Phân tích nguyên nhân là một bước quan trọng để bạn tiến tới các bước tiếp theo trong giải quyết vấn đề theo phong cách Toyota. Bài viết bài này VietFuji sẽ giới thiệu phương pháp và công cụ để tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề.
Bạn đã bao giờ gặp việc bản thân nghĩ là tốt, nhưng người khác lại nghĩ là chuyện dở hơi hay chưa? Ví dụ, cấp trên nghĩ rằng gần đây ít giao tiếp với cấp dưới nên từ giờ sẽ đến công ty sớm hơn để nói chuyện phiếm với cấp dưới nhiều hơn. Tuy nhiên cấp dưới lại nghĩ ngược lại, họ mong muốn cấp trên bàn bạc đến công việc nhiều hơn thay vì suốt ngày nói chuyện phiếm không đâu. Suy nghĩ của cấp trên và cấp dưới đang đi theo hai hướng khác nhau. Tại sao lại thế? Nếu không tìm ra nguyên nhân thì một ngày nào đó mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới sẽ ngày càng cách xa.
Tại Toyota một trong những công cụ vô cùng hữu hiệu được sử dụng để tìm kiếm nguyên nhân đó là lặp lại câu hỏi “Tại sao?”. Sau đây VietFuji xin giới thiệu biểu đồ để bạn hình dung cho việc tìm kiếm nguyên nhân nguyên nhân chính của vấn đề.
Sau khi đưa ra các nguyên nhân, bạn hãy thử đọc lại câu theo cấu trúc “…(nguyên nhân)…, vì vậy…(vấn đề)…” để xác nhận lại xem ý nghĩa câu đã phù hợp hay chưa, câu có quan hệ nhân quả hay không? Ví dụ, bạn phải thi lại môn tiếng Anh, bạn đưa ra nguyên nhân là vì bận công việc của câu lạc bộ. Vậy chúng ta cùng thử đặt lại câu theo cấu trúc nhân quả “Tôi bận công việc của câu lạc bộ, vì vậy tôi phải thi lại môn tiếng anh”. Bạn thấy ý nghĩa câu có phù hợp hay không? Chắc chắn là không rồi. Vì vậy, bận công việc của câu lạc bộ không phải là nguyên nhân dẫn đến việc bạn phải thi lại môn tiếng Anh hoặc ít nhất đó cũng không phải là nguyên nhân trực tiếp của vấn đề.
Hỏi một lần chưa đủ. Tại Toyota họ lặp lại “5 lần tại sao?” Việc lặp lại 5 lần câu hỏi “Tại sao” giúp chúng ta tìm kiếm nguyên nhân tới tận gốc giúp việc giải quyết vấn đề được thực hiện một cách triệt để. Nói là 5 lần tại sao nhưng không có nghĩa chúng ta phải áp dụng một cách khuôn mẫu đúng y chang như vậy. Trường hợp chỉ hỏi 2,3 lần đã tìm thấy nguyên nhân cốt lõi thì cũng không cần phải hỏi tới 5 lần. Ngược lại, mặc dù đã lặp lại 5 lần mà vẫn chưa thấy được đây là nguyên nhân cốt lõi thì chúng ta phải tiếp tục hỏi thêm nữa cho tới khi tìm ra câu trả lời thỏa đáng mới thôi.
Khi tìm kiếm nguyên nhân chúng ta cần lưu ý những điểm quan trọng sau đây:
– Xác nhận mối quan hệ nhân quả. Nếu bỏ qua “Tại sao?” ở giữa chừng thì lý luận sẽ bị nhảy cóc, khi đó mối liên kết ở giữa sẽ không thể nhìn thấy rõ ràng dẫn đến mối quan hệ nhân quả không phù hợp với tư duy logic.
– Ghi chú cụ thể: Nếu chủ ngữ, trình độ, tần xuất không rõ ràng thì khó có thể tìm ra nguyên nhân cụ thể. Khi đó tùy vào mỗi người sẽ có cách lý giải khác nhau điều này khiến cho quá trình giải quyết vấn đề gặp nhiều khó khăn.
– Đào sâu nguyên nhân cho đến khi tìm ra đối sách: Nếu đào chưa đủ sâu thì sẽ dẫn đến nghi ngờ liệu đây có phải là đối sách hiệu quả. Ngược lại, khi đào sâu được đến nguyên nhân thực sự tự khắc bạn nhìn thấy đối sách mang tính hiện thực, hiểu quả cao.
– Không kết thúc bằng nguyên nhân do ý thức, hãy tấn công vào nguyên nhân do hệ thống. Đừng tìm kiếm nguyên nhân ở con người mà hãy tìm kiếm nguyên nhân ở hệ thống. Nếu kết thúc bằng nguyên nhân do ý thức thì đối sách đưa ra cũng chỉ đơn thuần là “đối sách kêu gọi, khích lệ” và sẽ không đi đến được kết quả nào. Vì vậy nếu đưa ra nguyên nhân do ý thức của con người thì cần đào sâu đến nguyên nhân có trong hệ thống.
– Cuối cùng là nhận trách nhiệm về bản thân. Nếu chỉ đổ trách nhiệm cho người khác thì bản thân cũng chỉ đưa ra các lý do biện hộ, không thể nhìn thấy đối sách giải quyết. Vì vậy hãy đặt chủ ngữ là chính mình và đào sâu nguyên nhân.
Sau đây chúng ta hãy cùng thử tìm hiểu một ví dụ về hỏi 5 lần tại sao để hiểu hơn về công cụ đặc biệt này của Toyota nhé.
Ví dụ: Lợi nhuận thu được từ sản phẩm mới không tăng
Tại sao 1: Tại sao lợi nhuận bán sản phẩm mới không tăng?
- Tại vì sản phẩm mới không được nhiều khách hàng biết đến
Tại sao 2: Tại sao sản phẩm mới không được nhiều khách hàng biết đến?
- Tại vì công ty chưa thể tổ chức giới thiệu sản phẩm
Tại sao 3: Tại sao công ty chưa thể tổ chức giới thiệu sản phẩm?
- Tại vì nhân viên chưa có kiến thức về sản phẩm mới
Tại sao 4: Tại sao nhân viên chưa có kiến thức về sản phẩm mới?
- Tại vì thiếu các khóa học về giáo dục kinh doanh
Nếu nguyên nhân của việc lợi nhuận thu được từ sản phẩm mới không tăng là do thiếu khóa học về giáo dục kinh doanh cho nhân viên thì công ty chỉ cần tổ chức các khóa học này cho nhân viên thì vấn đề cốt lõi sẽ được giải quyết. Nếu nhìn sơ qua ta sẽ thấy rằng lợi nhuận của sản phẩm mới và khóa học về giáo dục kinh doanh không có mối liên kết nào nhưng bằng cách đặt 5 lần câu hỏi “tại sao” chúng ta đã tìm ra được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Tác giả: Kiều Chinh
Hiệu đính: Nguyễn Sinh Côn