Không phải “Chỉ cần nộp là xong” mà “Sẽ bị ra lệnh phải viết lại nhiều lần”
Trong khoá học dành cho quản lý tại Toyota, nhân viên nào cũng bắt buộc phải nộp báo cáo. Cụ thể, họ sẽ tự quyết định chủ đề là một vấn đề cần giải quyết, trình bày trong form A3 có sẵn rồi nộp.
Như những bài báo bình thường thì nộp xong coi như đã kết thúc. Nhưng trong khoá huấn luyện của Toyota thì có một điều đặc biệt là không phải “Chỉ nộp là xong” mà “trước khi kết thúc họ sẽ được ra lệnh phải sửa lại rất nhiều lần”.
“Viết rồi xoá, viết rồi xoá” đến giấy cũng phải mòn
Ông Harata kể lại mình đã vất vả như thế nào khi nộp báo cáo.
Đây là câu chuyện khi ông tham gia khoá huấn luyện dành cho tổ trưởng. Người xem báo cáo của ông là trưởng bộ phận và trưởng phòng, bao lần đều không chấp nhận và ra lệnh cho ông phải viết lại.
“Ngày đó hoàn toàn chưa có máy tính mà chỉ được sử dụng duy nhất một tờ giấy nên tôi đã rất vất vả. Cứ viết rồi xoá, viết lại rồi lại xoá khiến tờ giấy trở nên mỏng dần.”
Tại sao nhân viên lại bị bắt phải làm lai báo cáo nhiều lần như vậy?
“Bởi vì, tại Toyota người quản lý thường nói rằng “báo cáo không có giới hạn điểm tối đa”. Nên nếu có thời gian họ sẽ bắt nhân viên phải suy nghĩ nhiều hơn. Họ không muốn nhân viên phải nỗ lực cho đến phút cuối trước hạn nộp để nâng cao chất lượng bài báo cáo dù chỉ là một chút.”
Cho đến ngày nộp thì còn nhiều vết gạch đỏ
Ông Touyama cũng có kinh nghiệm giống như vậy khi tham gia khoá đào tạo dành cho công xưởng trưởng.
Tuy ông đã nộp báo cáo xong rồi nhưng sau đó, ông trưởng phòng đã viết rất nhiều bằng bút đỏ vào và yêu cầu ông viết lại rồi nộp. Ông Touyama cũng sửa lại những chỗ bị đánh dấu theo ý mình rồi nộp lại trong ngày kế tiếp.
Nhưng một lần nữa bài báo cáo lại bị trả lại với rất nhiều vết đỏ, cùng với yêu cầu ông phải suy nghĩ thêm, sửa rồi nộp lại lần nữa.
“Mai đã là hạn nộp rồi nhưng bài báo cáo của tôi vẫn đầy vết gạch đỏ. Đến tận sáng hôm cuối khi cầm bản sửa cuối cùng, lần đầu tiên ông trưởng phòng mới nói cho tôi câu trả lời. “Cậu chỉ cần sửa chỗ này và chỗ này nữa là được”. Ngay lập tức tôi sửa để kịp nộp thì ông nói thêm ‘Nếu cậu hiểu vì sao tôi làm như vậy thì tốt’.”
Thực ra cấp trên có thể chỉ cho cấp dưới những chỗ cần sửa ngay từ đầu cũng được. Nhưng tại Toyota, cấp trên sẽ yêu cầu nhân viên phải cố gắng tự suy nghĩ cho tới phút giây cuối cùng. Làm được như vậy, bản thân mỗi nhân viên có thể đưa ra được những ý tưởng vượt ra khỏi thường thức và giới hạn của bản thân.
“Tôi vẫn nhớ khi đó ông trưởng phòng mới nói ‘Trí tuệ của con người không có giới hạn. Nên suy nghĩ mình có thể vượt qua mọi rào cản và sử dụng cái đầu đến cuối cùng’.”
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: トヨタの上司
