Câu chuyện kể về Ông Tsutsumi Kiyoshi đã làm việc tại Toyota năm 1962-2004 tại bộ phận hàn.
Đứng yên một chỗ và quan sát sẽ nhìn thấy lãng phí.
Khi Tsutsumi Kiyoshi làm nhóm trưởng, ông đã được bậc đàn anh là ông Suzumura Yukihisa chỉ đạo. Ông Suzumuma là cộng sự đắc lực của Ono Taichi (1912-1990) – cha đẻ của Phương thức sản xuất Toyota (TPS).
Một bữa nọ Suzumura tới công xưởng mà Tsutsumi đang làm việc. Gặp Ttsutsumi, ông Suzumura liền hỏi: “Anh là nhóm trưởng ở đây đúng không?”
Tsutsumi đáp lại: “Vâng, đúng vậy”.
Suzumura lập tức cầm ngay viên phấn vẽ một vòng tròn có đường kính một mét và nói: “Nhóm trưởngTsutsumi, anh hãy đứng trong vòng tròn này và quan sát công xưởng xem. 30 phút không đi vệ sinh thì anh có thể làm được mà đúng không?”
“Sau khi đứng yên trong vòng tròn và quan sát trong 30 phút, thật kỳ lạ, tôi đã nhận ra nhiều vấn đề như: “Ồ, cách di chuyển của nhân viên kia như vậy là không ổn”. Lúc ấy, tôi nhận ra do bình thường mình di chuyển nên không nhận ra những điều này. Chính những lúc đứng yên và quan sát chúng ta mới nhận ra được nhiều điều. Tôi đã ghi lại những điểm mà mình nhìn ra vào cuốn sổ tay”.
30 phút sau, ông Suzumura quay lại và hỏi: “Cậu đã nhận ra điều gì chưa?”.
Ông Tsutsumi đáp lại: “Khi đứng yên trong vòng tròn này, tôi nhận ra rằng nhân viên làm cả những việc mà thực tế là không cần thiết phải làm”.
Cùng bị bắt “đứng” trong vòng tròn là một trưởng nhóm khác, trưởng nhóm này trả lời: “Em quan sát thấy công nhân đã cố gắng hết sức mình trong công việc ạ”. Khi nghe câu trả lời, ông Suzumura đã nổi cơn lôi đình với trưởng nhóm đó.
“Lúc bấy giờ, chúng tôi thường xuyên được ông Suzumura vẽ cho một vòng tròn bắt đứng yên trong đó để quan sát. Tôi vẫn nhớ như in cách mà ông làm đối với chúng tôi để giúp chúng tôi có thể bình tĩnh quan sát sự vật sự việc một cách chính xác”.
Khi quan sát đồ vật hoặc công đoạn từ một điểm cố định, chúng ta sẽ nhìn ra những cử động lãng phí. Tại Toyota, nhân viên được quan lý đào tạo cách quan sát như vậy.
Sự lầm tưởng “cử động” = “làm việc’’
Sau đó một thời gian, Tsutsumi nhận công tác tại Đài Loan và Trung Quốc. Tsutsumi cũng lấy viên phấn, vẽ một hình tròn tương tự và yêu cầu nhóm trưởng các khâu trong xưởng đứng vào đó quan sát.
“Ban đầu, mọi người thắc mắc “Mắc mớ gì mà phải đứng thế này?”. Cũng giống như ở Nhật, tại Đài Loan hay Trung Quốc mọi người nghĩ rằng ‘không làm việc thì chẳng khác gì là phạm tội cả’. Nói cách khác họ suy nghĩ, bất kề công việc nào chỉ cần cơ thể có cử động thì được coi là có làm việc. Nhưng không phải vậy. Nếu quan sát kỹ cách mọi người làm việc, chúng ta sẽ nhận ra có những cử động lãng phí và những việc cần phải cải thiện. Tôi đã nói với họ rằng ‘các anh hãy loại bỏ những công lãng phí đó đi'”.
Sau 30 phút bắt các nhóm trưởng đứng yên trong vòng tròn và quan sát, ông Tsutsumi đề nghị mọi người viết ra giấy những vấn đề mà họ đã nhận ra. Nhóm trưởng A, người nhạy bén trong việc xác định vấn đề viết: “chỗ để dụng cụ ở xa’’, “linh kiện đặt dưới thấp nên công nhân phải cúi xuống để tìm’’. Bốn nhóm trưởng còn lại ghi “mọi công nhân đã làm việc vô cùng nhiệt tình”.
Lúc bấy giờ, Ông Tsutsumi mới giải thích lý do vì sao ông muốn mọi người đứng trong vòng tròn đó.
“Khi tập trung quan sát một điểm, chúng ta sẽ nhìn ra những vấn đề mà hàng ngày chúng ta không nhận thấy, giống như những vấn đề mà trưởng nhóm A đã nói. Tìm ra những vấn đề đó chính là công việc của một trưởng nhóm”.
Sau lời giải thích đó, ông Tsutsumi tiếp tục cho các trưởng nhóm đứng trong vòng tròn và quan sát. Việc này được lặp đi lặp lại trong một tháng. Hầu hết mọi người giờ đã có thể nhận ra những vấn đề cần kaizen trong công xưởng.
Đứng yên trong 30 phút có những thứ chúng ta sẽ nhìn thấy
Sau khi nghỉ hưu tại Toyota, ông Tsutsumi vẫn thực hiện phương pháp “vẽ vòng tròn và đứng quan sát” tại những công xưởng mà ông tới chỉ đạo. “Này anh quản lý, chúng ta cùng thực hiện nhé’’, và ông vẽ một vòng tròn và cùng quản lý đứng vào đó quan sát.
“Tôi yêu cầu anh quản lý tuyệt đối không được di chuyển. Để anh ta không di chuyển, tôi đã nắm chặt tay anh ta trong suốt 30 phút”.
Sau 30 phút, cả hai về phòng họp. Tại đây, ông để người quản lý nói ra những vấn đề và những điều anh ta đã nhận ra khi đứng yên và quan sát hiện trường trong 30 phút.
“Ví dụ, khi nhân viên thực hiện việc A phải đứng, việc B cần ngồi. Việc A và việc B được lặp lại 3 lần, và cách làm này dường như có lãng phí. Việc đứng rồi chuyển sang ngồi, theo tôi là lãng phí. Nếu thế thì thay đổi cách làm việc chẳng phải sẽ loại bỏ được lãng phí hay sao?…”
Sau khi để người quản lý đó nói ra những điều mà anh ta nhận ra, tôi cũng có bổ sung những điều mà tôi quan sát được và chọn ra vấn đề để kaizen.
Point: Khi di chuyển, có những thứ chúng ta không nhìn ra.
Nhưng khi đứng yên và quan sát tập trung vào một điểm, chúng ta sẽ nhận ra nhiều vấn đề.
Trích cuốn: Những câu nói cửa miệng tại Toyota
Dịch: Trọng Nhân
Biên dịch: Sinh Côn