Vinh dự lớn nhất của người kỹ sư là được bồi dưỡng thế hệ tài năng trẻ
Khi một nhóm nhiều người không thể hợp tác lại với nhau thì không thể nào tạo ra một sản phẩm hoàn thiện được. Với người kỹ sư, chỉ kỹ thuật thôi là không đủ, nhiều kỹ năng, bí quyết và kiến thức khác cũng quan trọng không kém.
Ở những chuyên mục trước, chúng ta đã bàn về tầm quan trọng của của sự truyền đạt giữa cấp trên và cấp dưới. Thực tế, khi một ai đó trở thành người thủ lĩnh một nhóm nhân viên hay nhà quản trị thì khả năng truyền đạt là công cụ rất cần thiết khi lãnh đạo.
Điều không thể thiếu nữa ở một người thủ lĩnh và một nhà quản trị là năng lực chỉ huy và năng lực quản trị.
Nhìn bề ngoài 2 cụm từ này có vẻ giống nhau nhưng thực ra có chút sự khác biệt về ý nghĩa. Ở đây, năng lực chỉ huy là năng lực dẫn dắt người khác còn năng lực quản trị là năng lực phân chia, công việc cho mọi người.
Tại sao những năng lực kể trên quan trọng với người thủ lĩnh, nhà quản trị?
Trong một bộ phận nghiên cứu, dưới quyền người thủ lĩnh gồm 4 đến 5 người có trách nhiệm quản lý tiến độ công việc được giao. Còn nhà quản trị luôn có một nền tảng chiến lược chặt chẽ rồi từ đó đề ra những đối sách quản lý những người thủ lĩnh, tạo sự ổn định giữa các nhóm với nhau. Dù ở vị trí thủ lĩnh hay nhà quản lý đều phải có một tầm năng lực về năng lực chỉ huy nhất định để phát huy.
Người thủ lĩnh luôn phải để mắt đến từng thành viên, tạo động lực thúc đẩy tinh thần họ cho đến khi sản phẩm hoàn thiện, đồng thời quản lý tiến độ của công việc, chất lượng dự án.
Còn nhà quản trị sẽ để mắt đến cơ cấu tổng thể, hệ thống, và suy nghĩ cách giao việc cho người khác.
Hơn nữa, để dự án có thể thành công còn đòi hỏi ở họ khả năng xoay sở bố trí nhân viên, tài nguyên, giá cả vật liệu sao cho có thể đạt mục tiêu kinh phí của dự án đề ra.
Để trải qua vị trí thủ lĩnh và đạt đến trình độ nhà quản trị thì bạn còn phải trang bị bên người năng lực quản trị vô cùng cần thiết nữa. Trong thực tế để trang bị bên người năng lực đấy thì người kỹ sư thì cần phải trau dồi rèn luyện bản thân như sau:
1 Tập thói quen làm rõ từng bước để đạt đến mục tiêu, làm rõ chi tiết từng nhiệm vụ, kì hạn của nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng của những người .đảm đương nhiệm vụ.
2 Trên cơ sở công việc, điều tiết dòng tiền và vật tư để dự án có thể thành công.
3 Khả năng tổ chức , xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Qua trải nghiệm thực tế ,dần dần bạn sẽ nắm rõ những bước trên. Ngoài ra, con đường tắt mà bạn có thể chọn đi chính là học từ những người đi trước. Nếu có cơ hôi hãy gắng tìm cách trò chuyện về những kinh nghiệm họ đã trải qua.
Năng lực quản trọng của người kỹ sư là khả năng giữ vững tiêu chí QCD
Từ một người kỹ sư mới chân bước chân ráo vào nghề đến khi thành người thù lĩnh một nhóm thi những năng lực không thể thiết đấy chinh là năng lực quản lý thời gian sản xuất, lịch làm việc của nhóm. Những năng lực đấy cần được sử dụng một cách triết để nhằm giữ vững tiêu chí QCD
Ở đây, Q là Quality (chất lượng), C là Cost (giá cả), và D là Delivery (phân phối). Quan trọng nhất là chất lượng, tiếp theo là giá cả và cuối cùng là phân phối hàng hóa.
