cuộc họp bằng việc phát tài liệu trước cho họ. Khi cuộc họp chính thức bắt đầu, các thành viên tham gia sẽ tranh luận những ý kiến mà mình đẫ suy nghĩ thấu đáo từ trước và đưa đến nhứng kết luận. Nếu như kết luận đã được ra từ trước thì khi vào cuộc họp chính thức sẽ thuyết trình về những kết luận đó và có thể đưa ra được những hành động cụ thể.
Sau khi kết thúc, hãy xác nhận lại những hạng mục đã được quyết định. Cần ghi lại thành tài liệu những nội dung như học cái gì, đã hội ý những gì. Sau đó, nhanh chóng đưa tài liệu đó đến toàn nhân viên. Bằng việc làm như vậy thì vào cuộc họp tiếp theo sẽ có thể bắt đầu từ điểm đã được hợp ý từ buổi họp lần trước.
Tôi đã lấy cuộc họp như là một ví dụ, tuy nhiên, tôi nghĩ rằng nguyên tắc này có thể phù hợp cho bất kỳ công việc nào. Khi bạn còn trẻ, hãy cố gắng tập cho mình thành thói quen việc phân bổ thời gian cho việc chuẩn bị・tham gia chính thức・phản hồi để công việc được tiến triển.
[divider]
Ngocnguyen
Tham khảo: 入社1年目の教科書－岩瀬大輔
