Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
Loại 5 – Lãng phí do vận chuyển/di chuyển
[divider]
Không sản xuất trước thời điểm cần thiết
Tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về “lãng phí do sản xuất quá nhiều”.
“Lãng phí do sản xuất quá nhiều” được định nghĩa là việc sản xuất nhiều hơn so với số lượng cần thiết và sớm hơn so với thời điểm cần thiết.
Ở đây “lượng cần thiết” chính là “lượng phù hợp với doanh số bán hàng”, tức là lượng sản phẩm đã sản xuất mà không bán được thì sẽ trở thành lãng phí.
Ngoài ra, trong phương thức Toyota một điểm mấu chốt nữa là “Việc sản xuất sớm hơn so với thời điểm cần thiết” cũng được coi là lãng phí.
Tại công xưởng sản xuất, khi dư giả về vật liệu, con người, máy móc thì người ta sẽ có tâm lý muốn sản xuất trước sản phẩm. Tuy nhiên, nếu sản phẩm cung cấp sớm hơn so với nhu cầu của khách hàng và họ không mua nữa thì sẽ bị “ế”. Nói một cách khác chúng ta đã không thể cung cấp một sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Hơn nữa, nếu sản xuất quá sớm còn dẫn tới lượng tồn kho chất đống tại các công đoạn, tức là lại sinh ra “Lãng phí do tồn kho”.
Tóm lại lãng phí do sản xuất quá nhiều không những làm phát sinh lãng phí tồn kho mà còn dẫn tới lãng phí do gia công, do vận chuyển, do kiểm tra, đóng gói… Và khi làm việc, có thể “lãng phí do chờ đợi” và “lãng phí do động tác” đang ẩn nấp đâu đó trong công việc.
Có nghĩa là “lãng phí do sản xuất quá nhiều” là “loại lãng phí lớn nhất và là nguồn gốc phát sinh rất nhiều loại lãng phí khác”.
“Không làm nữa” không có nghĩa là lười biếng
Một trong những phương pháp để tránh phát sinh “lãng phí do sản xuất quá nhiều” là có ý thức “Không thể loại bỏ được hay sao?”, “Không làm có được không?”.
Trong công việc tại văn phòng có đang tồn tại những lãng phí như vậy không?
Ví dụ, tại một văn phòng có một ý tưởng được đánh giá rất cao là in báo cáo tháng và phát tới tất cả các bộ phận khác trong công ty. Và họ quyết định chỉ định người chịu trách nhiệm để thực hiện và duy trì công việc này.
Công việc được duy trì trong vài năm cho tới khi thay thế trưởng bộ phận. Người trưởng bộ phận mới đã chỉ trích rằng “Việc này được làm từ trước tới nay, nhưng thật sự có cần thiết?”. Tuy có sự phản đối của một số nhân viên trong bộ phận nhưng ông vẫn quyết định dừng việc này lại. 2 tháng sau, không thấy ai ở bộ phận khác làm tiếp và thời gian sau đó thì việc in báo cáo bị bỏ hoàn toàn.
Từ ví dụ trên chúng ta có thể thấy có những việc “nếu có thì tốt” nhưng cũng có những việc “không có cũng chẳng sao”.
Chúng ta cũng hay bắt gặp nhưng trường hợp tương tự như sau.
Catalog hiện tại đương nhiên là có 3 loại sản phẩm chủ lực hiện tại nhưng cũng có toàn bộ những sản phẩm mà đã được phát triển trước đó. Nếu gom hết những sản phẩm trước đó thành một quyển catalog riêng thì không chỉ tiết kiêm được thời gian và tiền bạc cho việc in ấn một quyển catalog toàn bộ sản phẩm, mà còn giúp nhân viên đỡ vất vả khi không phải mang cả quyển lớn đi giới thiệu với khách hàng.
Ở đây, việc in ấn quyển catalog chứa toàn bộ sản phẩm chính là việc “không có cũng chẳng sao”.
Cùng với thời gian, tần suất, khối lượng và đối tượng trong công việc cũng sẽ thay đổi. Nếu cứ giữ thói quen “Nên làm thêm việc này nữa” thì công việc sẽ ngày càng tăng lên.
Việc từ bỏ những việc đang làm có thể khiến người ta liên tưởng tới “sự lười biếng” và gây ra ác cảm nhưng chính việc làm những công việc không cần thiết dẫn tới phát sinh thêm công việc cho người khác mới là tội lớn.
Vì thế, hãy thử từ bỏ những công việc không làm cũng được.
Xác nhận mức độ quan trọng của công việc
“Lãng phí do sản xuất quá nhiều” trong công việc văn phòng ngoài những công việc không cần thiết còn có việc nhiều người cùng làm công việc giống nhau.
Ví dụ, cả bộ phận kinh doanh và Maketting đều tự mình thực hiện việc dự đoán doanh số bán hàng.
Đầu ra của số liệu hoặc bản chất số liệu có thể khác nhau nhưng bạn nên ý thức việc nếu một công việc giống được thực hiện bởi nhiều người thì “Liệu chỉ cần một người làm thì có sao không?”
Tôi nghĩ rằng công ty của bạn cũng đang phát sinh rất nhiều việc giống nhau. Khi đó, đừng phân vân làm gì, thay vì làm những việc giống nhau, việc bỏ bớt đi sẽ là cách làm thông minh.
[divider]
POINT: Lãng phí do sản xuất nhiều hơn so với số lượng cần thiết cần phải loại bỏ triệt để bởi suy nghĩ “Không thể loại bỏ được hay sao?”, “Không làm có được không?”.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
