Trong bài trước chúng ta đã học về bước một của kỹ năng giải quyết vấn đề là “Xác định và làm rõ vấn đề”. Hôm nay VietFuji sẽ giới thiệu với các bạn hai bước tiếp theo là “Xác định thứ tự ưu tiên” và “Thiết lập mục tiêu”. Đây là hai bước đơn giản nhưng có tính quan trọng quyết định thành bại của cả quá trình giải quyết vấn đề.
- Xác định thứ tự ưu tiên
Khi nào chúng ta cần phải xác định thứ tự ưu tiên? Đó là khi có nhiều hơn hai “bộ phận công kích”. Bằng việc xác định rõ thứ tự ưu tiên có hai lợi ích, một là tránh khỏi lúng túng khi không biết bắt đầu từ đâu, hai là giúp xác định được phương án giải quyết vấn đề với năng suất cao trong quỹ thời gian và nguồn nhân lực giới hạn.
Ba tiêu chuẩn sau đây sẽ giúp bạn xác định được thứ tự ưu tiên:
- Tính hiệu quả: Bạn sẽ tiến được bao xa tới gần “lý tưởng” của mình nếu làm việc này.
- Mức độ khẩn cấp: Nếu không giải quyết ngay lập tức sẽ mang lại hậu quả to lớn như thế nào?
- Khuynh hướng khuếch đại: Nếu để nguyên không giải quyết thì ảnh hưởng sẽ lan rộng như thế nào?
Tại một công ty nọ, sau khi phân tích dữ liệu về doanh số bán hàng. Công ty đã đưa ra ba vấn đề cần giải quyết và sắp xếp thứ tự ưu tiên như sau.
Việc xác định thứ tự ưu tiên dựa trên số liệu thống kê cụ thể sẽ giúp việc đánh giá được khách quan và chính xác hơn. Sau khi đã xác định rõ “bộ phận công kích”, chúng ta có thể chuyển sang bước tiếp theo là thiết lập mục tiêu.
- Thiết lập mục tiêu
“Thiết lập mục tiêu” là một bước quan trọng trước khi bắt tay vào làm bất kỳ công việc gì. Vậy lợi ích của việc “thiết lập mục tiêu” là gì?
- Dựa vào độ chi tiết khi thiết lập, ta có thể nhìn ra phương án giải quyết cần thiết và lịch trình thực hiện các phương án đó.
- Nâng cao nhận thức cho các thành viên về mục tiêu chung, thúc đẩy làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn.
- Trở thành tiêu chuẩn để đánh giá tiến độ (Bước 7 giải quyết vấn đề sẽ được giới thiệu trong thời gian tới).
Ở đây chúng ta cần phân biệt rõ sự khác biệt giữa “lý tưởng” và “mục tiêu”. “Lý tưởng” là hình mẫu mà bạn hướng tới trong tương lai gần (không nhất thiết phải hoàn thành ngay lập tức). “Mục tiêu” là đích bạn muốn hướng tới với đối tượng là “bộ phận công kích” (muốn hoàn thành ngay lập tức). Mỗi lý tưởng sẽ có nhiều “bộ phận công kích” điều này đồng nghĩa với mỗi lý tưởng sẽ có nhiều mục tiêu, mỗi mục tiêu là một bước giúp bạn tiến gần hơn tới “lý tưởng”.
Làm thế nào để thiết lập một mục tiêu có tính khả thi? Bạn có thể thiết lập mục tiêu dựa trên ba gợi ý sau đây.
- Tính Cụ thể: Thiết lập mục tiêu mang tính định lượng (thời gian, mức độ, thước đo…).
- Độ thách thức: Bạn có cảm thấy muốn thực hiện ngay khi nghĩ tới mục tiêu này không? Có cảm thấy khả thi không?
- Liên kết với “lý tưởng”: Bạn có tiến gần hơn tới “lý tưởng” sau khi hoàn thành mục tiêu này không?
Ở ví dụ trên, sau khi quyết định được “bộ phận công kích”, công ty đã đưa ra mục tiêu cụ thể như sau.
- Thời hạn: Hết năm 2016
- Mức độ: Giữ được các khách hàng cũ, duy trì hình ảnh về thực phẩm sạch và chất lượng.
- Thước đo: Trong 350 khách hàng đã ký hợp đồng trong năm 2015, 245 người (70%) sẽ vẫn duy trì hợp đồng.
Trong giải quyết vấn đề, việc “Xác định thứ tự ưu tiên” và “Thiết lập mục tiêu” là hai bước cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Bằng việc sử dụng hai công cụ VietFuji đã giới thiệu, các bạn có thể áp dụng luôn cho những vấn đề xung quanh. Hãy lưu tâm, suy nghĩ thật cẩn thận trong việc xác định thứ tự ưu tiên và thiết lập mục tiêu, vì một lựa chọn sai lầm ở thời điểm ban đầu có thể dẫn tới thất bại của cả quá trình phía sau.
Tác giả : Nguyễn Bá Quang
Hiệu đính : Nguyễn Sinh Côn
