Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
[divider]
“Tồn kho” trong công việc sẽ gây phiền hà tới công đoạn sau
Tại Toyota, đã tồn tại triết lý “Just in Time”. Đây là cách suy nghĩ “Chỉ sản xuất sản phẩm cần thiết, khi cần thiết với số lượng cần thiết, không để tồn kho quá lượng cần thiết”.
Có nghĩa là tại Toyota, những thứ dư thừa sẽ bị coi như “Lãng phí do tồn kho” và là đối tượng cần được cắt giảm. Lãng phí do tồn kho cũng là một trong 7 loại lãng phí.
Lãng phí do tồn kho được định nghĩa là số lượng vật liệu, chi tiết, sản phẩm hoàn thành được bảo quản trong kho nhiều quá mức cần thiết, không thể sử dụng được ngay. Hàng tồn kho bản thân nó không sinh ra lợi nhuận nhưng lại gây tốn chi phí bảo quản và quản lý. Vậy nên việc giảm thiểu lượng hàng tồn kho cũng giống như tạo ra lợi nhuận.
Trong công xưởng sản xuất, mọi người đều tưởng tượng rằng hàng tồn kho là những thứ có thể nhìn thấy ngay bằng mắt thường, nhưng trong công việc văn phòng thì rất khó thấy loại lãng phí này.
Đối với nhân viên văn phòng, tồn kho chính là những việc họ nên làm mà chưa được giải quyết.
Việc nên làm quá nhiều đến nỗi không xử lý tới được, nhiều khi muốn làm nhưng không có thời gian nên đành để vậy…Không ít người đã từng đã từng lâm vào hoàn cảnh ôm cả đống việc như thế này.
Thế nhưng nếu cứ bảo lưu công việc mà không thực hiện thì sẽ làm phiền đến người ở công đoạn sau, là người đang muốn giải quyết bước tiếp theo. Và kết quả là công việc sẽ bị chậm so với kế hoạch ban đầu.
Ví dụ trong trường hợp nếu công việc A không xong thì không thể tiến hành công việc B, càng để tồn kho công việc A thì kế hoạch càng bị kéo chậm lại.
Mánh để thực hiện trôi chảy bản Ringisho (tạm dịch: Bản xin ý kiến đồng thuận)
(Bản Rigisho được thực hiện bằng cách lấy chữ ký hoặc con dấu như là ý kiến đồng thuận của người liên quan đến một vấn đề nhằm cắt giảm bớt thời gian lãng phí cho các buổi họp)
Trong vị trí quản lý hẳn không ít người hay nghĩ rằng “Gom lại một thể rồi quyết định cho nhanh” và giữ lại mà không xử lý ngay.
Và đương nhiên khi người này không làm thì bản Ringisho cũng không được chuyển tới người tiếp theo. Đối với người tiếp theo thì việc này sẽ gây lãng phí lớn về thời gian chờ đợi.
Chính vì lý dó nên chúng ta không được tích công việc lại mà phải xử lý nhanh để chuyển ngay cho công đoạn sau giải quyết, cách làm này sẽ giúp quản lý kế hoạch hiệu quả.
Để hồ sơ, tài liệu cần được quyết định sớm để có thể lưu chuyển nhanh thì nên xây dựng một hệ thống mà công việc không bị lưu lại.
Việc này giúp chúng ta hướng tới tổng thể thay vì cá nhân.
Ví dụ, ở vị trị nhận chữ ký trong tài liệu nên ghi sẵn “Thời gian đưa cho người tiếp theo”. Nếu làm như thế này, người giải quyết sẽ biết được mình có thể lưu lại trong bao lâu và ý thức được việc cần sớm thực hiện để chuyển cho người kế tiếp.
“Lãng phí” do việc dồn ứ thư điện tử (mail)
Việc không trả lời thư điện tử cũng trở thành lãng phí do tồn kho.
Đặc biệt, trong kinh doanh, thư điện tử là một trong những phương pháp liên lạc chiếm một vai trò rất quan trọng nên càng trả lời thư muộn thì nguy cơ xảy ra lỗi trong công việc càng lớn và có thể ảnh hưởng đến kế hoạch.
