Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
[divider]
Dù đã cố gắng thực hiện nhưng công việc thực vẫn không tiến triển như mong muốn
7 loại lãng phí là các góc nhìn được sử dụng để kaizen loại bỏ lãng phí trong công xưởng sản xuất của Toyota. Tuy nhiên những góc nhìn này cũng rất hữu hiệu nếu sử dụng để phát hiện lãng phí hàng ngày tại văn phòng để công việc được tiến triển thuận lợi hơn.
“Lãng phí do chờ đợi” là trạng thái người nhân viên có muốn thực hiện công việc tiếp theo cũng không thể và nhất thời không có việc làm.
Trong công xưởng sản xuất những trạng thái sau đây sẽ phát sinh thời gian chờ đợi.
Trong dây chuyền sản xuất, sản phẩm từ công đoạn trước không tới.
Phát sinh sự cố, thiết bị dừng làm việc.
Thiếu nguyên liệu khiến công việc tiếp theo không thể thực hiện.
Có quá nhiều nhân viên, làm phát sinh người nhất thời không có việc làm.
Chẳng phải trong văn phòng cũng thường thấy những trạng thái tương tự hay sao? So với số thiết bị, số nhân viên đông hơn nên những trạng thái trên phát sinh khá thường xuyên.
Ví dụ, khi nhờ cấp dưới làm giúp tài liệu ngay trước thời điểm mình cần, thì cho đến khi tài liệu được hoàn thành, cấp trên sẽ rơi vào trạng thái phải chờ đợi.
Trong trường hợp này, không chỉ là việc phát sinh thời gian chờ đợi, mà nếu đúng vào thời điểm công việc không còn dư giả thời gian thì nguy cơ chậm kì hạn cũng có khả năng sẽ xảy ra.
Khi này việc quan trọng nhất là phải ý thức lịch trình tổng thể trong công việc và kiểm tra trước thời gian cần thiết đối (Thời gian có thể hoàn thành việc được giao) với cấp dưới (công đoạn trước của mình). Có nghĩa là, nên trao đổi trước với cấp dưới về công việc và thời gian tiêu tốn khi thực hiện.
Nếu làm được như vậy, có thể giao việc cho cấp dưới đúng thời điểm thích hợp và tránh được nguy cơ chậm trễ trong công việc.
Hơn nữa, nếu nắm được thời gian thực hiện của công đoạn trước, sẽ biết được việc phát sinh thời gian chờ đợi nên có thể tiến hành công việc khác. Tương tự, nếu sắp xếp được công việc phù hợp hợp với thời gian thực hiện các công việc khác cũng là cách sử dụng hiệu quả thời gian.
“Sử dụng cùng lúc nhiều máy” sẽ giúp sử dụng hữu hiệu thời gian chờ đợi
Khi loại bỏ thời gian chờ đợi, không chỉ suy nghĩ một công việc duy nhất mà cần suy nghĩ tổng thể công việc mình đang phụ trách.
Trong công xưởng sản xuất có tồn tại suy nghĩ “Sử dụng cùng lúc nhiều máy”, tức là một nhân viên có thể vận hành cùng lúc nhiều máy. Bởi khi vận hành dây chuyền sản xuất không nhất thiết lúc nào cũng cần sự có mặt của con người, khi đó sẽ phát sinh thời gian chờ đợi. Vì thế, việc sắp xếp thời gian chờ đợi hợp lý để 1 người có thể vận hành nhiều cùng lúc nhiều máy sẽ giúp rút ngắn tổng thời gian thực hiện công việc.
Công việc tại văn phòng cũng vậy, khi nhờ vả người thứ 3 đối ứng giúp hay khi đợi sự đồng thuận từ cấp trên sẽ xuất hiện thời gian chờ đợi. Nếu trong thời gian này có thể kết hợp tiến hành song song công việc khác thì có thể rút ngắn tổng thời gian thực hiện.
Ví dụ, công việc A cần 4 giờ để giải quyết, còn công việc B cần 3 giờ. Nếu xử lý lần lượt cần từng công việc thì sẽ phải mất 7 giờ đồng hồ. Tuy nhiên, lần lượt trong công việc A, B có tồn tại thời gian chờ đợi thì nếu kết hợp thực hiện song song cả hai công việc thì sẽ có khả năng rút ngắn đáng kể tổng thời gian thực hiện.
Triệt để loại bỏ thời gian chờ đợi bằng cách “Bình chuẩn hóa” công việc
Để giải quyết vấn đề loại bỏ lãng phí chờ đợi, suy nghĩ “Bình chuẩn hóa” luôn phát huy hiệu quả.
