Khi được cấp trên nhờ công việc “Cậu hãy tóm tắt ngắn gọn sự thay đổi quy mô của lĩnh vực bảo hiểm sinh mệnh trong vòng 20 năm”, điều đầu tiên bạn phải hỏi ngay lập tức khi đó là “Bao giờ thì sếp cần?”. Trên nguyên tắc thứ tự yêu tiên cho công việc thì việc phải lưu ý đầu tiên đó chính là thời hạn. Nếu bạn bỏ qua điều này thì công việc bạn hoàn thành có tốt đến đâu cũng không có ý nghĩa gì cả.
Nếu phải chuẩn bị tài liệu cho khách hàng sẽ tới công ty sau 30 phút nữa thì bạn chỉ cần làm báo cáo chỉ tập trung vào những điểm quan trọng nhất. Nếu chỉ thị hạn nộp báo cáo là tuần sau thì bạn có thể tham khảo những tin tức có liên quan. Dựa vào hạn nộp mà cách xử lý công việc sẽ thay đổi.
Một yếu tố quan trọng tiếp theo nhất định bạn cần quan tâm đó là “Mục đích là gì”. Nếu cấp trên trả lời câu hỏi trên của bạn như “Tôi muốn sử dụng nó để phát biểu tại hội thảo. Tôi muốn biết trong bối cảnh toàn bộ nền kinh tế Nhật bản đang đi xuống thì nhu cầu đối với bảo hiểm sinh mệnh sẽ biến đổi ra sao.”. Nếu mục đích sử dụng là như vậy thì trong báo cáo bạn có thể đưa ra những nội dung như sự biến đổi GDP trong cũng thời kì hoặc so sánh quy mô thị trường của các lĩnh vực khác. Nếu cấp trên trả lời bạn “tôi muốn thuyết minh cho khách hàng là người ngoại quốc về sự biến đổi của thị trường bảo hiểm sinh mệnh Nhật Bản”. Trong trường hợp đó, bạn có thể tham khảo thêm về sự thay đổi quy mô của thị trường bảo hiểm của nước ngoài như nước Mỹ hoặc Anh. Điều này có thể tạo nên cách đối ứng thân thiện hơn với khách hàng.
Dẫu là trong trường hợp được nhờ copy tài liệu cũng vậy. Bạn không được phép xử lý đơn giản là đi copy. Bạn phải luôn hỏi mục đích là gì? “để cấp trên lưu giữ”, “để giao cho khách hàng” hay “để tạo thành tào liệu sử dụng chung cho toàn công ty”… Bởi lẽ, tùy vào mục đích sử dụng mà cách xử lý sẽ khác nhau và trình tự yêu tiên cho công việc cũng thay đổi.
Công việc của cấp trên nhờ thường là một phần đã được cắt ra từ toàn bộ dự án. Thông thường, họ không đưa ra chi tiết yêu cầu cho bạn. Nhưng dù là những công việc đơn giản thì nó cũng luôn vận hành dựa trên một bối cảnh và một mục đích lớn nào đó.
Nếu bạn nắm rõ được mục đích của từng công việc xem nó đang hướng đến cái gì thì ý nghĩa của những công việc đơn giản nhàm chán sẽ thay đổi một cách bất ngờ. Và điều này sẽ giúp bạn thay đổi động lực làm việc.
Người được đánh giá là nhân tài thường hay để mắt tới kể cả những công việc không được nhờ. Dẫu những thông tin bạn cung cấp thêm không trùng với hướng đi của công việc thì bạn vẫn được đánh giá là người luôn trong tư thế sàng cho công việc. Và chắc chắn một lúc nào đó cấp trên sẽ giao thêm công việc cho bạn.
Trong trường hợp bạn là cấp trên nhờ nhân viên copy tài liệu, hãy thử nghĩ xem bạn sẽ nhờ nhân viên đó như thế nào để nhận được kết quả tốt hơn?
“copy giúp tôi thành 5 bản nhé” hoặc “Tôi cần tài liệu cho buổi thuyết trình trước các giám đốc của đối tác trong cuộc họp, hãy copy giúp 5 bộ tài liệu nhé”. Vì là sử dụng cho các giám đốc ngoài công ty nên có lẽ cần phải đính kèm thêm tài liệu liên quan. Hoặc các giám đốc đó chủ yếu là người lớn tuổi nên cần copy giấy khổ lớn để đọc dễ hơn, và cần sử dụng giấy có chất lượng tốt hơn. Để giúp nhân viên tạo ra thành quả tốt hơn thì cấp trên cũng cần giải thích rõ mục đích của công việc một cách rõ ràng.
Đối tượng để thuyết minh là ai, là người thân, là ông bà, là trẻ nhỏ…tùy vào đối tượng mà ngôn ngữ và tài liệu sử dụng cũng thay đổi.
Trong trường hợp này tôi muốn các bạn phải chú ý đến một vấn đề là khi được giao việc không được phép hỏi ngay lập tức “mục đích là gì”. Đầu tiên hãy nói “tôi hiểu rồi”, sau đó mới hỏi “mục địch sử dụng là gì”. Bởi lẽ sẽ có những cấp trên hiểu nhầm thái độ của bạn đối với công việc là “thái độ tiêu cực”. Cũng có trường hợp dù bạn đã đặt câu hỏi rất lịch sự nhưng cấp trên vẫn trả lời “không qua trọng, cứ làm đi”, trong trường hợp đó bạn cần phải đưa ra ý kiến của mình “tất nhiên tôi sẽ làm. Nhưng tôi nghĩ để đạt được kết quả công việc tốt hơn, tôi cần biết rõ mục đích sử dụng là gì. Nếu điều đó không gây phiền hà cho ngài, làm ơn hãy chỉ cho tôi”. Dù đã nói như vậy mà bạn vẫn không nhận được câu trả lời thỏa đáng thì bạn cũng không cần thiết phải lo lắng hay thất vọng. Bởi vì hỏi là quyền lợi của bạn.
Càng những công việc đơn giản bạn càng cần hỏi rõ mục đích của nó là gì. Khi bạn ý thức được mục đích qua trọng phía sau công việc đó bạn sẽ hoàn thành nó một cách tốt hơn.
[divider]
Ngocnguyen
Tham khảo: 入社1年目の教科書－岩瀬大輔
