Trong sản xuất,một trong những điều cấm kỵ là sản xuất ra sản phẩm với chất lượng không đồng đều. Chẳng hạn khi mua một túi xoài 10 quả, bạn sẽ đánh giá thế nào về hãng xoài nếu 10 quả xoài đó có quả chua quả ngọt, quả chín quá kỹ quả còn xanh, quả 300gr cũng có, quả nặng tới 600gr cũng có? Sai lệch như trên được gọi là baratsuki trong tiếng Nhật và là kẻ thù số 1 của quản lý chất lượng. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng công việc một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất cần bắt tay vào thực hiện là tiêu chuẩn hóa và chuyển giao để giảm thiểu baratsuki. Trong bài viết này, VietFuji sẽ giới thiệu với các bạn sơ lược về nội dung này.
Ở Toyota, để giải quyết vấn đề này, họ đã tiến hành triệt để hai khâu “tiêu chuẩn hóa” và “chuyển giao” để loại bỏ baratsuki. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu về hai khâu này.
Tiêu chuẩn hóa
Thiết lập cách làm tiêu chuẩn, hệ thống để bất cứ ai, ở bất cứ nơi nào, tại bất kỳ thời điểm nào đều có thể đưa ra kết quả như nhau. Để làm được điều này, trước đó Toyota đã rất coi trọng khả năng tái hiện và tính ổn định của “thành công”. Tại Toyota một vấn đề được giải quyết thành công được xem là thành công thực sự khi nó có thể tái hiện bởi người khác và có thể vạch ra được cách làm tiêu chuẩn (cách làm mẫu) để có thể đưa ra thành quả một cách ổn định.
Tiêu chuẩn hóa không chỉ có trong các công xưởng, các bạn có thể bắt gặp tiêu chuẩn hóa ở những nơi rất gần gũi. Chẳng hạn một du học sinh chưa từng có chút kinh nghiệm gì về nấu ăn, nếu làm phụ bếp cho một quán ăn bất kỳ, thì chỉ sau khoảng một tuần, bạn du học sinh này có thể nấu được hầu hết các món ăn đơn giản với mùi vị không mấy khác biệt so với đầu bếp chuyên nghiệp.
Trong các quán ăn, đặc biệt trong bếp công thức chi tiết của tất cả các món ăn như thời gian giải đông, thời gian chiên, lượng dầu phù hợp, lượng gia vị cần nêm… đều được lưu thành văn bản dưới hình thức các bản hướng dẫn và được đặt ngay cạnh nơi nấu nướng. Người có kinh nghiệm có thể không cần dùng tới trong nghiệp vụ, nhưng có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo khi hướng dẫn người mới làm. Người mới làm có thể sử dụng những bản này làm bản tác nghiệp tiêu chuẩn để đảm bảo thực hiện đúng công việc được giao với chất lượng ổn định nhất.
Vậy thông thường, để tiến hành tiêu chuẩn hóa một công việc, chúng ta cần làm gì?
Bước 1: Đánh giá Out-put.
Mục đích của đánh giá out-put để xác định công việc đó có cần tiêu chuẩn hóa hay không. Công việc đã thực hiện, cách làm đã làm thử, giải pháp đã áp dụng đã cho ra kết quả gì? Đã có những ảnh hưởng như thế nào với công việc tổng thể, với chất lượng công việc? Ví dụ việc tiêu chuẩn hóa lượng dầu cho vào trong chảo chiên tempura có out-put là đảm bảo được độ giòn của tempura, không cho nhiều dầu quá mức quy định nên có thể tiết kiệm được một lượng dầu nhất định, người mới làm có thể dựa trên quy định về lượng dầu mà tự tin làm việc không cần phải đắn đo khi thực hiện nên có thể tiết kiệm được thời gian “suy nghĩ” và những tai nạn có thể xảy ra. Với những out-put kể trên, tiêu chuẩn hóa lượng dầu là công việc nên làm.
Bước 2: Đánh giá quá trình thực hiện
Đánh giá các bước thực hiện có phù hợp với thực tế, khả năng hiện tại, các công cụ đang sở hữu hay không? Khi đánh giá quá trình thực hiện, đặc biệt cần lưu ý tới những khâu dễ phát sinh lỗi. Ví dụ vạch quy định lượng dầu nên đặt ở đâu? Làm thế nào để phân biệt được dầu còn dùng được và dầu đã cũ cần phải thay mới…
Bước 3: Lập bản tiêu chuẩn tác nghiệp
Bổ xẻ công việc theo các bước nhỏ để ai cũng có thể thực hiện. Trong bản tiêu chuẩn tác nghiệp có nên tóm tắt mục địch, mục tiêu, kế hoạch hành động …
Dựa trên 3 bước kể trên, chúng ta có thể đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện. Nếu thất bại thì lưu lại làm know-how (kinh nghiệm), nếu thành công hãy đánh giá thành công và tiêu chuẩn hóa thành công đó để phát triển thành công đó nhiều hơn nữa.
(Các bạn có thể tham khảo bài viết Manual và know-how của người Nhật được tích lũy như thế nào?
Chuyển giao
(Mở rộng, truyền đạt kiến thức đã được tiêu chuẩn hóa)
Khi quá trình “giải quyết vấn đề” thành công ở một lĩnh vực nào đó, sau khi “tiêu chuẩn hóa” chúng ta phải tận dụng triệt để những thành công đó để nhân rộng cách làm đó sang những công việc tương tự, hoặc chuyển giao sang những bộ phận có khả năng áp dụng.
Việc làm này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức thực hiện lại toàn bộ quá trình “giải quyết vấn đề”. Trong công ty, nếu thực hiện được việc này một cách triệt để, sức mạnh của toàn công ty sẽ được nâng lên gấp nhiều lần.
Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu sơ bộ qua một lượt 8 bước giải quyết vấn theo phong cách Toyota, công cụ tuyệt vời làm nên giá trị Toyota ngày nay. Rất cám ơn sự theo dõi của quý bạn đọc trong suốt thời gian qua.
Như các bạn thấy, “giải quyết vấn đề” không quá xa lạ, giải quyết vấn đề là nhìn ra những vấn đề đang tiềm ẩn ở xung quanh chúng ta, khắc phục và cải thiện nó. “Giải quyết vấn đề” không giải là giải pháp vạn năng có giải quyết được mọi thứ, nhưng ở một mức độ nào đó, người có kỹ năng “giải quyết vấn đề” sẽ liên tục phát triển từng ngày, thách thức những giới hạn của bản thân. Cá nhân tôi, nếu được chọn để học một kỹ năng duy nhất trong cuộc sống, tôi sẽ chọn “giải quyết vấn đề”, còn bạn thì sao?