Đương nhiên khi quá trình sản xuất bị gián đoạn thì thứ tự trên sẽ có sự thay đổi. Tuy nhiên, ưu tiên về chất lượng không thể nào thay đổi được nhưng trong công việc nhiều khi để ưu tiên về thời hạn giao hàng thì không thể không nghĩ đến việc tăng cường tạm thời nhân viên để nâng công suất dây chuyền. Hơn nữa, còn phải thực hiện sao cho công viêc đạt hiệu suất tốt hơn, giá thành sản phẩm tốt hơn nữa. Đây chính lúc cần phát huy năng lực quản lý công xưởng của người thủ lĩnh và nhà quản trị.
Trong một dự án đang phát triển điều không ai muốn là sự chậm trễ là điều không ai muốn nên đôi khi, thời hạn giao hàng là cái cần ưu tiên nhất.
Quan trọng ở mỗi dự án là quản lý sao cho công việc không bị chậm trễ một giây phút nào cả. Đến tận nơi xác nhận xem những chỗ có vẻ nguy hiểm không hay là chú ý quan sát, nghe ngóng ý kiến từ người xung quanh xem những vấn đề nào có thể sẽ xảy ra.
Tuy vậy, để giải quyết vấn đề thì còn đòi hỏi bạn phải có năng lực phát hiện vấn đề trước khi nó xảy ra. Khi đấy bạn mới có thể coi là bạn có khả năng quản lý tiến độ dự án.
Để làm được vậy thì về cơ bản bạn cần có là cách nhìn của một người có vị trí trên mình một bậc. Đừng chỉ quan tâm mỗi công việc của bản thân cùng thời hạn giao hàng thôi mà hãy nắm bắt một cách khách quan tình hình tổng thể của dự án. Khi đấy bạn sẽ có thể phát hiện ra những mấu chốt quan trọng.
Theo ông Drucker, người được mệnh danh là “cha đẻ của kinh doanh” để phát hiện ra vấn đề thì có một cách. Đó là đặt 5 câu hỏi sau đây: Sứ mệnh của bạn là gì? Khách hàng bạn là ai? Khách hàng bạn đang nghĩ gì? Thành quả của bạn là gì? Kế hoạch của bạn như thế nào? Đây là những câu hỏi không chỉ dành cho những nhà doanh nhân mà còn cực kỳ có ích với người kỹ sư. Khi bạn đã có ý thức tự trả lời được những câu hỏi trên thì bạn sẽ thấy rõ ràng hơn cách thức để thực hiện dự án.
5 câu hỏi của ông Drucker
Sứ mệnh của các bạn là gì? (Chế tạo và cung cấp sản phẩm)
Khách hàng của bạn là ai? (Mục tiêu)
Khách hàng đang nghĩ gì về giá trị gì có ở các bạn? (Sản phẩm, chất lượng mà bạn đã phấn đấu)
Thành quả của các bạn là gì? (Giá cả)
Kế hoạch của bạn như thế nào? (Lịch trình, thời hạn giao hàng)
Năng lực quản trị cần thiết nhất khi phát hiện lỗi hay trục trặc.
Năng lực giải quyết vấn cần thiết nhất là khi phát hiện ra lỗi. Khi đó, việc đòi hỏi sự phát huy năng lực giải quyết cấn của thủ lĩnh hay quản trị là chuyện đương nhiên, nhưng từng cá nhân kỹ sư có cơ hội để khai thác khả năng đó hay không cũng là chuyện rất quan trọng. Do đó, khi trục trặc xảy ra cần giải quyết một cách có trình tự để đạt được hiểu quả tốt nhất..
Ví dụ như trong quá trình phát triển xe hơi chẳng hạn..
Nếu để đến khi dự án bước qua giai đoạn sản xuất hàng loạt mới phát hiện được trục trặc thì đã là quá muộn.
Hơn nữa, khi sản phẩm đã xuất hiện trên thị trường mà phát hiện lỗi thì còn phải tiến hành thu hồi hàng loạt. Phần lớn sai lầm là do trong quá trình nghiên cứu, một số bước được cho là không cần thiết đã bị bỏ qua để tiết kiệm thời gian. Vì vậy, khi tiến hành phát triển sản phẩm cần tiến hành thử nghiệm, nghiên cứu một cách kỹ lưỡng..
