Câu chuyện được kể lại bởi ông Ryokou Kaine người chịu trách nhiệm chính các hoạt động chuyên môn tại công ty OJT Solutions, khi thăm quan một công xưởng sản xuất chi tiết dùng trong ô tô.
Trong quá trình người quản lý giới thiệu về công xưởng, ông nhận ra rằng công xưởng này còn tồn tại nhiều vấn đề như để một lượng hàng tốn kho rất lớn, lối đi lại trong xưởng hẹp và ngoằn nghèo nên người lái chiếc xe nâng phải rất khó khăn mới di chuyển được.
Tuy nhiên, người quản lý vừa hướng dẫn vừa chỉ về phía nhân viên đang lái chiếc xe nâng và tự hào nói rằng:
“Anh ấy lại thật cừ phải không! Chiếc xe luôn giữ được tốc độ di chuyển nhanh ở cả những góc hẹp.”
Nghe những lời này ông Ryokou tỏ ra rất ngạc nhiên. Đúng là người lái xe nâng có khả năng rất tuyệt vời, như thực ra thao tác anh ta đang làm chỉ là chuyển hàng từ bên phải sang trái. Thao tác đó hoàn toàn không sinh ra giá trị gia tăng và khách hàng cũng không trả tiền cho công việc đó.
Ông Taiichi Ohno, nguyên phó giám đốc Toyota và cũng là người xây dựng nền móng cho Phương thức sản xuất Toyota đã từng nói rằng:
“Nhân viên đó có vận động nhưng không làm việc”
Bởi không ít trường hợp nhân viên mặc dù luôn mồm kêu than “Quá bận, quá bận” nhưng thực chất lại đang làm những công việc chẳng có giá trị. Những công việc như vậy chỉ đơn thuần là “Vận động”. Nếu chỉ đơn giản là di chuyển cơ thể khiến người khác trông mình có vẻ bận rộn mà không phải là những động tác mang lại giá trị trong sản xuất thì không thể nói là đang làm việc.
Khi một nhân viên đang vận động, chúng ta rất dễ lầm tưởng họ đang “làm việc” nhưng thực chất đó chỉ là Muda (lãng phí). Nếu bạn gặp những trường hợp này, việc quan trọng là thử dừng lại quan sát và đặt nghi vấn “Liệu động tác đó có phải là lãng phí hay không?”, “Liệu động tác đó có mang lại giá trị gia tăng hay không?”.
Đã bao giời bạn tự hỏi mình “Công việc sinh ra giá trị gia tăng được định nghĩa là gì?”
Giả sử bạn đang là nhân viên của một công ty sản xuất đồ điện gia dụng và bạn đang chịu trách nhiệm bán sản phẩm của công ty mình một cửa hàng điện máy.
Công việc của bạn được tiến hành theo thứ tự như sau.
Đầu tiên, bạn đến các kệ hàng để kiểm tra số lượng hàng đã bán, rồi quay vào kho để lấy những hàng đã hết. Sau đó bạn mang những hàng đó xếp thêm vào trên kệ.
Tuy nhiên, thử tính thời gian di chuyển một chiều từ kệ vào tới kho là 6 phút thì thời gian tiêu phí cho 2 chiều di chuyển là 12 phút. Trong khoảng thời gian này bạn không làm được gì khác nên coi đây là thời giam làm việc không hiệu quả.
Đối với một nhân viên kinh doanh thì đâu là việc quan trọng nhất?
Đó chính là việc phải đảm bảo được thời gian có mặt gần sản phẩm để trao đổi và hỗ trợ khách hàng. Nếu có thể, hãy thương lượng để cửa hàng chấp nhận đặt sản phẩm của công ty mình tại vị trí thuận lợi, hay để cung cấp được những thông tin mới nhất cho khách hàng để nâng nao doanh số và lợi nhuận cho công ty.
Thời gian 6 phút di chuyển vào trong kho để lấy hàng được coi là thời gian lãng phí. Nếu dành thời gian này để hỗ trợ khách hàng thì có thể giúp nâng cao doanh số. Ví dụ, thay vì tới kệ để kiểm tra hàng còn lại, hãy làm việc này dựa vào số lượng trong kho. Như thế bạn chỉ cần mang hàng cần bổ sung từ kho ra ngay mà không cần phải di chuyển 2 chiều.
Mặc dù việc vận động rất bận rộn khiên chúng ta cũng như mọi người xung quang đều cảm thấy đang làm việc. Tuy nhiên, nếu chỉ là những động tác không sinh ra giá trị gia tăng thì nói gì đi chăng nữa thì đó chỉ là trạng thái “Vận động chứ không phải làm việc”.
“Đối với mình đâu là công việc?”
“Mình nên làm gì để sinh ra giá trị?”
Nếu trả lời được những câu hỏi này, công việc bạn làm sẽ có hiệu quả gấp đôi.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: “トヨタ仕事の基本大全_ The ultimate business skills Toyota way”
