Người ta thường nói rằng khi bắt đầu quen với công việc, chính là lúc dễ gặp thất bại nhất. Bởi vì khi này nhân viên đều nghĩ “mình đã hiểu rồi” nên bắt đầu cắt bớt công đoạn hoặc quá tự tin vào khả năng của bản thân mà lười xác nhận lại.
Chuyên gia đào tạo Terumi Tomiyasu đã từng có kinh nghiệm về một thất bại khi tự cho phép mình lơ là trong công việc.
Chuyện kể về một ngày ông đi làm vào ngày nghỉ để sửa chữa chiếc khuôn trong dây chuyền sản xuất. Vì là công việc đã quá quen thuộc đã thực hiện quá nhiều nên ông không thực sự làm việc một cách cẩn thận dẫn đến chiếc khuôn bị biến dạng.
Ông đã cố gắng để tự sửa lại chiếc khuôn nhưng kết cục lại khiến vết biến dạng trầm trọng thêm khiến dây chuyền sản xuất phải dừng vào đầu tuần tiếp theo. Đây là kinh nghiệm cả đời này ông cũng không thể quên.
Ông Tomiyasu kể lại.
Khi đó tới mới ngoài 30 tuổi, đã quen công việc và nghĩ rằng “mình đã hiểu mọi thứ”. Chính vì, tôi làm công việc đã quá quen thuộc nên đã nhầm lẫn thứ tự dẫn đến thất bại lớn.
Càng làm công việc mình có nhiều kinh nghiệm hay công việc gặp nhiều thuận lợi khi thực hiện, con người càng mất tập trung. Tính tự mãn chính là nguyên nhân lớn dẫn tới khả năng gặp thất bại.”
“Chắc chắn làm được” là cách chỉ việc tồi
Việc đào tạo nhân viên cũng tương tự như vậy. Khi bạn nói với nhân viên rằng “Tôi nghĩ cậu chắn chắn làm được” hay “Tôi biết chắc cậu đã hiểu rồi” cũng giống như bạn đang đưa họ tới thất bại to lớn. Đối với nhân viên, việc khen họ quá lời là việc cấm kị với cấp trên.
Chuyên gia đào tạo Wataru Hashimoto, người từng chịu trách nhiệm bộ phận sơn mẫu xe Lexus tại Toyota cũng là một người có kinh nghiệm thất bại khi nghĩ rằng “mình đã hiểu rồi”.
Công đoạn sơn chiếc xe Lexus khá đặc thù so với các mẫu xe bình thường, có những vết xước rất khó nhìn bằng mắt thường mà chỉ hiện lên khi có ánh sáng chiếu vào. Cũng có những vết xước không phát hiện được với ánh sáng buổi trưa nhưng lại hiện rõ với ánh sáng chiều hoặc chiều tối. Vì thế ở công đoạn kiểm tra chất lượng, phương pháp thay đổi bước sóng ánh sáng đã được áp dụng để không bỏ sót lỗi.
Đến một ngày, một đại lý liên lạc và phàn nàn về việc “họ phát hiện vết xước trên một chiếc xe Lexus”. Vết xước này thuộc loại thay đổi phụ vào cường độ ánh sáng và khả năng bộ phận chất lượng đã bỏ sót.
Khi tìm kiếm nguyên nhân, người phụ trách công đoạn kiểm tra hiểu ra rằng vấn đề do một nhân viên mới được chuyển công tác từ một công xưởng khác. Cấp trên nghĩ nhân viên này là một người nhiều kinh nghiệm, chắc chắn đã nắm được điểm cần lưu ý trong quá trình kiểm tra xe Lexus nên không hướng dẫn lại.
Ông Hashimoto lúc đó đã tự nhận trách nhiệm về việc không chỉ lại một làn nữa cách kiểm tra cho người nhân viên kia. Từ đó về sau, kể cả với nhân viên dày dạn kinh nghiệm ông cũng chỉ bảo chi tiết về phương pháp kiểm tra chất lượng sơn mẫu xe Lexus.
Chuyên gia đào tạo Ohsima Hiroshi, người cũng có kinh nghiệm về thất bại khi nghĩ “mình đã hiểu rồi” kể lại.