Trong trường hợp phát hiện ra lỗi thì cần sự hợp tác của toàn bộ cá nhân có trách nhiệm liên quan để giải quyết vấn đề. Giai đoạn khó khăn này rất cần năng lực động viên thúc đẩy tinh thần mọi người của nhà quản trị.
Khi lỗi xảy ra cần tiến hành xác minh ngay lập tức. Ví dụ khi chương trình máy tính bị lỗi chẳng hạn, chỉ cần tìm và sửa lại phần dòng hay câu lệnh lỗi là được.
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể dễ dàng phát hiện lỗi như thế. Bởi vậy nhiều khi lỗi chỉ bị phát hiên trong quá trình chạy thử ở xe hơi thật. Khi đấy, việc tự mình xác định xem xét tình hình thế nào là việc cực kỳ cần thiết. Không cho phép mình lơi mình một giây phút trong giai đoạn này. Trước tiên bạn cần đánh giá lại độ chính xác của thiết bị đo đạc rồi hãy bắt tay vào xác định nguyên nhân.
Khi đã xác định được nguyên nhân thì cần phải báo cáo ngay lập tức, trao đổi với bên bộ phận sản xuất nên đối phó thế nào thì tốt.
Việc sửa chữa cần bao nhiêu ngày? Bao nhiêu công đoạn? Cần bao nhiêu nhân công? Giá cả là bao nhiêu? Có cách nào tiết kiệm được hơn không? Nên tiến hành cân đối ra sao? Có rất nhiều vấn đề cần phải quyết định.
Tìm câu trả lời đích xác cho những câu hỏi trên khi xảy ra sư cố là điều cực kỳ cần thiết. Do đó cần báo cáo nhanh chóng lên cấp trên ngay khi sự cố vừa mới xảy ra.
Ngoài năng lực cần thiết khi tham gia phát triển. nhiều trường hợp còn đòi hỏi tầm hiểu biết rộng rãi. Những năng lực như năng lực truyền tải, thương lượng, quản lý lịch trình, dự toán chi phí quản lý, là những thứ bạn cần học hỏi từ những nhà quản trị để tiến bước lên phía trước.
Hạn chế rủi ro bằng học hỏi và kinh nghiệm
Ở giai đoạn nào thì lỗi hay xảy ra nhất? Xin thưa đấy là giai đoạn thử nghiệm, đánh giá sản phẩm. Ở giai đoạn thử nghiệm, đánh giá sản phẩm, mẫu thử được chế tạo, thử nghiệm, đánh giá và phân tích. Hay nói cách khác, đây là giai đoạn tìm lỗi sản phẩm.
Khi xảy ra lỗi thì người đảm trách công đoạn sẽ xác minh. xem ở điều kiện ra sao thì lỗi đó sẽ xảy ra. Khi đó,cần đem tất cả những dữ liệu mà bạn thu được, tìm hiểu chi tiết đến ngọn ngành nguyên nhân.
Trường hợp phát triển xe ô tô thì thường sẽ tìm thấy lỗi trong quá trình chạy thử xe. Khi một mẫu xe hoàn thành, nó sẽ cho chạy thử nghiệm trên đường thử xe ở nước ngoài để kiểm tra độ bền. Ở vùng khí hậu lạnh có vấn đề không? Ngược lại ở nơi có nhiệt độ cao thì có ổn không? là điều bắt buộc phải tìm hiểu kỹ càng. Để hoàn thành một mẫu xe trung bình cần khoảng 2 năm. Trung bình, từ khi bắt đầu nghiên cứu khoảng 1 năm thì sẽ bắt đầu quá trình chạy thử nghiệm
Đương nhiên quá trình thử nghiệm trên được tiến hành sau khi đã kiểm tra đánh giá các bộ phận xe. Tuy nhiên cũng có trường hợp, trước khi một chi tiết được kiểm tra ở xe thật thì nó đã được tiến hành sản xuất hầng loạt. Nên nhiều khi sau khi bước vào giai đoạn sản xuất rồi mới phát hiện lỗi.