Trả lời ngay mỗi khi nhận được thư điện tử không phải cách làm hiệu quả nhưng nếu tận dụng thời gian trống khi di chuyển để trả lời, và trong 1 ngày cần quyết định thời gian trả lời và xử lý thư là rất quan trọng.
Tôi khuyên các bạn nên tạo sẵn quy tắc để sàng lọc và sắp xếp thư điện tử hàng ngày. Những người không có quy tắc dọn dẹp thì hòm thư tới luôn trong trạng thái đầy ắp thư, có khả năng sẽ xảy ra việc bỏ qua thư quan trọng hay trả lời muộn.
Ví dụ, dưới đây là 4 thư mực được tạo ra để phân loại và quản lý thư điện tử.
1 Xóa
2 Bảo quản nhất thời
3 Công việc khác
4 Hòm thư tới
Trong thư mục 1 Xóa được dùng để chứa những loại thư như tạp chí nội bộ, liên lạc trong công ty, thư được cc…sau khi đã xem qua.
Thư mục 2 Bảo quản nhất thời được dùng để chứa những thư đã được xử lý một lần nhưng bất an nếu xóa ngay. Kết cục đến quá nửa trong số này có thể di chuyển ngay đến thư mục Xóa, nhưng đối với những người cảm thấy không yên tâm thì nên bỏ vào thư mục này. Tuy nhiên, cần tạo quy tắc như sẽ di chuyển đến thư mục 1 Xóa sau 1 tháng.
Thư mục 3 Công việc khác, là những nội dung liên quan tới khác hàng và các công ty đang giao dịch khác, tuy đã xử lý rồi nhưng vẫn cần lưu lại. Cũng có thể tạo thêm những thư mục khác cùng chủng loại như “Khách hàng khác”.
Cuối cùng là thư mục 4 Hòm thư đến, dùng để bảo quản những thư chưa thể xử lý được ngay. Đối với những thư như thế này, nếu thể hiện rõ ràng là thư chưa được xử lý thì có thể phòng tránh được việc quên không trả lời.
POINT: Trong công xưởng sản xuất, “Tồn kho” cũng đồng nghĩa với phát sinh chi phí. Công việc bị chất đống không được giải quyết ở văn phòng cũng tương đương với “Tồn kho”.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
Có thể do nguồn tài liệu. Theo sách Tokyo way Ko phải là ko có hàng tồn kho. Triết lý là tùy vào flow mà sẽ có buffer hay ko có buffer hàng (chương 4) https://www.amazon.com/Toyota-Way-Management-Principles-Manufacturer/dp/0071392319
Thực ra cách nào cũng có rủi ro thôi. Ôm hàng trong người thì rủi ro thấy rõ rồi. Để không giữ hàng tồn kho và bớt phụ thuộc vào một nhà cung cấp, họ chọn nhiều nhà cung cấp. Với lại động đất lớn như vừa rồi chẳng biết khi nào xảy ra nên ôm hàng mà không có động đất thì còn thiệt hại nhiều hơn. Toyota chỉ chọn phương án ít rủi ro hơn thôi.
Cái vụ Just in time này của Toyota trước t cũng tranh luận với thày giáo suốt. Theo t được biết thì Toyota không có hàng tồn kho, khi cần bất kỳ nguyên liệu, chi tiết gì họ order với các suppliers. Hàng được chuyển đến sẽ được đưa ngay vào dây chuyền sản xuất. Điều này nghe qua thì rất lý tưởng vì hàng tồn kho đúng là một loại chi phí của doanh nghiệp, nếu loại bỏ được nó thì giảm đi rất nhiều chi phí. Tuy nhiên điều này cũng có rủi ro. Ví dụ như nếu supplier nào đó gặp vấn đề mà ko thể cung cấp được hàng thì cả dây chuyền, hệ thống phải dừng lại. Dẫn chứng là trong năm nay có mấy supplier của Toyota do sự cố cháy nổ phải ngừng sản xuất để sửa chữa. Vì việc này mà Toyota cũng chịu thiệt hại không nhỏ.