Trong bài trước VietFuji đã giới thiệu cách phân tích nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, bài này Vietfuji sẽ giới thiệu tới các bạn phương pháp suy nghĩ phương án giải quyết vấn đề hiệu quả. Hi vọng sau bài viết này, bạn sẽ đưa ra được các phương án thích hợp để có thể giải quyết triệt để từng vấn đề.
- Mở rộng suy nghĩ phương án
Đối với một vấn đề, có nhiều phương án để giải quyết nhưng đôi khi chúng ta lại chỉ suy nghĩ hoặc chỉ tập trung đến một phương án duy nhất. Cũng có thể bạn đưa ra nhiều phương án nhưng lại có người bác bỏ tất cả các phương án đó. Cũng có khi bạn đưa ra rất nhiều phương án, cố gắng làm tất cả nhưng đều bị thất bại giữa chừng. Nếu bạn gặp phải những trường hợp như thế này, chắc chắn là bạn cần tới những gợi ý từ “những điều cơ bản trong xây dựng phương án giải quyết vấn đề”.
Vậy những điều cơ bản trong xây dựng phương án giải quyết vấn đề là gì? Trong quá trình xây dựng phương án giải quyết vấn đề, chúng ta chia ra làm ba giai đoạn khuếch tán, đánh giá, và hội tụ. Trong giai đoạn khuếch tán, bạn cần liệt kê thật nhiều các các phương án. Tương tực như brainstorming, tại giai đoạn khuếch tán, chúng ta tập trung vào số lượng, các phương án được đưa ra dưới nhiều góc độ khác nhau. Nguyên tắc tối quan trọng cần tuân thủ đó là tuyệt đối không phủ định, bác bỏ phương án tại giai đoạn này.
Giai đoạn thứ hai là đánh giá các phương án. Để đánh giá các phương án cần có tiêu chuẩn để đánh giá, so sánh. Trong nhiều trường hợp, 3 tiêu chuẩn dưới đây có thể giúp bạn đánh giá được phần lớn các phương án trong đa số các vấn đề gặp phải.
- Hiệu quả: Phương án đưa ra có thể giải quyết được nguyên nhân cốt lõi (bước 4) và đạt được mục tiêu (bước 3) ở mức độ nào?
- Chi phí, nhân công: phương án đó cần bao nhiêu thời gian và kinh phí để thực hiện?
- Mức độ mạo hiểm: Khi thực hiện phương án đó, mức độ xảy ra những việc ngoài ý muốn là như thế nào?
Giai đoạn thứ 3 là hội tụ các phương án để chọn ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Hội tụ phương án không phải để tìm ra phương án “có khả năng thực hiện” hay “muốn thực hiện” mà là tìm ra phương án cần thiết để đạt được mục tiêu. Dựa vào kết quả đánh giá các tiêu chuẩn kể trên, bạn sẽ chọn ra phương án có tổng điểm lớn nhất (tham khảo hình vẽ). Và lý tưởng đó là dung hòa những phương án có tổng điểm cao nhất để tìm định hướng chung cho phương án giải quyết vấn đề. Trong ví dụ về phương pháp học tiếng Anh, bạn đã chọn ra được hai phương án thực hiện đó là đọc báo tiếng Anh và tham gia các câu lạc bộ tiếng Anh. Bạn có thể dung hòa hai phương án này bằng cách chọn những câu lạc bộ có sử dụng nguồn tài liệu là các bài báo, tạp chí. Hoặc bạn có thể chọn những câu lạc bộ có thời gian hoạt động phù hợp với lịch làm việc của cá nhân để điều hòa giữa hai phương án.
Khi suy nghĩ phương án giải quyết bạn nếu có thể hãy làm việc theo nhóm. So với việc một mình suy nghĩ, thì nhiều người cùng góp sức thì sẽ đưa ra được nhiều ý tưởng từ nhiều cách nhìn khác nhau, và từ ý tưởng của đối phương còn có thể đưa ra được những ý tưởng mới.
- Suy nghĩ phương án theo cây logic
Đã khi nào bạn đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề và còn nhận được rất nhiều ý kiến từ bạn bè nhưng lại không thể cân bằng các phương án đó hay không? Trong bước 4 tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề Vietfuji đã giới thiệu cho các bạn phương pháp dùng cây logic để phân tích nguyên nhân, trong bài này chúng ta tìm hiểu thêm một ứng dụng nữa của cây logic để xây dựng phương án giải quyết vấn đề.
Để các bạn hiểu hơn về phương pháp cây logic mời các bạn xem lại ví dụ về lựa chọn phương pháp học tiếng Anh trong hình trên.
Đối với phương pháp này bạn cần lưu ý trước khi suy nghĩ phương án cụ thể thì cần phải suy nghĩ hướng đi của phương án dựa trên cơ cấu tổ chức. Đối với mỗi vấn đề có rất nhiều cách phân chia hướng đi khác nhau nhưng trước tiên hãy phân chia thành các hướng đi lớn. Sau khi có phương án đầu tiên, hãy thử suy nghĩ “còn phương án nào khác nữa hay không?”, sau đó dựa theo 3 tiêu chuẩn đánh giá ở trên để tìm ra phương án hiệu quả nhất.
Khi suy nghĩ phương án giải quyết vấn đề, tự mình tìm ra hướng giải quyết là một điều tuyệt vời nhưng nếu có thể hãy thử tham khảo cách giải quyết mà những người khác đã sử dụng để giải quyết vấn đề tương tự. Đây sẽ là một nguồn tham khảo để các bạn có thể học hỏi được những kinh nghiêm, phương án giải quyết hay và hiệu quả.
Tác giả: Kiều Chinh
Hiệu đính: Nguyễn Sinh Côn