Tất cả có trong 3S (Seiri, Seiton, Seisho)
Theo bài trước, chúng ta đã tìm hiểu về 6 yếu tố trong việc nâng cao năng lực công xưởng, bài hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu về 5S nền tảng của 6 yếu tố này.
Tại Nhật, đối với những người làm việc liên quan tới sản xuất phần nhiều đều biết tới khái niệm 5S, tuy vậy không phải công xưởng nào cũng có thể hiểu được chính xác và thực hiện được đúng tinh thần của nó. Cũng có những công xưởng mà xung quanh tấm bảng Seiri, Seiton là đồ đạc, vật liệu để lộn xộn, chỗ để chân cũng không có, gọi là dọn dẹp nhưng cũng chỉ đơn thuần là “nhét” toàn bộ đồ đạc vào ngăn kéo hay giá để đồ hoặc lịch sự hơn là xếp sao cho thật ngay ngắn, gọn gàng. Cách làm này không được gọi là 5S, vậy những khái niệm cơ bản về 5S là gì, chúng ta hãy cùng ôn tập lại một lần nữa.
1. Seiri
Phân chia thứ cần thiết và không cần thiết, xử lý (loại bỏ, bảo lưu…) những thứ không cần thiết. Nhìn từ khái niệm này có thể thấy seiri rất đơn giản, nhưng thực tế đây cũng là khâu khó nhất trong 5S. Điểm mấu chốt nằm ở câu trả lời cho câu hỏi “Bây giờ cần hay không cần?”, tại nơi sản xuất chỉ để những thứ cần thiết với lượng cần thiết.
Trong bài trước, chúng ta đã tìm hiểu vóc dáng cần đạt tới của công xưởng đó là sản xuất với năng suất tối đa không có sự đình trệ từ khâu đưa nguyên vật liệu vào cho tới khâu hoàn thành sản phẩm.. Để đạt được điều này rõ ràng lúc này cần gì và cần bao nhiêu (vật liệu, linh kiện, công cụ…) là cách suy nghĩ hết sức quan trọng. Làm tốt được việc này là bước đầu tiên tiến vào cánh cửa nâng cao năng lực công xưởng.
2. Seiton
Là trạng thái có thể lấy ra, sử dụng ngay lập tức những thứ cần thiết vào những lúc cần thiết. Tất nhiên nếu công xưởng làm tốt được seiton thì sẽ không có chuyện tốn thời gian dò tìm, thời gian chờ đợi hay tránh được việc lấy nhầm dụng cụ, linh kiện…nhìn từ khía cạnh này, seiton không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự an toàn lao động và đảm bảo chất lượng cho sản phẩm.
Cách suy nghĩ cơ bản của Seiton là 3 định ĐỊNH VỊ, ĐỊNH PHẨM, ĐỊNH LƯỢNG, có nghĩa là quyết định đặt đồ vật ở đâu, đặt cái gì và số lượng bao nhiêu, sau khi có 3 định, bước tiếp theo sẽ là cụ thể hóa chúng sao cho ai cũng có thể hiểu được. Có nhiều cách làm như ghi rõ tên của dụng cụ, người chịu trách nhiệm quản lý, nếu có thể công phu hơn có thể làm thành những tấm khung có hình dạng của dụng cụ để sao cho nhìn vào là có thể biết được chính xác dụng cụ nào phải đặt ở đâu. Một điểm hết sức đáng lưu ý đó là không mặc định vị trí đặt để và chỉ xếp đồ vào saocho thật ngay ngắn, gọn gàng. Chỉ thực sự gọi là seiton khi những người không liên quan tới công việc cũng có thể biết được dụng cụ nào được đặt ở đâu với số lượng là bao nhiêu.
3. Seisho
Nói một cách đơn giản, Seisho là giữ cho nơi làm việc ở trạng thái không có rác và không bị bẩn. Cũng giống như Seiton, Seisho không đơn thuần là làm cho thật sạch sẽ thật gọn gàng mà cần phải tạo ra những dấu hiệu hay tiêu chuẩn để nhìn vào là có thể thấy được bẩn hay sạch, có gì bất thường hay không?
Không chỉ tập trung vào việc dọn dẹp mà cần rèn luyện để tạo thói quen tìm ra nguyên nhân của những vết bẩn đó, nếu làm được điều này thì những người làm việc trong công xưởng sẽ dần trở nên nhạy cảm khi có những bất thường xảy ra. Sự nhạy cảm này chính là nguồn gốc của năng lực công xưởng.
5S mang lại lợi nhuận cho công ty
5S không chỉ là khái niệm được sử dụng trong công xưởng mà nó còn là khái niệm hết sức quan trong trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt 5S sẽ giúp cắt giảm được hàng tồn kho, nâng cao tính sản xuất, chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, và là hạt giống cho những hoạt động kaizen nhờ đó mang lại những hiệu quả kinh tế nâng cao lợi ích cho chính các doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải mang lại lợi nhuận đồng thời cũng đòi hỏi phải sự dụng các nguồn tài nguyên (vốn, vật liệu, năng lượng, con người…) một cách có hiệu quả. Triệt để cắt giảm những thiết bị, máy móc hay những khoản đầu tư chưa cần thiết, tập trung tiềm lực để triển khai những hoạt động kinh doanh cần thiết, đây cũng chính là seiri. Tương tự, việc quản lý một cách xác thực nguồn vốn được đầu tư vào lĩnh vực nào, với số tiền là bao nhiêu cũng chính là seiton. Nhìn từ hiệu suất sử dụng vốn và khả năng sinh lợi nhuận có thể kết luận 5S chính là nền tảng cho năng lực công xưởng cũng chính là nền tảng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5S không chỉ trong công xưởng
Phần trên tập trung vào việc trình bày khái niệm 5S trong lĩnh vực sản xuất nhưng thực tế 5S có thể áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác kể cả trong đời sống hàng ngày. Việc đơn giản có thể liên hệ đó là dọn dẹp nhà cửa và dọn dẹp máy tính. Quay trở lại khái niệm Seiri Phân chia thứ cần thiết và không cần thiết, xử lý (loại bỏ, bảo lưu…) những thứ không cần thiết. Điểm mấu chốt đó là nhìn ra được những thứ không cần thiết và dám vứt bỏ chúng. Tâm lý con người thường suy nghĩ “biết đâu lúc nào sẽ cần” là điều mỗi chúng ta có thể cảm nhận được nhưng đó là cách suy nghĩ hết sức nguy hiểm, lý do vì không có sự rõ ràng về mốc thời gian “biết đâu khi nào”, kết quả đó là đồ đạc theo thời gian sẽ tích tụ lại và không được xử lý. Tại sao mỗi chúng ta không thử bắt đầu làm quen với 5S bằng cách mạnh dạn vứt bỏ những thứ không cần thiết, loại bỏ những file, những folder “đã quá hạn sử dụng” để tạo không gian cho những điều mới mẻ nhỉ?
Thực hiện: Nguyễn Sinh Côn, theo Nikkei Monozukuri số tháng 1 năm 2014