Trường hợp mẫu thử bị lỗi, người kỹ sư cần có tầm hiểu biết chuyên sâu nhất định để nhận định được một cách nhanh chóng lỗi. Nếu không thì việc phát hiện lỗi rất mất thời gian và tiền bạc.
Những bộ phận thường phát hiện lỗi trong nhà máy
Nếu không được đào tạo về một cách bài bản về cách xác định lỗi, thì ít ra bạn nên tự mình học hỏi chúng từ sách vở. Nhưng để trang bị cho bản thân năng lực giải quyết vấn đề thì phương pháp tốt nhất không phải những điều mà bạn được dạy hay những thứ trong sách vở. Phương pháp được đánh giá cao nhất hiện nay chính là phương pháp case study. Giải quyết vấn đề bằng phương pháp case study giúp bạn biết có những cách nghiên cứu như thế nào đối với từng trường hợp cụ thể, để từ đó có thể tìm hiểu tường tận nguyên nhân của vấn đề.
Ở công ty Toyota có một cách nổi tiếng để tìm hiểu nguyên nhân khi vấn đề xảy ra là tự đặt ra lần lượt các câu hỏi từ câu trả lời trước.
Ngoài phương pháp trên còn có cả phương pháp phân tích Fault Tree ( Cây Sai Hỏng). Tìm hiểu nguyên nhân xảy ra bằng cách phương pháp phân nhánh. Khả năng xảy ra một vấn đề nào đó thường không dưới hạn chỉ là một mà từ nhiều nguyên nhân. Khi phân nhánh nguyên nhân ra từng nhánh thì ta sẽ tìm hiểu hết được ngọn ngành những khả năng nào có thể xảy ra. Và bạn nên ghi chú xác suất nguyên nhân đó có thể xảy ra. Khi kết thúc giai đoạn phân tích, bạn hãy xác minh những nguyên nhân có xác suất cao nhất ở điều kiện thực tế.
Tưng tự phương pháp trên là phương pháp Event Tree (Cây sự kiện). “Khi các vấn đề trước đó xảy ra thì có ảnh hưởng như thế nào?” .Từ cơ sở đó hãy dự đoán quy mô ảnh hưởng của vấn đề xảy ra ở tương lai.
Dù bạn sử dụng phương pháp nào thì nó cũng rất có lợi trong việc tìm kiếm ngọn ngành nguyên nhân và ảnh hưởng của vấn đề. Khi một vấn đề xảy ra thì ảnh hưởng của nó sẽ đến mức nào? Các phương pháp trên cực kỳ hữu hiệu khi bạn đang quản trị rủi ro, hoặc khi tìm cách để có thể ngăn ngừa rủi ro xảy ra.
Ngoài ra, nếu bạn kết hợp phương pháp Case Study với cách suy nghĩ như sau: Khi nào, cái gì, ở đâu sẽ xảy ra? Để giải quyết nó thì cần những hành động cụ thể ra sao? Phản ứng thế nào? Có thể làm gì để có thể giảm khả năng sự cố tái diễn? sẽ giúp tăng tính hiệu quả của phương pháp trên.
Luyện tập tượng tưởng khi mà bạn ở vị trí người phụ trách thì bạn sẽ xử lý ra sao, sẽ rất có ích trong những trường hợp nguy cấp. Đây cũng là một cách học rất có ích với người kỹ sư.
Tìm hiểu nguyên nhân bằng cách đặt câu hỏi:
1 Tại sao lại thất bại? Do thiết đặt bộ phận A bị sai sót
2 Tại sao thiết đặt bị sai? Do sai sót trong chương trình máy tính
3 Tại sao chương trình máy tính bị sai? Do điều kiện ban đầu bị sai.
4 Tại sao điều kiện bị sai? Do không thể đàm phán được với bên đối tác.
5 Tại sao lại không đàm phán được với bên đối tác? Do cách nhìn phiến diện của bản thân.
HOÀNG SƠN
QUANG TRUNG
Tham khảo : “エンジニアのため年収倍増計画”
