Vứt rác có vẻ là công việc mà bất cứ ai cũng thường xuyên làm hằng ngày. Sau khi uống chai nước xong, bạn muốn vứt cái vỏ chai đi nhưng nơi vứt rác lại có 4 cái thùng rác giống hệt nhau, không có một dòng thông tin gì bên ngoài. Để vứt đúng thùng, bạn phải mở ngẫu nhiên từng thùng rồi xem đó có phải là thùng đựng chai nhựa không. Và thật là không may nếu cứ mở 1, 2, 3 lần mà bạn vẫn chưa tìm được chỗ vứt thì thật là lãng phí thời gian. Tuy nhiên tình huống trên có lẽ ít gặp bởi vì ngày nay các thùng rác sẽ được phân biệt với nhau bằng màu sắc, dán nhãn và việc của bạn là “dùng mắt” và “lướt qua” là có thể biết thùng nào cần vứt vào. Việc gián nhãn hay màu cho những thùng rác đó chính là một trong những cách áp dụng phương pháp trực quan hóa mà bài viết hôm nay muốn giới thiệu.
1. Trực quan hóa là gì
Trực quan hóa là một trong những phương pháp quản lý LÀM cho trạng thái tiến độcông việc ở bất kì thời điểm nào hay bất cứ ai cũng có thể quan sát bằng mắt được, từ đó có thể dễ dàng đưa ra phán đoán trạng thái đó là bình thường hay bất thường. Trực quan hóa giúp ta nhận ra vấn đề dễ dàng để đưa ra các đối sách, ý tưởng kaizen.
2. Tại sao cần trực quan hóa
- Trong tổ chức, không phải ai cũng đều có năng lực và chuyên môn như nhau, nhưng để làm cho bất cứ ai cũng đều có thể nắm bắt được tình hình thực thực tế công việc là điều hết sức quan trọng. Tuy nhiên để đạt được điều đó mà không cần huấn luyện hay đào tạo nhân viên thì nhất thiết phải làm cho tình hình công việc được phán đoán một cách dễ dàng thông qua quan sát.
- Khi xảy ra vấn đề, để có thể ngay lập tức đưa ra đối sách thì trạng thái công việc ở bất kì lúc nào cũng phải được hiển thị rõ ràng.
- Trên thực tế, có nhiều trường hợp do nghe thông tin thiếu chính xác từ người khác mà người quản lý đã đưa ra sai đối sách. Để tránh tình trạng đó, người quản lý tự bản thân quan sát “bằng mắt mình”, phán đoán, xác nhận lại hiện trạng công việc. Đối với người quản lý trực quan hóa có vai trò như là một lời cảnh báo rằng “công việc mình phụ trách luôn luôn phải được giám sát một cách khắt khe”.
- Trong công việc, mức độ hoàn thành nó không chỉ tự bản thân, nhóm phụ trách tự đánh giá là đủ, mà cần có sự đánh giá từ người, nhóm khác. Qua đó mọi người nâng cao thái độ làm việc nghiêm chỉnh, cùng nhau hợp tác.
3. Làm thế nào để trực quan hóa
- Đối với mỗi công việc, cần định lượng hóa mục tiêu, sai lệch cho phép hoặc thiết lập các tiêu chuẩn trong cách thực hiện công việc đó (tiêu chuẩn hóa công việc).
- Xây dựng tổ chức có thể nắm bắt được thành tích hiện tại qua số lượng cụ thể, công việc đã và đang theo tiêu chuẩn hay chưa.
- Sau khi định lượng hóa mục tiêu và dung sai bằng con số cụ thể, bất kì lúc nào, bất kì ai, bằng mắt cũng có thể quan sát và nắm bắt một cách dễ dàng.
- So sánh giữa mục tiêu và thành tích hiện tại, hoặc giữa tiêu chuẩn và trạng thái hiện tại để có thể nắm bắt được tiến độ công việc là bình thường hay bất thường, có cần đối sách hay không.
4. Một số ví dụ về trực quan hóa trong công xưởng
- Andon (tương tự với một bảng hiển thị)
Andon là công cụ để “trực quan hóa” thiết bị, dây chuyền sản xuất. Đối với một dây chuyền sản xuất, các thông tin quan trọng như: trạng thái đang làm việc, dừng hay đang gặp sự cố, sản lượng kế hoạch, sản lượng hiện tại, tốc độ sản xuất, số sản phẩm lỗi…sẽ được hiển thị lên thiết bị Andon để bất cứ ai cũng có thể quan sát nắm bắt được công việc.
- Kanban
Kanban là một mảnh giấy chứa các thông tin về sản xuất và vận chuyển… Nếu là kanban trong một dây chuyền, nhìn vào đó ta có thể nhận biết được có sản xuất hay vận chuyển hay không. Hoặc nếu là kanban được gắn vào sản phẩm, thùng hàng thì có thể nhận biết được thông tin của nó. Phía dưới là một ví dụ về kanban trong một quá trình sản xuất một linh kiện được gắn vào thùng hàng xuyên suốt các công đoạn tạo ra nó. Kanban cho biết tên, mã sản phẩm, số lượng chứa trong thùng, vị trí của nó trong lô hàng. Quá trình tạo ra sản phẩm gồm có 3 công đoạn, ứng với mỗi công đoạn hoàn thành người phụ trách sẽ ghi ngày tháng, tên mình và chuyển thùng hàng đến công đoạn sau. Như vậy với bất kì thời điểm hay bất cứ ai nhìn vào cũng có thể biết được sản phẩm đang ở công đoạn nào và tiếp theo nó sẽ được chuyển đến công đoạn nào để hoàn thành.
- Chỉ thị khu vực làm việc, an toàn, nguy hiểm
Trong công xưởng có những khu vực đặc thù, khu vực nguy hiểm, khu vực cấm vào…và để an toàn hay để thể hiện những mô tả, quy định của khu vực đó chúng ta có thể trực quan hóa chúng thông qua các biển báo.
Ngoài ra bạn đọc có thể tham khảo thêm ví dụ qua link: http://tech.vietfujigroup.com/wp/2015/06/vi-du-kaizen-3/
[divider]
Đinh Văn Hoà
Tài liệu tham khảo:
[1] Management Principles of DENSO
[2] https://www.kaizen-base.com
