Chúng ta vẫn thường nghe những câu đại ý như một người Việt có thể thắng một người Nhật, nhưng 3 người Việt sẽ không thể thắng được ba người Nhật. Chưa cần biết vế trước là chính xác hay chỉ là một câu tự ru ngủ bản thân, nhưng nếu bạn là người đã từng có kinh nghiệm làm việc trong một tập thể với người Nhật thì tôi cá phần lớn các bạn có thể cảm nhận được sức mạnh tập thể của người Nhật lớn đến mức nào. Cũng không phải tự dưng họ mạnh được như vậy, họ mạnh được là nhờ có những cách làm hợp lý và có những công cụ hỗ trợ đắc lực. Một trong những công cụ điển hình có thể kể đến ở đây đó là Ho-ren-so. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu khái quát nhất về cách làm này của các công ty Nhật Bản.
Ho-ren-so là gì?
Ho-ren-so từ ba chữ đầu tiên trong cụm từ Houkoku-Renraku-soudan. Cụ thể ý nghĩa của từng từ như sau:
- Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告) = báo cáo
- Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡) = liên lạc
- Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談) = bàn bạc
Bất cứ tổ chức hay công ty nào của Nhật đều coi trọng việc thực hiện Ho-ren-so. Ngược lại, đối với những người thuộc các quốc gia khác trong đó có Âu Mỹ và cả Việt Nam, Ho-ren-so đôi lúc bị coi là quản lý quá sâu, đánh mất sự tự độc lập của cá nhân và làm giảm sức sáng tạo trong công việc. Vậy tại sao người Nhật vẫn kiên trì thực hiện văn hóa này không chỉ trong nước mà ngay cả khi họ mở rộng việc kinh doanh sản xuất ra nước ngoài? Câu trả lời là Ho-ren-so là công cụ giao tiếp quan trọng giữa cấp trên và cấp dưới, giữa những người có liên quan một cách nhanh chóng giúp ngăn ngừa sự việc ở giai đoạn trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Người Nhật họ ví tổ chức là một cơ thể thì Ho-ren-so là dòng máu điều phối hoạt động của toàn tổ chức. Chính vì vậy, nếu bạn là nhân viên mới vào công ty một trong những bài học đầu tiên bạn sẽ được học đó là Ho-ren-so.
HOKOKU: BÁO CÁO
Đối với người Nhật, Báo Cáo là một nhiệm vụ. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?” mới báo cáo nhé. Khi sếp đã hỏi có nghĩa là sếp đang rất lo lắng, và mỗi lần bạn làm sếp lo lắng như vậy điểm tín dụng của bạn bị hạ thêm một bậc. Trong lúc báo cáo, có 5 điểm quan trọng sau chúng ta cần lưu ý:
- Nội dung báo cáo: báo cáo đầy đủ, rõ ràng. Để làm được điều này bản báo cáo của bạn cần trả lời được câu hỏi “sếp cần biết thông tin nào? Thông tin nào là không cần thiết?”
- Báo cáo hoàn thành công việc: ngay cả khi bạn đã hoàn thành sớm công việc cũng cần báo cáo sớm. Trường hợp bạn biết được rằng mình không kịp tiến độ phải báo cáo sớm và phải trình bày thời gian dự kiến hoàn thành là bao lâu. Trường hợp bạn bị trễ giờ họp, giờ làm bất luận vì lý do gì, điều đầu tiên là báo cáo trước giờ họp.
3.Báo cáo tiến độ: báo cáo tình trạng công việc diễn ra như thế nào. Việc báo cáo tiến độ sẽ giúp người nghe báo cáo biết được tình hình công việc hiện đang ở mức độ nào, trong trường hợp cần thiết họ có thể có những biện pháp can thiệp, hỗ trợ để công việc có thể tiến hành được suôn sẻ.
4.Báo cáo sự cố: càng nhanh càng tốt. Điều tối kỵ đó là giấu hoặc báo cáo quá trễ khi xảy ra sự cố. Sự tín nhiệm sẽ xuống mức thấp nhất nếu bạn che giấu hoặc cố gắng tự mình xử lý vấn đề mà vấn đề đó có liên đới tới nhiều người.
- Hình thức báo cáo: Tùy theo yêu cầu của đối phương bạn có thể chọn hình thức báo cáo phù hợp nhất như báo cáo bằng văn bản, tệp gửi kèm, e-mail, gặp mặt báo cáo trực tiếp…
RENRAKU: LIÊN LẠC
E-mail, gọi điện, gặp mặt trực tiếp là những hình thức liên lạc chúng ta thường sử dụng nhất. Liên lạc là có độ thường xuyên hơn báo cáo, và không chỉ đơn thuần tồn tại giữa cấp trên và cấp dưới mà còn tồn tại giữa những người đồng nghiệp với nhau. Người Nhật ngại làm phiền tới người khác nên họ cũng rất kỹ tính trong cách chọn hình thức liên lạc và chọn thời điểm liên lạc. Nếu mọi người đang bận hoặc đang tập trung bạn nên tránh nếu không muốn bị coi là KY (Kukiyomenai) một thuật ngữ trong tiếng Nhật để chỉ những người không biết được không khí xung quanh. Nhưng nếu việc gấp cần liên lạc ngay bạn không có gì phải ngại, hãy liên lạc ngay lập tức và đừng quên nói lời xin lỗi như một câu cửa miệng.
SODAN: BÀN BẠC
Bàn bạc là tinh hoa của người Nhật Bản. Bàn bạc, trao đổi được tiến hành theo cả ba chiều cấp trên và cấp dưới, cấp dưới và cấp trên, đồng nghiệp và đồng nghiệp. Nội dung bàn bạc cũng rất đa dạng, có thể là cách access vào data của công ty, cũng có thể là bạn đang phân vân chưa biết chọn nhà thầu A hay nhà thầu B…Hãy mạnh dạn lên tiếng, bạn sẽ bất ngờ vì xung quanh có rất nhiều người sẵn sàng giúp đỡ bạn.
Người Nhật ngại bắt chuyện trong đời thường nhưng trong công việc họ tận dụng triệt để thế mạnh đối phương để “bàn bạc” , tìm ra phương án tối ưu cho vấn đề đang gặp phải.
Ho-ren-so vẫn chưa định hình ở Việt Nam
Đối với người Nhật, Ho-ren-so quan trọng là vậy nhưng đối với người Việt Nam Ho-ren-so chưa hẳn đã thực sự được coi trọng. Điều này cũng dễ hiểu bởi từ trước tới nay trong giao tiếp hay trong công việc chúng ta chưa thực sự định hình cho khái niệm này. Ngay cả đối với một số bạn khi mới qua Nhật du học và làm việc cũng gặp phải không ít những phàn nàn từ phía người Nhật mà nguyên do phần lớn là từ Ho-ren-so. Ví dụ khi đi làm trễ không gọi điện liên lạc với người chịu trách nhiệm, lý do bạn đưa ra là “tại có người nhảy tàu tự tử nên tàu chạy trễ chứ em đâu có muốn tới trễ đâu”. Nghe cũng có vẻ hợp lý nhưng ở nền văn hóa coi trọng tinh thần trách nhiệm hơn việc đổ lỗi cho ai thì những trường hợp này sẽ được liệt vào danh sách chuẩn bị được hạ mức độ tín nhiệm
Biên dịch : Nguyễn Cao Cường
Hiệu đính: Nguyễn Sinh Côn
