Để phòng tránh thất bại do nguyên nhân “Tôi nghĩ mình đã hiểu”, nếu chỉ thuyết minh bằng mồm hay chỉ thị thì vẫn chưa đủ. Chỉ sử dụng lời nói thì khả năng truyền đạt sẽ bị giới hạn.
Chuyên gia đào tạo Ohsima Hiroshi cho rằng “Theo tôi nếu bạn chỉ giải thích cho đối phương bằng lời nói thì nên nghĩ họ chỉ hiểu được 30% mà thôi”.
Những chuyên gia như chúng tôi thường bắt đầu từ lý thuyết khi chỉ đạo kaizen cho khách hàng. Tuy trong giờ học chúng tôi đã sử dụng các tài liệu cơ bản về phương thức sản xuất Toyota để giảng dạy, nhưng đối với những người chưa bao giờ nghe đến thì dù có giải thích thế nào đi chăng nữa cũng khó có thể kì vọng họ sẽ hiểu được toàn bộ. Đối với nhân viên Toyota, họ có thời gian để làm quen và nghiền ngẫm nên nghĩ đó là đương nhiên. Thế nên tôi tuyệt đối không bao giờ nghĩ “Chỉ cần giải thích một lần là hiểu”. Sau giờ học lý thuyết tôi sẽ dẫn học viên xuống tận hiện trường để họ có thể hiểu rõ được những điểm cốt yếu trong giờ học.”
Dù chỉ truyền đạt tuần tự công việc cho cấp dưới nhưng nhiều cấp trên đã nghĩ ngay rằng “Tôi đã chỉ cả rồi”. Việc đó vô tình khiến cấp dưới sinh ra tự mãn “Tôi nghĩ mình đã hiểu rồi”, là nguyên nhân dẫn tới thất bại.
Sau khi giải thích bằng lời nói, bạn hãy để nhân viên làm thử trực tiếp tại hiện trường. Tùy từng trường hợp mà cấp trên cần làm mẫu cho nhân viên xem trước để học viên có thể hiểu được điểm mấu chốt là rất quan trọng.
Chia sẻ “Ví dụ trong quá khứ”
Theo tôi đã có nhiều công ty đã áp dụng phương pháp chỉ việc “Lý thuyết + Thực tiễn”. Nhưng quản lý ở Toyota sẽ không dừng lại ở đó.
Theo ông Ohsima “Ngoài học và thực hành, việc kết hợp thêm với việc chia sẻ ví dụ trong quá khứ là rất quan trọng”.
Đứng ở trên lập trường của cấp trên hoặc nhân viên đàn anh, đến bây giờ họ chắc chắn đã từng được trải qua rất nhiều kinh nghiệm thành công cũng như thất bại trong quá trình lập lại công việc giống nhau. Dựa vào đó, nếu họ chỉ thêm những điểm cần lưu ý trong thất bại hoặc mánh để thực hiện công việc thuận lợi hơn thì sẽ giúp cấp dưới dễ hiểu hơn.
Ví dụ, khi chỉ đạo 5S tại công xưởng, các chuyên gia đào tạo không chỉ dạy “Việc vứt bỏ những đồ vật không cần thiết”, mà còn cần phải cho thực hiện ngay tại hiện trường để học viên tự mình trải nghiệm được “nhìn vào đâu để biết ngay đồ vật đó không cần thiết” và chia sẻ thông tin.
Không chỉ nói “Hãy vứt bỏ những đồ vật không cần thiết”, mà cần phải truyền đạt kinh nghiệm của bản thân như “Những đồ không cần thiết thường được giấu gần bờ tường”, “Những đồ vật không cần thiết thường không được sử dụng trong vòng 1 tháng trở lại”.
Hơn nữa, nếu quan sát được đối phương là ai thì việc chỉ dạy cũng trở nên hiệu quả hơn. Để có thể chỉ dạy cho người khác, không đơn giản chỉ hiểu và tự mình làm hoàn hảo mà cần phải hiểu rất sâu. Tức là, không chỉ mình làm được mà để dạy cho người khác cần phải hiểu hết mọi thứ.
Như vậy, ngoài “lý thuyết + thực tiễn”, việc kết hợp với “quan sát cách dạy + lời khuyên” và lập lại vòng tròn này nhiều lần sẽ giúp đối phương lần đầu hiểu được bản chất của công việc và phòng tránh được làm việc với suy nghĩ “tôi nghĩ mình đã hiểu”.
POINT: Truyền đạt bằng ngôn ngữ dù gì vẫn có giới hạn. “Tôi đã chỉ rồi” là nguyên nhân dẫn tới thất bại lớn.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: トヨタの失敗学