Bình chuẩn hóa được định nghĩa là việc chia bình quân chủng loại và số lượng của chi tiết gia công từ công đoạn trước tới công đoạn sau trong sản xuất.
Giả sử nếu công đoạn sau dồn tất cả chi tiết lại và chỉ nhận trong một lần thì công đoạn sau phải tự điều chỉnh sao cho phù hợp. Tuy nhiên việc này sẽ tạo áp lực công việc lớn cho chính công đoạn sau. Nhưng nếu chia ra và thực hiện tuần tự một lượng công việc nhất định thì công việc có thể được tiến hành suôn sẻ.
Ví dụ, ở văn phòng cũng sẽ xảy ra những trường hợp tương tự.
Trong trường hợp kì hạn nộp hồ sơ xin quyết toán kinh phí được quyết định là “cuối tháng”, thì kiểu gì cũng có người dồn tất cả đến gần cuối tháng rồi nộp một thể cho bộ phận tài vụ. Nếu số lượng nhân viên như vậy càng đông thì đến cuối tháng sẽ có một lượng rất lớn hồ sơ được chuyển đến phòng tài vụ chờ giải quyết. Nói cách khác một lượng công việc rất lớn sẽ phát sinh tại phòng tại vụ mỗi cuối tháng. Đây có thể sẽ trở thành nguyên nhân khiến nhân viên ở phòng tài vụ phải làm thêm giờ.
Tuy nhiên, ngoài thời điểm cuối tháng những ngày khác công việc liên quan đến hồ sơ quyết toán kinh phí lại rất ít và sẽ sinh ra “thời gian chờ đợi”.
Ví dụ, nếu từng nhân viên thay vì gom toàn bộ hồ sơ nộp vào cuối tháng, mà nộp theo từng tuần thì công việc của phòng tài vụ sẽ được bình chuẩn hóa, thời gian chờ đợi sẽ ít đi. Giống như thế này, không chỉ công việc của bản thân, việc suy nghĩ dựa trên thời gian thực hiện công việc của công đoạn sau cũng rất quan trọng.
Hãy bắt đầu từ những công việc mất nhiều thời gian
Trong các phương pháp giúp giảm thiểu “thời gian chờ đợi” thì “Việc bắt đầu từ những công việc mất nhiều thời gian” cũng là một cách hữa hiệu.
Con người vốn dĩ là động vật ưu nhàn nhã, nên nhân viên thường có khuynh hướng thích bắt đầu từ những công việc đơn giản và không mất nhiều thời gian như quyết toán, xử lý số liệu…và để những công việc quan trọng phải làm nhưng mất nhiều thời gian lại phía sau. Nếu làm theo cách nay thì nhiều trường hợp thường thực hiện với thời gian dài hơn so với kế hoạch. Hơn nữa, thời gian suy nghĩ cũng cần thiết nên khi có khúc mắc ở đâu đó thời gian thực hiện sẽ bị kéo dài hơn rất nhiều so với dự định ban đầu.
Ví dụ, nếu để công việc vô cùng quan trọng như xây dựng bản đề án lại sau thì việc chậm kì hạn hay phát sinh thời gian chờ đợi ở công đoạn sau có thể xảy ra. Để công việc của tổ, nhóm có thể tiến hành trôi chảy thì cần phải tránh để phát sinh thời gian chờ đợi.
Tất nhiên, sẽ có những công việc đang gần tới hạn nhưng về cơ bản thì những việc tốn nhiều thời gian cần được thực hiện trước.
Ví dụ, giả sử có 2 tiếng để giải quyết làm việc thì hãy bắt tay vào công việc tiêu tốn 1 giờ 30 phút trước. Trong 30 phút còn lại chúng ta sẽ giải quyết từng công việc mất thời gian ít hơn 30 phút. Đối với những công việc mất ít thời gian, tùy thuộc vào thời hạn hoàn thành, nếu không thể kết thúc trong 30 phút cũng có thể làm tiếp vào lúc khác.
Với việc để lại những công việc có thể thực hiện trong thời gian ngắn, dù phát sinh thời gian chờ ngoài dự kiến thì chúng ta cũng có thể thực hiện những công việc đó trong lúc chờ đợi. Việc này sẽ giúp triệt tiêu toàn bộ thời gian rảnh rỗi.
POINT: Thời gian chờ đợi để thực hiện công việc tiếp theo không sinh ra bất cứ một giá trị nào. Cần thiết phải có phương pháp để giảm thiểu thời gian “Chờ đợi”.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
