Nguồn: www.signmall.jp
Nghiêm cấm tìm kiếm đồ vật
Một lệnh cấm nghe có vẻ kỳ quặc nhưng lại được áp dụng khá phổ biến tại các xí nghiệp của Nhật Bản. Bởi vì việc tìm kiếm đồ vật khi đang làm việc là một trong những việc làm gây ra MUDA (lãng phí) thường thấy.
Nếu muốn biết năng lực sản xuất của một doanh nghiệp, hãy thử vào kho hàng bạn sẽ có ngay câu trả lời mình muốn. Sản phẩm chất như núi ở trong kho, vật liệu và chi tiết khi cần thiết lại không biết ở đâu, số lượng bao nhiêu…là một trong những yếu tố điển hình thể hiện năng lực sản xuất của doanh nghiệp đó.
Và năng lực làm việc của con người cũng vậy. Hồ sơ và tài liệu chất như núi trên giá, dữ liệu nằm ở đây, nhưng địa chỉ liên lạc của khách hàng ở đâu? Là những hình ảnh chúng ta thường thấy. Nó cũng chính là yếu tố phản ánh năng lực làm việc của nhân viên đó.
Ông Ono Taiichi đã từng nói rằng: “Để quản lý công xưởng cần phải thực hiện song song cả Seiri và Seiton”.
– Seiri: Vứt bỏ những thứ không cần thiết và sắp xếp gọn gàng những đồ còn lại.
– Seiton: Bất kì ai cũng có thể tìm thấy ngay lập tức những đồ vật mình cần.
Khi một doanh nghiệp nghiên cứu về khả năng áp dụng phương thức sản xuất Toyota vào công xưởng của mình, người đã quản lý A đã không khỏi ngạc nhiên khi đến thăm quan công xưởng Toyota và phải thốt lên rằng “Tôi không thấy ai tìm đồ ở đây cả”. Ở trong kho hay tại dây chuyền sản xuất cũng vậy, bạn có thể thấy ngay cái gì đang ở đâu và có bao nhiêu chiếc.
Vì thế, khi quay lại công xưởng của mình, ông ấy nhận ra ngay sự lộn xộn tại những nơi để đồ và nhân viên phải vất vả như thế nào mỗi khi tìm đồ. Để giảm thiểu Muda thì việc quan trọng đầu tiên là phải xây dựng một “môi trường không Muda”. Và như thế ông A đã ngay lập tức cho triển khai Seiri và Seiton tại công xưởng của mình.
Triệt để thực hiện Seiri, Seiton và duy trì
Việc cần làm ngay là Seiri.
Ví dụ, những vật không được sử dụng từ 1 tháng trước hay không có kế hoạch sử dụng trong 1 tháng tới là những vật không cần thiết. Hãy lập một danh sách nhưng đồ không cần thiết với trạng thái hiện tại và cách xử lý tương ứng. Dẫu bạn có nghĩ rằng “không biết chừng đến một lúc nào đó sẽ dùng tới nó” thì cũng dũng cảm từ bỏ suy nghĩ đó đi. Nếu xử lý hết chỗ vật dụng không cần thiết này, bạn sẽ không khỏi ngạc nhiên khi nhìn thấy những khoảng trống lộ ra.
Tiếp theo là Seiton
Đầu tiên hãy quyết định chỗ để đồ. Sau đó hãy biểu thị đầy đủ chỗ để, tên đồ vật và số lượng.
Nếu có thể thực hiện được cả Seiri lẫn Seiton khi ấy bạn hãy dần chú ý đến Seisou và Seikeitsu. Có không ít những doanh nghiệp đang thực hiện 5S tại công xưởng của mình nhưng thực ra nếu có thể thực hiện triệt để Seiri và Seiton (2S) là đã đủ.
Công ty của ông A sau khi thực hiện triệt để 2S đã tạo ra một cuộc cách mạng về cải cách năng lực sản xuất. Cũng không ít người dùng những từ như “Không thể tách rời” “Ma thuật dọn dẹp” để nói về Seiri và Seiton. Nói tóm lại, cơ sở của 2S chính là “biết ngay được những thứ cần thiết đang ở đâu và chúng luôn trong trạng thái có thể lấy ngay ra để sử dụng”.
Không những trong công xưởng mà trong cuộc sống sinh hoạt, thể thao, hay bất kì nơi đâu cũng có thể áp dụng hiệu quả 2S. Tuy nhiên, đừng bỏ qua những yêu tố cơ bản bởi vì bạn sẽ gặp khó khăn khi khi tiến lên cấp độ cao hơn. Hãy thực hiện triệt để 2S và đây chính là bước đầu tiên trong hầu hết các hoạt động Kaizen sau này.
Để biết thêm chi tiết về cách áp dụng hoạt động 5S cho doanh nghiệp, mời các bạn tìm đọc bài viết về chuyên đề 5S trên tạp chí Techfocus từ số thứ 5 tại đây
Biên tập: Bùi Linh
Theo cuốn “Toyota’s Amazing Improvement Techniques” – Yoshihito Wakamatsu
