Đối với công việc mang nặng tính cá nhân thì nhân viên thường có xu hướng giấu diếm cách làm của bản thân. Nếu có để xảy ra lỗi hoặc phát sinh sự cố, nhiều nhân viên sẽ nghĩ ngay tới việc “chuyển ngay tới công đoạn sau” hoặc “bỏ qua công đoạn kiểm tra”.
Vì thế, càng công việc khó kiểm tra từ bên ngoài thì người làm bên trong càng phải tuân thủ chính xác cách làm đã định.
Chuyên gia đào tạo Nibari Takagi, người từng làm việc tại bộ phận hàn tại Toyota và nổi tiếng với khẩu hiệu “Hãy thành thực ngay cả trong công việc hàn”, kể lại.
Nhân viên sẽ phán đoán thao tác hàn đã hoàn thành bằng cách quan sát bề ngoài mối hàn. Dẫu trong quá trình làm việc có sảy tay và vô tình để phát sinh sản phẩm lỗi thì cũng rất khó phát hiện. Nếu không sử dụng thiết bị chụp cộng hưởng từ MRI ( là kỹ thuật hình ảnh tạo hình cắt lớp cho ta thấy các bộ phận bên trong) thì không thể biết được sản phẩm hàn có đạt yêu cầu hay không.
Đối với những công việc không thể kiểm tra lỗi bằng mắt thường mà khi vô tình thao tác lỗi thì nguy cơ sau này sản phẩm sẽ bị rạn nứt hoặc ảnh hưởng không tốt tới chất lượng.
Đó là lý do tôi đã đưa ra khẩu hiệu “Hãy thành thực ngay cả trong công việc hàn” và kêu gọi nhân viên tự giác trong công việc.
Càng những công việc khó kiểm tra từ bên ngoài hoặc phải kiểm tra thường xuyên thì càng phải đặc biệt chú ý.
Đảm bảo chất lượng theo quy tắc “Hoàn thành tại mỗi công đoạn”
Tại Toyota, tại thời điểm công việc của kết thúc, nhân việc sẽ tự đánh giá chất lượng sản phẩm. Nếu không đạt yêu cầu, sẽ dừng công việc để xử lý lỗi, triệt để không để sản phẩm lỗi lọt tới công đoạn sau.
Đây chính là quy tắc “Hoàn thành tại mỗi công đoạn”.
Câu nói “Chất lượng phải được đảm bảo tại mỗi công đoạn” được sử dụng thường xuyên tại Toyota. Mỗi nhân viên luôn nỗ lực đảm bảo chất lượng tại công đoạn của mình và không để xảy ra sản phẩm lỗi.
Càng những người quản lý và người có trách nhiệm cao trong công xưởng thì càng lại phải ý thức triệt để việc đảm bảo chất lượng tại mỗi công đoạn.
Suy nghĩ “Hoàn thành tại mỗi công đoạn” cũng rất quan trọng đối với công việc văn phòng.
Ví dụ như công việc của một nhân viên kinh doanh, nếu đạt chỉ tiêu doanh thu thì hầu như không ai để ý đến quá trình làm việc. Nhưng nếu cứ bỏ qua quá trình làm việc thì đến một lúc nào đó khả năng không đạt mục tiêu cũng xảy ra.
Chính vì vậy, việc đưa ra các giải pháp như “một tuần thực hiện đủ 30 cuộc điện thoại tới khách hàng trong mỗi tuần” hay “Mỗi tháng tới thăm 20 khách hàng mới” để quản lý quá trình làm việc một cách có kế hoạch là rất quan trọng.
Tương tự như vậy, đối với những công việc thực hiện hoàn toàn vào tính tự giác của mỗi cá nhân như ví trị lập kế hoạch, chúng ta nên tự tạo ra bảng kiểm tra để theo dõi tiến độ công việc định kì như “Đến ngày…tháng…sẽ phân tích kết quả khảo sát” hay “đến ngày…tháng…sẽ lập xong bản kế hoạch”.
Nếu lười biếng việc quả lý quá trình thì công việc sẽ không tiến triển theo kế hoạch và đẩy chúng ta vào tính thế vội vã để hoàn thành. Khi lâm vào hoàn cảnh này, đương nhiên ai cũng thấy chất lượng công việc sẽ giảm sút và nguy cơ gặp thất bại sẽ cao hơn.
Luôn làm việc với suy nghĩ “Chỉ cần đưa ra kết quả là được” chính là nguyên nhân dẫn tới thất bại.
POIN: Chính những công việc khó kiểm tra lại càng cần phải nghiêm túc hơn trong việc đảm bảo chất lượng.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: トヨタの失敗学
