Trong công việc tại Toyota, có tồn tại một suy nghĩ mang tên “tiêu chuẩn”.
Tiêu chuẩn được định nghĩa là những điều kiện hay cách làm tốt nhất tại thời điểm hiện tại. Nhân viên sẽ lấy đó làm căn bản để thực hiện công việc.
Hay nói theo cách đơn giản hơn, “chỉ cần làm theo cách này thì có thể dễ dàng tạo ra được sản phẩm”. Chỉ cần tuân thủ những điều kiện này thì ai cũng có thể tạo ra những thành quả giống nhau nên giúp tránh để xảy ra thất bại, đồng thời chất lượng công việc cũng được nâng cao.
Cụ thể, mẫu tiêu chuẩn thường gặp trong công xưởng là “Tiêu chuẩn tác nghiệp” và “Tiêu chuẩn chỉ đạo tác nghiệp”. Ví dụ, trong tiểu chuẩn tác nghiệp, thao tác vặt vít vào một chi tiết được biểu thị bởi câu văn “Hãy vặn chặt vít”. Tuy nhiên, tùy từng người mà khả năng vặn “chặt” sẽ có sai lệch. Nên dù có người đã cố gắng vặn chặt vít rồi nhưng thực ra vẫn còn lỏng khiến chi tiết có khả năng trở thành sản phẩm lỗi.
Thế nhưng nếu lấy “vặn vít cho tới khi nghe tiếng ‘kít’” làm tiêu chuẩn thì bất kỳ nhân viên nào cũng có thể vặn vít chặt như nhau.
Vì vậy mà tiêu chuẩn còn được định nghĩa là hệ thống giúp ai cũng có thể tạo ra được thành quả như nhau.
Chuyên gia đào tạo Terumi Tomiyasu, người có kinh nghiệm chỉ đạo nhân viên tại công xưởng Indonesia kể lại rằng “Chỉ cần dạy cho nhân viên một cách cẩn thận tiêu chuẩn thì dù có bị rào cản về ngôn ngữ hay năng lực kĩ thuật chưa cao cũng có thể tránh được thất bại”.
“Nếu cùng là người Nhật thì chỉ cần chỉ qua cũng có thể hiểu, nhưng với người nước ngoài thì tôi buộc phải giải thích tất cả từ đầu. Tuy nhiên, chỉ cần có ‘tiêu chuẩn’ chung, dù có mất chút thời gian và nhân viên đã lý giải được thì họ từng chút từng chút thực hiện công việc dựa theo tiêu chuẩn đó. Đương thời, có một nhân viên mới đã thử sức trong cuộc thi Olympic kỹ năng và đạt được giải bạc chung cuộc. Thế nên, dù là người chưa từng sử dụng một lần chiếc dũa cũng có thể đạt giải thì phải công nhận rằng hiệu quả của việc làm theo tiêu chuẩn thật tuyệt vời.”
Bất kể công việc nào cũng có “Tiêu chuẩn”
Chỉ cần quyết định tiêu chuẩn và chỉ cho nhân viên một cách cẩn thận thì sẽ giảm thiểu đáng kể được số lỗi gặp phải.
Trong công việc tại các văn phòng thì phần lớn lại là những công việc không được quyết định “tiêu chuẩn”. Vì thế, chất lượng, tốc độ, cũng như số lượng, thành quả công việc đều phụ thuộc vào năng lực của mỗi cá nhân.
Tuy nhiên, tôi chắc chắn rằng dù công việc nào đi chăng nữa cũng tồn tại “tiêu chuẩn”. Việc quyết định tiêu chuẩn sẽ khiến cách làm việc thay đổi và phòng ngừa được thất bại.
Ví dụ, khi viết bản kế hoạch hoặc bản báo cáo, nếu quyết định được sẵn mẫu thì coi như chúng đã được “tiêu chuẩn hóa”. Nhờ vậy, việc nhân viên viết thiếu những điểm quan trọng sẽ được phòng ngừa đáng kể.
Hơn nữa, nếu quyết định thêm tiêu chuẩn trong bộ phận là 3 ngày trước kì hạn phải hoàn thành bản nháp nộp cho cấp trên kiểm tra thì chất lượng của bản kế hoạch hoặc bản báo cáo sẽ được đảm bảo và không thể xảy ra chuyện chậm kì hạn.
Quá trình trong công việc bán hàng cũng vậy, nếu lấy tiêu chuẩn “Trong một tháng phải thăm khách hàng cũ một 1 lần” thì không những sẽ phòng tránh được vấn đề giảm doanh thu từ những khách hàng này, mà còn giúp nâng cao thành tích chung của toàn bộ phận kinh doanh.
Tương tự đối với các cuộc họp, nếu đặt tiêu chuẩn “Phải quyết định chủ đề trước khi họp”, “Phải phát tài liệu tới các thành viên tham gia trước mỗi buổi họp”, “Quyết định trước người chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp” thì có thể nâng cao được năng suất làm việc.
Ở nơi làm việc nào cũng vậy, chắc chắn đều có công việc có thể tiêu chuẩn hóa. Đầu tiên, hãy thử tìm kiếm trong công việc của bản thân cũng như của bộ phận.
Tuy nhiên, có một điểm chúng ta cần phải lưu ý. Tiêu chuẩn khác với hướng dẫn sử dụng (thứ không thể thay đổi) ở chỗ, luôn thay đổi để phù hợp với điều kiện làm việc. Nếu có một cách làm tốt hơn, hãy tiến hành kaizen và thay thể bằng một tiêu chuẩn mới. Việc luôn nghi vấn tiêu chuẩn hiện tại và tìm một tiêu chuẩn tốt hơn là rất quan trọng.
POINT: Nếu cách làm không chính xác thì trong kết quả nhận được sẽ tồn tại sai lệch. Bởi việc việc tạo “tiêu chuẩn” trong công việc sẽ giúp chúng ta phòng tránh được thất bại.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: トヨタの失敗学