Sau khi sửa chữa thiết bị, tôi đã tóm tắt toàn bộ phương pháp và các bước tiến hành vào cuốn sổ ghi chú.
Thiết bị này sử dụng một loại đai đặc thù. Khi sửa cần ướm đai với độ lớn của thiết bị, sau đó cắt và nối lại. Vì thế tôi đã ghi chú lại thao tác này như sau “Ướm đai vào thiết bị, cắt ngắn, rồi nối lại”.
Vài ngày sau, một nhân viên khác khi tiến hành bảo dưỡng thiết bị đó cũng làm theo đúng các bước tôi đã ghi trong cuốn sổ ghi chú. Tuy nhiên, cậu ấy làm mãi mà vẫn không xong. Khi tôi lo lắng quay lại kiểm tra thì thấy cậu đang vật lộn với chiếc dây đai.
Việc thay dây đai tôi chỉ thực hiện trong 5 phút nhưng cậu nhân viên kia làm trong suốt 2 tiếng vẫn không hoàn thành. Kết cục, dây chuyền sản xuất buộc phải dừng lại.
Không gian nới nối dây đai rất hẹp đến mức tay người cũng không thể đưa vào được. Thế mà câu nhân viên đã ướm đai theo máy, cắt rồi cố gắng nối dây đai trong không gian chật trội đó. Chiều dài đai chỉ vừa đủ, trong khi tay không để đưa vào được thì không nối được là điều đương nhiên.
Khi thao tác, ông Ohsima đã ướm dây dai vào máy, nối lại rồi mới cắt phần thừa. Vì để nguyên sợi dây đai nên ông vẫn nối được ở trong khe hẹp đó.
Sau đó, ông bị cấp trên mắng rằng “Cách viết của cậu quá tồi”. Đối với ông Ohsima, “việc nối dây đai rồi mới cắt là điều đương nhiên” và “không nhất thiết phải viết kĩ đến như vậy cũng chắc chắn làm được”. Việc ông lược bỏ điểm mấu chốt trong cách làm của mình đã dẫn tới một thất bại.
Qua sự việc này, ông Ohsima đã trải qua cảm giác thất bại khi ôm suy nghĩ “Tôi chắc chắn làm được”, “Tôi nghĩ mình đã hiểu”.
“Tin tưởng” không có nghĩa là “Tin dùng”
Chuyên gia đào tạo Toshio Harada cho rằng “Dù có ‘tin tưởng’ cấp dưới cũng không được ‘tin dùng’”.
Đây chính là câu nói cấp trên đã chỉ cho tôi khi còn làm việc tại Toyota. Việc tiếp xúc với cấp dưới trên lập trường tin tưởng “nếu giao việc cho cậu ấy, chắc chắn sẽ có kết quả” là hoàn toàn chính xác. Nếu không như vậy, cấp dưới sẽ không tự suy nghĩ và trở thành kiểu nhân viên chỉ biết chờ đợi chỉ thị.
Tuy nhiên, dù có tin tưởng đến cỡ nào, dù nhân viên đó có ưu tú đến mức nào thì cũng không thể chắn chắn họ có thể thực hiện hoàn hảo tất cả công việc được giao.
Đặc biệt đối với người có lòng tự cao sẽ không bao giờ nói rằng “tôi không biết”. Nếu làm việc mà không hiểu thì sẽ dẫn tới khả năng mắc lỗi cao. Vì thế dù có tin tưởng cũng không được tin dụng.
Nếu có một chút bất an “liệu có ổn không?” thì việc xác nhận lại phương pháp thực hiện của nhân viên đó là rất quan trọng. Khi đó, nếu nhận được một câu trả lời không rõ ràng hay có khả năng thiếu kiến thức và kinh nghiệm thì không thể tin dụng được.
Khi giao một công việc mới cũng vậy, cần thiết phải có một cuộc trao đỗi kĩ lưỡng. Nếu thực hiện theo cách làm này, chúng ta có thể phòng tránh được thất bại xảy ra.
POINT: Khi đã quen công việc và quá tự tin vào bản thân mình thì nhân viên sẽ bắt đầu chểnh mảng công việc. “Tôi nghĩ mình đã hiểu” là một trong những nguyên nhân gây ra thất bại.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: トヨタの失敗学
